راهکارهای استفاده از ساده زیستی برای افزایش بهره وری

شما سوپرمن نیستید و لازم نیست همه کارها را خودتان انجانصبم دهید. فلسفه مینیمالیسم یا ساده گرایی واقعاً بدون داشتن هدف مشخص و معین در ذهن کار نمی‌کند. شما نمی توانید تصمیم بگیرید که از چه چیزی نصبخلاص شوید بدون اینکه بدانید می خواهید به چه چیزی برسید. سبک زندگی مینیمالیستی به معنای خلاص شدن از شر مشکلات نیست بلکه در مورد داشتن همه چیزهایی است که برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارید. برای تصمیم گیری در مورد اینکه کدام وظایف مهم هستند و از کدام یک می توان صرف نظر کرد، سعی کنید تمرکز خود را به هدف کلی خود محدود کنید. یک لیست ماموریت شخصی ایجاد کنید که اهداف شما را در برگیرد. ماموریت شما در محل کار ممکن است افزایش ۳۰۰ درصدی فروشتان در ۱۸۰ روز آینده و حفظ تمام مشتریان فعلی باشد. در خانه، ماموریت شما ممکن است سبک زندگی غیر سمی و کاهش استرس شخصی باشد. پس یک لیست اهداف ایجاد کنید و برای هر کاری که به لیست کارهای خود اضافه می کنید، از خود بپرسید که آیا از ماموریت شما پشتیبانی می کند یا خیر. در غیر این صورت، ممکن است زمان آن رسیده باشد که آن مورد را به پایین بکشید. شروع به یادگیری «نه» گفتن به وظایف و تعهداتی کنید که از هدف شما پشتیبانی نمی کنند. همانطور که در زندگی به طور کلی وجود دارد، یادگیری “نه” گفتن یکی از ارزشمندترین مهارت های مینیمالیسم است. به علاوه زندگی ساده زیستانه در افزایش بهره وری به شما کمک می کند چون اصولا ساده بودن مانند این است که شما بار کمتری را برای رسیدن به قله همراه خود دارید و سبکتر سفر می کنید.

در ادامه با ۷ روشی که با ساده زیستن می توان بهره‌وری خود را افزایش داد که به مدیریت بهتر زندگی هم کمک می کند خواهیم پرداخت:

کمتر داشتن یعنی سریع تصمیم گرفتن و این یعنی مینیمالیسم

در صورتی که فقط یک اپلیکیشن برای نوشتن گزارش، ارائه و هر نوع متن دیگری داشته باشید، بلافاصله می‌دانید که از کدام اپلیکیشن استفاده کنید. دیگر نیازی نیست با خود فکر کنید که این بار از چه اپلیکیشنی برای نوشتن استفاده کنید.

وقتی گزارشی برای نوشتن دارید، اپلیکیشن مورد نظر برای نوشتن خود را باز می‌کنید. من چون بیشتر از اپل استفاده می‌کنم، انتخابم اپل پیج است. شاید شما هم با ورد مایکروسافت یا گوگل داکس راحت‌تر باشید. مهم این است که یکی را انتخاب کرده و با همان یکی، همه‌ی کارهایتان را انجام دهید.

از نظر بازده‌ی روزانه‌، با داشتن اپلیکیشن‌های زیاد و در نتیجه حق انتخاب بیشتر، حدود سی تا چهل دقیقه از وقتم برای تصمیم گرفتن سر این‌که کدام یک از آن‌ها را انتخاب کنم، تلف می‌شد. نمی‌دانستم برای ارائه‌ی بعدی خودم، از کی‌نوت استفاده کنم یا پاورپوینت.

اکثرا با یک اپلیکیشن شروع می‌کردم و وسط راه نظرم عوض می‌شد و دوباره از اول با یک اپلیکیشن دیگر کارم را انجام می‌دادم. همه‌ی این‌ها فقط وقت تلف کردن بود. داشتن تنها یک اپلیکیشن برای انجام کارهایم، باعث شد تا به جای ابزار و اپلیکیشن‌ها، بیشتر روی کارم تمرکز داشته باشم.

 

 

کمتر داشتن یعنی فضای ذخیره‌سازی کمتر و این یعنی مینیمالیسم

در حین مربیگری، اغلب با افرادی روبرو می‌شوم که نمی‌توانند سیستمی برای ذخیره فایل‌هایشان‌ تهیه کنند. با تجزیه و تحلیل به این نتیجه رسیدیم که مشکل از سیستمی که استفاده می‌کنند نیست، بلکه مشکل، داشتن فضای ذخیره‌سازی زیاد است. ما  گوگل درایو (Google Drive)، دراپ‌باکس (Dropbox)، آی‌کلاد (iCloud) و وان‌ درایو (OneDrive) داریم و در هرکدام که دلمان خواست، فایل‌هایمان را ذخیره می‌کنیم. در نتیجه، فایل‌های زیادی داریم که هر یک در جایی جداگانه ذخیره شده‌اند و اگر به فایلی نیاز پیدا کنیم، پیدا کردنش بسیار سخت خواهد بود.

می‌دانم که زمان زیادی صرف جستجوی فایل‌ها می‌شود. قبل از این‌که به طور کامل وارد دنیای دیجیتال بشویم، از کمدهای بایگانی استفاده می‌کردیم. این کمدها خیلی خوب بودند، چون تنوع کمتر و در نتیجه، گزینه‌های کمتری برای انتخاب داشتند. تقریبا همه‌ی سیستم‌های بایگانی، از یک سیستم مشخص استفاده می‌کردند؛ سیستم سازماندهی عددی آلفا. در این سیستم، فایل‌ها به ترتیب حروف الفبا چیده می‌شدند.

هم‌چنین، مردم می‌توانستند این فایل‌ها را در اوراق شخصی خود ضمیمه کنند. داشتن یک کمد بایگانی در هر خانه‌، امری عادی بود. اسناد بانکی و بیمه در قسمت حرف «ب» و اسناد مربوط به خودرو در قسمت «خ» ذخیره می‌شدند. همه چیز ساده بود و تا زمانی که هر چیزی در جای خودش بود، مشکلی برای پیدا کردن فایل‌های مورد نیازمان نداشتیم.

اگر فقط یک مکان برای ذخیره فایل‌هایتان داشته باشید، می‌توانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید. از یک سیستم سازماندهی عددی آلفا هم در کلاد استورِج (Cloud Storage) خود استفاده کنید تا به هر کدام از فایل‌ها، آن هم هر زمان که نیاز داشتید، به راحتی دسترسی پیدا کنید.

 

کمتر داشتن یعنی تمرکز بیشتر و این یعنی مینیمالیسم

وقتی صبح بیدار می‌شوید و می‌بینید صدها کار در لیست کارهای خود دارید تا انجام دهید، نمی‌شود روی هیچ چیز تمرکز کرد و اگر حین انجام هر کدام از این کارها، وقفه‌ هم بیافتد و حواستان پرت شود، تمرکز کردن، تقریبا غیر ممکن می‌شود.

انسان‌ها ذاتا شکارچی و گردآورنده‌ی هر آن‌چه می‌بینند، هستند. ما به دنبال چیزها و مسئولیت‌های جدید هستیم و طوری سعی می‌کنیم همه چیز را دور خود جمع کنیم که انگار در پی جمع کردن غنائم جنگی باشیم.

اما با جمع‌آوری این همه چیز در اطراف‌مان، مشکلی به‌وجود می‌آید، آن هم این است که این چیزهای بی‌اهمیت، حواسمان را از اصل ماجرا پرت می‌کنند. برای همین هم وقتی از شر آنها خلاص می‌شوید، وضوح و شفافیت بیشتری به دست می‌آورید. این‌گونه، حواستان پرت چیزهای متفرقه نمی‌شود و روی چیزهای مهم و اصلی تمرکز می‌کنید.

من یک‌ بار یک دانشجوی زبان داشتم که دوست داشت در همه‌ی کارها، شرکت کند. اگر هیئت جدیدی در شرکتش تشکیل می‌شد، باید در آن شرکت می‌کرد. اگر برای انجام کار جدیدی نیروی انسانی داوطلب لازم داشتند، او داوطلب می‌شد. او در هیئت‌ها و پروژه‌های زیادی فعالیت می‌کرد و همین هم در نهایت به سلامتی و کارش ضربه زیادی زد.

او برای این‌که کارهایش را پیش ببرد، هر روز تا ۱۱ شب کار می‌کرد. حتی برای غذا خوردن هم وقت نداشت و همیشه فست‌فود می‌خرید. اضافه‌ وزن پیدا کرد و در نهایت هم از همه نظر فقط به خودش ضرر رساند. حتی مجبور شد ۶ ماه مرخصی بگیرد و در نهایت شغل و بسیاری از روابطش را از دست داد.

وقتی کار کمتری برای انجام دادن دارید، همه‌ی تمرکز شما روی همان چندتا کاری که دارید جمع می‌شود و کیفیت کاری که انجام می‌دهید بالا می‌رود. این‌گونه از کارتان لذت می‌برید و استرس و فشار کمتری هم تحمل می‌کنید.

 

کمتر داشتن یعنی دردسر کمتر و این یعنی مینیمالیسم

یکی از مهم‌ترین دلایلی که در کارمان به مشکل بر می‌خوریم، این است که بیش از حد توانمان مسئولیت قبول می‌کنیم. وقتی به تقویم این چنین فردی نگاه کنید‌‌، می‌بینید که پر از تاریخ قرار و جلسات است. البته شاید همیشه از تعامل و ارتباط با دیگران، به شما احساس خوبی دست بدهد، اما همین منجر به پایین آمدن دقت شما در انجام کارهایتان می‌شود.

مشکل اینجاست که شما به جای به اتمام رساندن کارتان، فقط هزار کار ناتمام دیگر روی آن انباشته می‌کنید. این کارهای ناتمام نیاز به رسیدگی دارند و معمولا هم باید بعد از ساعت کاری اصلی‌تان به آنها بپردازید و برای آنها از وقت شخصی خود بزنید.

می‌دانم که رد کردن جلسات، کار سختی است، چون ما انسان‌ها به‌ طور طبیعی دوست داریم همیشه در جریان همه چیز باشیم. اما اگر می‌خواهید زمان خود را به خوبی کنترل کنید و از آن به بهترین نحو استفاده کنید، باید دعوت به جلسات و قرارهایی را که به دردتان نمی‌خورند را رد کنید.

کار اصلی‌ خود را به اتمام برسانید تا بتوانید زمان بیشتری را صرف انجام کارهای دلخواه، آن هم با افراد دلخواهتان انجام دهید. هر دفعه که دعوتی را قبول می‌کنید، در واقع دارید خودتان را از انجام کارهایی که دوست دارید محروم می‌کنید.

وقتی از شر کارهای مضاعف خلاص شوید، برای انجام کارهایی که دوست دارید، آزادی بیشتری پیدا می‌کنید. آن‌وقت، زمان کمتری را در محل کارتان و به جایش زمان بیشتری را در مکان‌های دلخواهتان سپری می‌کنید. آن هم بدون این‌که مسئولیت زیاد روی شانه‌های شما سنگینی کند.

 

کمتر داشتن یعنی بالا رفتن کیفیت کاری که انجام می‌دهید

نقل قول مورد علاقه‌ی من از تونی رابینز (Tony Robbins) این است:

 روی هر چیزی تمرکز کنید، روی همان هم انرژی می‌گذارید.

 این نقل قول را خیلی دوست دارم، چون همان‌طورکه مسئولیت‌های کمتری قبول کردم، فهمیدم که انرژی بیشتری برای انجام دادن کارهای اصلی‌ام دارم. این افزایش انرژی به من کمک کرده است تا کیفیت کارم را بالا ببرم. وقتی هر روز کار زیادی برای انجام دادن دارید، نمی‌توانید درست تمرکز کنید و همین منجر به افزایش اشتباهات، بی‌کیفیت شدن کار و در نتیجه، گذاشتن وقت و انرژی بیشتری روی تصحیح و انجام مجدد آن می‌شود. نداشتن تمرکز کافی در کارتان، نه تنها کمکی به شما نمی‌کند، بلکه مانع ارائه‌ی یک کار عالی و باکیفیت می‌شود. در بهترین حالت ممکن، شاید بتوانید کاری با کیفیت متوسط تحویل دهید. اگر می‌خواهید در حرفه‌ی خود پیشرفت کنید، باید تلاش کنید تا کاری با کیفیت عالی تحویل دهید، نه متوسط. برای همین هم باید با حواس جمع و انرژی زیاد، روی قسمت‌های مهم کار کنید و نگذارید حواستان پرت شود. با ساده‌گرایی، در وقت و وظایفتان می‌توانید تمرکز و انرژی بیشتری به‌دست بیاورید.

 

کمتر داشتن یعنی بی‌نظمی کمتر و این یعنی مینیمالیسم

وقتی پشت میز کارتان می‌نشینید، اول باید همه‌ی مقالات، پرونده‌ها و دیگر وسایل خود را جابه‌جا کنید، که همین به تنهایی، وقتتان را تلف می‌کند.

وقتی دوروبرتان شلوغ باشد، حواستان پرت می‌شود. به‌ خاطر همین هم وقتی در تصاویر، افرادی را می‌بینید که محل کارشان تمیز است و میزهای مرتب و زیبایی دارند، انگیزه می‌گیرید. برعکس، وقتی عکسی از فردی که زیر استرس، کار و فشار زیاد است می‌بینید، میزهای او به‌هم ریخته و شلخته است.

اگر می‌خواهید بازده‌ی کارتان را زیاد کنید، میز کارتان را مرتب کنید. فقط کافی‌ است روی میز، رایانه‌تان و نهایتا یک فنجان قهوه باشد. از تاثیر همین عمل ساده و کوچک روی بازده‌ی کارتان، قطعا شگفت‌زده خواهید شد و تمرکزتان روی کاری که انجام می‌دهید، چند برابر خواهد شد.

 

کمتر داشتن یعنی گزینه‌های کمتر برای انتخاب

استیو جابز (Steve Jobs)، مارک زاکربرگ (Mark Zuckerberg) و خیلی از افراد دیگر، هر روز لباس‌های تکرای می‌پوشیدند. چرا؟ چون هر چقدر گزینه‌های کمتری برای انتخاب داشته باشیم، در تصمیم‌گیری‌های بهتر و حساب‌شده‌تر، بهتر می‌شویم. یعنی روزانه وقتی گزینه‌های زیادی برای انتخاب کردن ندارید، یعنی می‌توانید خیلی راحت‌تر از بینشان انتخاب کنید. همچنین، می‌توانید از این روش را روی غذایی که می‌خورید، زیورآلاتی که می‌پوشید و اپلیکیشنی که استفاده می‌کنید نیز پیاده کنید. وقتی برای انجام کارهایتان از یک چیز خاص استفاده کنید، دیگر نیازی به تلف کردن انرژی و وقت  روی این‌که تصمیم بگیرید کدام یکی به دردتان می‌خورد‌، ندارید.

اینکه هر روز بخواهید این همه تصمیم‌‌گیری‌های مختلف کنید، بی‌شک برایتان استرس‌زاست. شاید خیلی متوجهش نشده باشید‌، ولی وقتی تصمیم‌های کمتری می‌گیرید، انرژی و تمرکز بیشتری برای انجام کارهای دلخواهتان دارید.در صورت امکان، برای خود برنامه‌ی روزمره‌ای بسازید. برای مثال، من خودم هفته‌ام را با نوشتن یک پست هفتگی در وبلاگم شروع می‌کنم. هر ظهر جمعه برای کانال یوتیوبم ویدیو ضبط می‌کنم و هر صبح سه‌شنبه متن پادکستم را آماده می‌کنم. این کارهای برنامه ریزی شده را در تقویمم یادداشت می‌کنم و برای همین هم نیازی به تصمیم گیری روی این‌که چه زمانی آن‌ها را انجام بدهم ندارم، چون این تصمیم ها را از قبل گرفته‌ام. گرفتن تصمیم ها کمتر در هر هفته، به شما زمان و انرژی بیشتری را برای تمرکز کردن روی کارهای واقعا مهم می‌دهد. هم‌چنین، به شما کمک می‌کند تا برای پیشرفت در کارهایتان، روتین وبرنامه مناسبی بسازید.

 

سخن پایانی

مینیمالیسم یا ساده‌گرایی، شاید بین نوجوانان و جوانانی که در بیست سالگی خود هستند، واژه‌ای تازه و شایع باشد. اما مینیمالیسم از صدها سال پیش وجود داشته است. فیلسوفان یونان باستان یک زندگی مینیمالیستی داشتند و حتی فسلفه‌ی رواق‌گرایی (Stoicism) بر مبنای یک زندگی مینیمالیستی و پرمعنا ایجاد شده و خیلی از آموزه‌های معنوی شرق، مثل آیین بودایی (Buddhism) و مذهب تائو (Taoism) بر مبنای داشتن یک زندگی مینیمالیست و هدفمند است. اگر می‌خواهید یک زندگی هدفمند و پر از آرامش داشته باشید، شاید بهتر است از این چند روش برای ساده‌گرایی هرچه بیشتر در زندگی‌تان استفاده کنید. بی‌شک همان‌طور که این روش‌ها برای گذشتگان کارآمد بوده، در آینده برای شما هم مفید خواهند بود.