نگاهی به کتاب “واسپاری کارها”

نگاهی به کتاب “واسپاری کارها”نگاهی به کتاب "واسپاری کارها"

((واسپاری کارها))

از مجموعه کتابهای آموزشی دانشگاه هاروارد، ترجمه: سینا قربانلو، انتشارات مبلغان ۱۳۹۴٫

 

دنیای در حال تغییر ما و توسعه و پیشرفت صنایع و کسب و کارها، موجب شده که موضوع تقسیم کار و تفویض اختیار که از ابتدای زندگی جمعی، مفهومی شناخته شده در زندگی ما انسانها، داشته، هر روز شکل، مفهوم و ابعاد جدیدی پیدا کند. کتاب ((واسپاری کارها)) به صورت خلاصه و موجز نگاهی تازه به تفویض اختیار، تنفیذ وظایف و واسپاری کارها دارد که در نوشته پی رو، برداشتی آزاد از این کتاب را ارائه می دهم.

چرا واسپاری؟

واسپاری و تفویض کار، تخصیص یک وظیفه یا پروژه خاص از جانب یک فرد به فردی دیگری و تعهد پذیرنده نسبت به انجام آن وظیفه یا پروژه است.

واسپاری و تفویض اختیار منافع بسیاری برای مدیران دارد:

  • وقت بیشتری برای مدیر فراهم می آورد که تمرکزش را روی مهارت های خودش بگذارید.
  • سطح بار کاری و فشار عصبی مدیر را کم می کند.
  • مدیر را به سمت هدایتگری، تحلیل کسب و کار، کنترل عملیات هدایت می کند.
  • می تواند به تقویت مهارت اطرافیان و کارمندان بپردازد.
  • وا سپاری می تواند اعتماد و ارتباط میان مدیر و گروه را توسعه دهد.
  • راهی برای آزمودن نیروهای انسانی و ترفیع آنها و جانشین شدن مدیر است.

لذا واسپاری موضوعی لازم و ضروری برای یک مدیر بوده و یکی از مهم ترین مهارت هایی است که از جانب مدیران موفق نشان داده می شود. و باید بدانیم اگر با مبانی و اصول و شرایط خودش محقق شود، پاداشها و مزایایی برای مدیران فراهم می آورد که به قیمت زمان و نیرویی که برای ایجاد آن شده، می ارزد.

نگرانی های واسپاری

بسیاری از مدیران، شکی درباره اهمیت و مزایای واسپاری ندارند و می دانند که توسعه کار و فعالیت خودشان تنها با واسپاری و تفویض کار محقق می شود؛ اما نگرانی های به حق و مهمی دارند که یا واسپاری نمی کنند یا اگر واسپاری می کنند همواره نگران هستند و بعضا پشیمان می شوند. این نگرانی ها چیست؟

  • بعضی از مدیران می ترسند که با واسپاری، کنترل خود را روی کارکنان و پروژه ها از دست بدهند.
  • خیلی از مدیران فکر می کنند و شاید هم تا حدودی درست، بر این اندیشه اند که فقط خودشان می توانند به نحو مطلوب، کار را به اتمام برسانند و دوست دارند کارها به روش و سبک خودشان انجام شود.
  • بعضی از مدیران با انجام واسپاری مشاهده کرده اند چه خرابکارهایی و اشکالات و اشتباهاتی از سوی کارمندان انجام می شود و ضررهای عمده ای به مجموعه وارد می شود.
  • مدیران خیلی وقتها می بینند که یکی از کارکنان، کل یک روز در حال کلنجار رفتن با کاری است که خود مدیر می توانسته در نیم ساعت آن را به خوبی انجام دهد!
  • مدیران با واسپاری ممکن است نقش مدیریت و مهارت و تخصص خود را کم کم از دست بدهند و به جای آن که در مهارت خودشان کار کنند، فقط به مدیریت و نظارت و رهبری بپردازند!
  • برخی مدیران ممکن است با واسپاری، حس رقابت و حسادت را لمس کنند و از این می ترسند که یکی از کارکنان بهتر از آنها بتواند کارها را انجام دهد و جایگزین آنها شود!
  • واسپاری، همواره همراه با نظارت و آموزش است و نگرانی از وقت و زمان و هزینه ای که برای آموزش نیروها باید گذاشته شود نیز، مدیران را آزار می دهد و آنها را به این نتیجه می رساند که به جای وقت صرف کردن برای آموزش دیگران و مشاهده خرابکاری کارمندان، خودشان کارها را انجام دهند!

بی گمان تمامی این نگرانی ها، می تواند یک مدیر را آزار دهد و او را از واسپاری و تفویض اختیار دور سازد. اما آیا راه حل، پاک کردن صورت مسئله و عدم واسپاری است؟ یا کنار آمدن با این نگرانی ها و تبدیل این تهدیدها به فرصتها؟

چه کسی باید واسپاری کند؟

در این شکی نیست که هر مدیری برای توسعه کسب و کار خود، نیاز به واسپاری کارها دارد. اما برخی علائم هشدار دهنده نیز وجود دارد که نشان می دهد که شما به عنوان یک مدیر، حتما باید به واسپاری و شیوه های آن بیش از دیگران بیندیشد:

  • میز شما و کازیه و کارتابل شما همواره مملو از کاغذها و مدارکی است که بررسی نشده اند!
  • شما مرتبا در خصوص کارهایی که تنها خودتان از عهده انجام دادن آن بر می آیید، اضافه کار می کنید.
  • کارکنان برای هر موضوعی کوچکی از شما سوال می کنند!
  • درخواست راهنمایی و توضیح تکالیف کاری از سوی کارکنان، شما را آزار می دهد!
  • افراد زیر نظر شما احساس می کنند که مهم نیستند و دست کم گرفته می شوند و آمادگی کافی ندارند.
  • شما مکررا در کارهای محوله به کارکنان دخالت می کنید.
  • شما تصمیمات و اقدامات کارکنان را همواره چک می کنید و معمولا آنهایی که از نظرتان درست نیست را دوباره خودتان انجام می دهید!
  • کارکنان سعی می کنند از برعهده گرفتن مسئولیت کارها شانه خالی کنند.
  • گردش کارکنان و تغییر آنان در محیط کاری شما زیاد است!
  • تکالیف تفویض شده، نا تمام می مانند و مهلت های تعیین شده برای دستیابی به یک هدف مشخص از دست می روند.

راهکارهای واسپاری

اکنون که هم به اهمیت و مزایای واسپاری پی بردیم و هم مشکلات و تهدیدهای تفویض کار را مرور کردیم، راهکارهای واسپاری و برنامه ریزی برای ایجاد زمینه مساعده جهت واسپاری موفق، قابل بررسی است. در این زمینه چند راهکار و خط مشی مهم وجود دارد که بررسی می کنیم:

۱ – ایجاد محیط مناسب

مدیر موفق باید بتواند، محیطی مناسب برای واسپاری ایجاد کند.

کارکنان را ترغیب کند که علایق خود را مطرح کنند و طبق علایق خود موارد را جلو ببرند.

از تحمیل کارها و پروژه های ملال آور و دشوار به کارکنان برحذر باشد.

فرصت مناسب برای رشد و تعالی هر فرد را فراهم آورد.

کارها را به افرادی واسپاری کند که به تشخیص و صلاحیت آنها، اعتماد دارد.

محیط آموزش و یادگیری از همه را ایجاد نماید.

حمایت لازم از کارمندان را مبذول دارد و در صورت اشتباه نیز، قابلیت جبران برای آنها ایجاد کند.

هرکجا که ممکن بود، مسئولیت کل کار و نه بخشی از کار را واگذار کند.

برای نظارت و پیگیری، خط مشی های روشن داشته باشد.

۲ انتخاب رویکرد واسپاری

مدیر موفق باید بتواند رویکرد واسپاری را انتخاب کند و بر اساس آن اقدام نماید. بر این اساس ۳ مدل واسپاری وجود دارد:

واسپاری بر حسب وظیفه؛ این نوع رویکرد، ساده ترین نوع واسپاری است. و متضمن تخصیص وظایف یا وظایف فرعی مشخص به کارکنان است. مثل نگارش یک گزارش، صورت جلسه، انجام یک تحقیق، برنامه ریزی یک جلسه و…

واسپاری بر حسب پروژه؛ یک پروژه وقتی تعریف شد، برنامه ها و اهداف آن مشخص است و بر اساس آن، برنـــامه ریزی ها و اهداف و نتایج دلخواه، یک پروژه به طور کامل به یک فرد واگذار می شود و باید بتواند صفر تا صد آن را انجام داده و گزارش ارائه دهد.

واسپاری بر حسب کار ویژه؛ گروهی از پروژه ها و وظایف در یک واحد تعریف می شود و یک نفر مسئول آن واحد شده و تمامی واسپاری های بعدی را هم انجام می دهد و گزارش می گیرد و گزارش می دهد.

۳ مشخص کردن علت واسپاری

یکی از برنامه های مهم در واسپاری، مشخص کردن دلیل واسپاری است. شما باید بدانید برای چه واسپاری می کنید؟ آیا می خواهید بار کاری خودتان را کاهش دهید؟ کارکنان را پرورش دهید؟ کار را توسعه دهید؟ پروژه جدیدی دارید؟ کارکنان را ارزیابی کنید؟ و یا می خواهید چند روزی سر کار نیایید و… هر یک از این اهداف، مشخص می کند که چگونه و در چه سطحی باید واسپاری را انجام دهید.

۴ چه چیزی باید واسپاری شود؟

مدیر باید کار را بسنجد و مشخص کند که دقیقا چه وظایف، کارها، پروژه ها، کارویژه ها و واحدهایی را قرار است واسپاری کند؟ مدیر نه باید کارهای خیلی پیچیده را واسپاری کند و نه کارهای خیلی ساده را! بلکه باید کاملا بسنجد که چه کاری و در چه زمانی و به چه کسی باید واگذار شود؟

۵ چه چیزی نباید واسپاری شود؟

یک مدیر برخی کارها را نباید واگذار کند و لازم است که خودش انجام دهد، حتی اگر وقت گیر و کسل کننده باشد. مثل برنامه ریزی، هدایت و دادن انگیزه به نیروهای انسانی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، اداره کردن مذاکرات پیچیده با مشتریان یا فروشندگان، استخدام و اخراج کارکنان. مدیر باید به این موارد نیز حساس باشد و کارهای مهم و ویژه را اصلا واسپاری نکند تا عنان مدیریت، کلا از دست خودش خارج نگردد!

۶ تعیین کردن مهارت های لازم

یک مدیر قبل از تجزیه و تحلیل کار و تعیین کردن مهارت های مورد نیاز، نمی تواند واسپاری را به درستی انجام دهد.

مدیر باید تعیین کند که برای این کاری که قرار است واسپاری شود، چه نوع از مهارتهای اندیشه ورزی نیاز است؟ چه نوع از مهارت های فنی مورد نیاز است؟ چه تجهیزات و ابزاری نیاز است؟ چه آموزش هایی لازم است؟ و چه مهارت های میان فردی مورد نیاز است؟

۷ کارمند شناسی

مدیر باید از خود بپرسد، با توجه به کاری که می خواهم واگذار کنم و با عنایت به مهارت های مورد نیاز به آن، چه نیروهایی از مجموعه من و چه فردی مناسب این کار و واسپاری کار است؟ چه کسی ابتکار عمل بیشتری دارد؟ چه کسی قبلا با توجه به وظایف محول شده، بهتر عمل می کند؟ چه میزان وقت برای نظارت و آموزش می طلبد؟ آیا امکان تقسیم کار بین ۲ نفر یا افراد بیشتری هم هست؟ این نیروها تا چه حد می توانند با هم کار کنند؟ آیا می توانم از نیروی خارج از سازمان هم استفاده کنم؟

از این روست که مدیر باید هم مهارت های کارمندان خود را بشناسد، هم با نقاط ضعف و قوت آنها آشنا باشد و هم بتواند از مهارت های کارمندانش ایجاد هم افزایی کند و البته به این نکته نیز واقف باشد که برای واسپاری نباید همه چیز را ایده آل ببیند و سعی کند با داشته های موجود کنار بیاید.

۸ سازماندهی

مدیر موفق بعد از طی مراحل فوق و انتخاب یک یا چند کارمند یا نیروی انسانی برای تفویض اختیار و واسپاری، باید بتواند کار را سازماندهی کند.

در جلسه ای مشخص، کار را برای فرد مشخص کند و رئوس کار و وظایف را به صورت مشخص تبیین کند.

چشم انداز مسئولیت های کارمند را مرور کند.

نقش دیگر افراد را مشخص نماید.

درباره زمان بندی به صورت دقیق، موارد را مشخص نماید.

کلیه اطلاعات لازم را به فرد منتقل کند.

ملاک ها و استانداردها و اندازه های موفقیت را سطوح پاسخگویی را مشخص کند.

منابع و پشتیبانی های لازم را تعریف کند.

نیازها به مهارت ها و آموزش ها مشخص شود و زمان و مکان و شرایط آموزش از ابتدا معین گردد.

سطح اقتدار تفویض شده، مشخص باشد و جاهایی که لازم است مشورت کند و اجازه بگیرد، مشخص باشد.

و همچنین درباره پارامترهای گزارش دادن و پیگیری و نظارت و بازخورد، توافق لازم مشخص شود.

۹ نظارت و ردیابی

از بزرگترین چالش های یک مدیر این است که اطمینان خاطر پیدا کند که کارمند مورد نظر، در امر واسپاری شده، دچار خطا و شکست نشود. بهترین راه برای حصول اطمینان از موفقیت، حفظ سطح کافی از کنترل و نظارت و ردیابی است. مثلا اگر قرار است تا پنج شنبه یک کار به اتمام برسد، سه شنبه یک جلسه گزارش دهی وجود داشته باشد؛ یا به طور مداوم، نظارت کامل و گزارش گیری لازم بر امور وجود داشته باشد. این موضوع با گزارش های منظم مکتوب، آنلاین، تقویم دیواری، جلسات منظم، نرم افزار های حرفه ای و… امکان پذیر می باشد.

مدیر باید ضمن نظارت بر افراد، نقش مربی و هدایتگر هم داشته باشد و سوالات آنها را جواب دهد و در نظارت و ردیابی نباید زیاده روی کند ه از یک سو آزار دهنده باشد و یا از سوی دیگر به شکلی باشد که مشکلات را به صورت کامل، حل کند تا فرد، خیالش راحت باشد و فکر کند در صورت هر اشتباهی، مدیر، اشکالات و نواقص او را رفع خواهد کرد!

۱۰ پشتیبانی

در کنار نظارت، پشتیبانی هم لازم است. مدیر باید کارمندان و همکاران دیگر را از موضوع واسپاری و فردی که به او واسپاری انجام شده، مطلع نماید؛ هرگونه اطلاعات و مدارک و ابزار لازم را در اختیار او بگذارد؛ توصیه ها و راهنمایی های لازم را انجام دهد و بیش از آن که بر روشها تاکید کند و رویکرد مورد استفاده برای او مهم باشد، نتیجه را ارزیابی و بررسی نماید.

مدیر حرفه ای در صورتی که کاری را به فردی محول کرد، مستمرا از او پشتیبانی می کند، به او بازخورد می دهد و در صورت موفقیت، او را تشویق می نماید و در عین حال در صورت اشتباه نیز، از کارمند پشتیبانی می کند.

اینها مواردی است که به صورت مقدماتی و موجز می تواند در کنار تجربیات یک مدیر، راهنمای یک مدیر متوسط برای تفویض اختیار و واسپاری کارها باشد.

ممکن است شما دوست داشته باشید

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دریافت لینک دانلود
بهترین آموزش های پولدار شدن را در ایمیل خود دریافت کنید
مطالب و پیشنهادات آموزشی ما را دریافت کنید، ما ایمیل اسپم ارسال نمیکنیم
"ایمیل شما نزد ما کاملا محفوظ است"
کمتر از 5 ثانیه رایگان دانلود کنید
"ایمیل شما نزد ما کاملا محفوظ است"