نکات کلیدی برای کار بیشتر در زمان کمتر با برنامه ریزی

برنامه ریزی یکی از مهمترین بخش های زندگی است. ما در این مقاله با شما هستیم تا نکات کلیدی لازم را در مورد کار بیشتر ولی در زمان کمتر به شما عزیزان ارائه دهیم. با ما همراه باشید. مهم‌ترین هدفی که در آموختن درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی نهفته است این است که بتوانیم راندمان کاری خود را افزایش دهیم. این کار می‌تواند شامل چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل خاصی باشد. اکثر کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا نیاز به بهبود مهارت مدیریت زمان را در خود حس می کنند، ممکن است به دنبال راه هایی برای گذر از این چالش ها باشند، در این مقاله از سایت خودساخته به چهار راهکار اساسی که در بین افراد موفق بیشتر رایج است اشاره خواهیم کرد.

بهره‌وری مناسب و مفید از زمان

راهکار اول : برنامه ریزی متناسب با سطح انرژی روزانه

قبل از اینکه ادامه دهیم می بایست با اصطلاحی به نام کرونوتایپ (Chronotype) آشنا شویم. این اصطلاح در مورد وضعیت بدن در طول روز بوده و به این اشاره داردکه یک فرد چه زمانی سطح انرژی بالایی دارد و چه زمانی خواب آلود است. به عبارت ساده‌تر این اصطلاح بیانگر ساعت بیولوژیکی بدن است به این صورت که برخی افراد صبح‌ها با انرژی‌تر هستند و برخی دیگر شب‌ها این حالت را دارند.

اگر تا به‌ حال دقت باشید که میزان انرژی‌تان در ساعاتی از روز بالا و پایین می‌رود خواهید فهمید که هرکدام از ما انسان ها در ساعت‌هایی فعال‌تر و پرانرژی‌تر هستیم. بر خلاف این موضوع، انرژی انسان در ساعاتی از روز به طور طبیعی پایین آمده و امکان تمرکز روی کار را می گیرد.

پس اگر دوست دارید وقت کمتری صرف کنید اما کار باکیفیت تحویل بدهید، باید بر مبنای این جزر و مدهای انرژی خود برنامه ریزی کنید. بدین صورت که زمان اوج انرژی خود را به کارهایی اختصاص دهید که سخت بوده و یا به تمرکز زیادی نیاز دارند. ساعات افت انرژی که فرا می‌رسد، برای تجدید کردن قوای خود چند دقیقه کار خود را متوقف کرده، آب یا چای بنوشید، کمی از محل کار خود خارج شده و قدم بزنید.. اگر امکان یک چرت کوتاه در ساعت ناهار برایتان فراهم است حتما این کار بکنید زیرا پژوهش‌های اخیر نشان داده اند که چرت زدن در میانه روز خستگی را از بین برده و در تقویت حافظه نیز مؤثر است.

راهکار دوم : از شب قبل برای فردا برنامه ریزی کرده و بدانید چه کارهایی اولویت دارد

یک روز مفید خود به خود درست نمی شود، بلکه باید برایش برنامه‌ریزی کرد. زمانی که بنویسیم که چه چیزی را می‌خواهیم انجام دهیم و کِی و کجا قرار است آن را انجام دهیم و اولویت با کدام کار است، با احتمال بیشتری به اهدافمان دست می یابیم. اکثر افراد موفق از شب قبل برای کارهای خود برنامه ریزی و اولویت بندی می کنند. برای شروع، می توانید سه اولویت اصلی روز را در چارچوب برنامه های خود مشخص کنید و در زیر اولویت اول بنویسد تا این کار تمام نشود، هر چیز دیگری حواس پرتی است، بنابراین این تنها کاری است که باید انجام دهید.

با این روش می توانید کل روز خود را به صورت ساعت به ساعت برنامه‌ریزی کنید، حتی نوشتن این که من قصد دارم بین ساعت ۷ صبح تا ۸ صبح کار کنم، باعث می‌شود که بیشتر کار کنید. فعالیت های کوچکی که در بین کارهای مختلف باید انجام شوند مانند پاسخ‌دهی به ایمیل و یا انجام یک تماس تلفنی نیز باید بین دو فعالیت اصلی قرار بگیرند. نکته مهم این است که برای روز خود را یک برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید و برای یک هفته به این کار ادامه دهید. بهترین زمان برای این کار در پایان روز است، زیرا از این طریق کارهای روز بعد در گوشه ذهن شما باقی خواهند ماند.

راهکار سوم : اجتناب از از برنامه‌ریزی صد درصدی

برخی افراد به این اعتقاد دارند که برنامه‌ریزی صد درصدی یک ریسک بزرگ است. آنها بر این باور هستند که اگر کل روز ما به جلسات و کارهای گوناگون و از قبل برنامه ریزی شده اختصاص یابد، دیگر جایی برای زندگی واقعی باقی نخواهد ماند. مثلا اگر برای کودک ما در مدرسه مشکلی پیش بیاید نیاز خواهد بود که مقداری از زمان خود را برای رسیدگی به آن اختصاص دهیم. در غیر این صورت، می‌تواند اثرات منفی مخربی را برای ذهن ما و اطرافیان به همراه داشته باشد.

هنگامی که شما هیچ زمان خالی‌ای در روز خود ندارید، یعنی اینکه هیچ زمانی را برای خود و خانواده، خلاقیت و الهام گرفتن و آرامش نخواهید داشت. لذا یک روز شلوغ حس اشتباهی از موثر بودن را به ما القا خواهد کرد. اگر تقویم ما بسیار شلوغ است باید به صورت عمدی برخی زمان‌ها را خالی بگذارید، بدین ترتیب این زمان‌های خالی به صورت ضربه گیر برای شما عمل خواهد کرد، کارها و اتفاق‌های غیرمنتظره به این زمان‌ها اختصاص خواهد یافت. از طرفی این زمان‌های خالی می‌تواند برای خلاقیت و رسیدن به ایده‌های خلاقانه اختصاص یابد.

بالا بردن راندمان کاری به این معنا نیست که ما چند ساعت در روز کار می کنیم بلکه به این معنی است که شما در کار خود چقدر بازدهی داشته و چقدر از زمان خود به طور موثر استفاده نموده ایم. برای موثر بودن روز خود، کار را به شانس واگذار نکنید، بلکه با استفاده از نکاتی که آموخته اید راندمان را افزایش دهید تا به موفقیت برسید.

با کمک برنامه ریزی کارهای زیادی را مدیریت کنید

راهکار چهارم : حذف حواس پرتی ها و مزاحمت ها

سوالی که در این بحث مطرح است این است که اگر چیزی مزاحم کارتان شود، چطور می توانید در ساعات مختلف روز کار مفید انجام دهید؟ به این رفتار سیاست درب باز گفته می شود بدین معنی که در اتاق من باز هست، هروقت خواستی بیا با هم صحبت کنیم. این موضوع مخرب ترین ایده است زیرا به این معنی خواهد بود که هر روز بارها و بارها حواس تان پرت می شود و هر بار که یک چیزی مزاحم کارتان شود، ذهن تان به زمان زیادی نیاز دارد که دوباره روی مسیر قبل متمرکز شود.

به همین دلیل زمانی که مشغول کار می شویم حتما باید تلفن همراه خود را خاموش کرده یا در حالت بی صدا قرار دهیم. با انجام این دست کارها محیطی  می سازیم که دیگران نتوانند به ما دسترسی داشته باشند. به این کار اصطلاحا قفس خفاش گفته می شود که از طریق آن محیطی کاملا ایزوله از بیرون ایجاد می شود که امکان تمرکز را به ما می دهد.

هدف از این کار این است که زمانی را به تفکر، برنامه ریزی و طراحی استراتژی های خود اختصاص دهیم. پس وقتی کسی نتواند ما را پیدا کنند، نمی توانند مزاحم کار ما نیز شده و نمی توانند حواس ما را هم پرت کنند.

تاثیر تمرکز در انجام کارها

پس به همکارانتان یا به اعضای خانواده تان بگویید که زمانی شما در حال تفکر و تمرکز روی کارتان هستید، به شما فضای کاافی بدهند و در این مدت کسی مزاحمتان نشود. همین موضوع وقتی در دفتر کارتان نیز هستید، صدق می کند. با این کار همسر، فرزند و دیگر اعضای خانواده تان کم کم عادت می کنند که در این مواقع نباید وارد اتاقتان شده و مزاحم کارتان شوند. همسرتان دیگر می داند که این زمان، زمان کار شماست و نیاز به تمرکز دارید. پس اینکه محیطی را برای خود فراهم می سازید که چیزی نتواند حواس تان را پرت کند.

سخن پایانی

اگر همین ۴ نکته را برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر رعایت نموده و حتی یک نکته از این ۴ نکته را واقعاً اجرا نمایید، تأثیرات شگرفی را در زندگی ملاحظه خواهید کرد. اگر جز آن دسته از افرادی هستید که معمولاً روزهای شلوغی را دارند و مدیریت زمان برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است، برنامه ریزی بر اساس روش های بالا می‌تواند زندگیتان را متحول کند. با شلوغ شدن زندگی روزمره‌مان این موضوع اهمیت بالایی پیدا می‌کند که بتوانیم کارهای مورد نظرمان را با نظم و ترتیب انجام دهیم چون هر گونه بی‌نظمی و فراموش کردن این عوامل باعث افت بهره‌وری و احساس خستگی خواهد شد.