در دنیای پرفراز و نشیب امروز، مشکلی که دائماً با آن دست و پنجه نرم می‌کنیم، زمان است. بدون داشتن یک برنامه زمان‌بندی دقیق و کامل، قطعاً نمی‌توان به تمام کارهایمان رسیدگی کنیم. این مشکل زمانی تشدید می‌شود که رسانه‌های اجتماعی، علی‌رغم همه فعالیت‌های وقت‌گیر، زمان زیادی را از ما می‌گیرند. من ۶۰، ۸۰ یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار می‌کردم. اجازه داده بودم کارم تمام زندگی‌ام را بگیرد. ساعات کاری زیادی که داشتم را افتخار می‌دانستم. دوست داشتم ساعات پرمشغله‌ام را برای دیگران توضیح دهم و به آنها بگویم که چقدر مشغولم. وقتی به گذشته نگاه می‌کنم، می‌بینم که از کارم برای پر کردن خلأء درونم استفاده می‌کردم.
برای من مهم نبود چند ساعت در روز کار می‌کردم. هیچ‌وقت فکر نمی‌کردم کافی باشد. من حتی برخی اوقات بدتر بودم و فکر می‌کردم کار بیشتری باید انجام دهم. تا اینکه بالاخره برایم کافی بود. حتی بیش از اندازه کافی بود. کار را کنار گذاشتم و با بررسی اولویت‌هایم زندگی‌ام را ارزیابی کردم. من نیاز داشتم که تغییر بزرگی در زندگی‌ام ایجاد کنم. باید راه بهتر و هوشمندانه‌تری برای کار پیدا می‌کردم تا بتوانم کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهم. من به تکنیک پومودورو نیاز داشتم. حال قصد داریم در مورد سیستم مدیریت زمان Pomodoro صحبت کنیم.
پومودورو چیست؟
تکنیک پومودورو یک تکنیک مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو چیریلو در سال ۲۰۰۶ توسعه یافت. طبق این روش بهترین زمان برای کار ۲۵ دقیقه است که برابر با زمان لازم برای تهیه سس پومودورو است که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. بعد از ۲۵ دقیقه کار، فرد باید مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند. در این تکنیک به هر فاصله ۲۵ دقیقه‌ای پومودورو می‌گویند و بعد از هر چهار پومودورو ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت طولانی‌تری باید وجود داشته باشد.
چیریلو که به عنوان یک مبتکر و پیشگام در تکنیک‌های بهبود فرایند شناخته می‌شود، این تکنیک را در اواخر دهه ۱۹۸۰ و پس از تحقیقات در مورد بهبود عادات مطالعه خود معرفی کرد. مفاهیم مورد استفاده در این روش مشابه تکنیک‌های زمان‌بندی و توسعه مکرر و روزافزون طراحی نرم‌افزار است. ایده اصلی این روش این است که استراحت‌های مکرر می‌تواند به چابکی ذهن کمک کند. استفاده از این سیستم مدیریت زمان، بسیار ساده است و می‌تواند زندگی را تغییر دهد. تکنیک پومودورو را می‌توان به ۴ اصل زیر تقسیم کرد:
۱. در جهت زمان حرکت کنید نه برعکس
نگرش بسیاری از ما در مورد ترسیم تصویری از خود، بسیار آرام است. تکنیک پومودورو به ما می‌گوید به جای مبارزه با زمان، با زمان همگام باشیم.
۲. مقابله با فرسودگی شغلی ناشی از کار
یک استراحت کوتاه و برنامه‌ریزی شده از کار، احساس دویدن روی شعله‌های آتش ناشی از فشار زیاد را از بین می‌برد. با این سیستم مدیریت زمان، فشار زیاد و خستگی مفرط تقریباً غیرممکن است.
۳. مدیریت عوامل حواس‌پرتی
پیام‌ها، تماس‌های تلفنی، شبکه‌های اجتماعی و مواردی از این دست ذهن را درگیر می‌کند. گاهی اوقات می‌توان عوامل حواس‌پرتی را از بین برد. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند این فعالیت‌های ذهنی را ثبت کنید و بعد از کار، آنها را اولویت‌بندی کنید.
۴. ایجاد تعادل بین کار و زندگی
بسیاری از مردم با احساس گناه به تعویق انداختن کار آشنا هستند. اگر روز شلوغی نداشته باشیم، نمی‌توانیم از زمان استراحت خود نهایت استفاده را ببریم. اگر از تکنیک پومودورو استفاده کنید، می‌توانید یک جدول زمانی کارآمد ایجاد کنید و با اولویت‌بندی درست، کارهای مهم خود را انجام دهید و از زمان آزاد خود نهایت استفاده را ببرید.
تکنیک پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز
شاید از خود بپرسید که سیستم مدیریت زمان Pomodoro چگونه کار می‌کند؟ شما برای به کار بستن این تکنیک باید:
- فقط یک فعالیت را انتخاب کنید.
- تایمر را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- روی فعالیت خود تمرکز کنید تا زمانی که تایمر به صدا درآید و سپس در هر جایی که در محل کار هستید علامت بگذارید.
- ۵ دقیقه استراحت کنید (اولین پومودورو انجام شد).
- مراحل ۱ تا ۴ را سه بار دیگر تکرار کنید و سپس ۱۵ دقیقه استراحت کنید.
- تکنیک توصیف شده، ۲۵ دقیقه کار متمرکز روی یک فعالیت است. بدون انجام کار دیگری در همان زمان، بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا مرور سایبری. بنابراین بدون هیچ‌گونه حواس‌پرتی، روی انجام فعالیت به مدت ۲۵ دقیقه تمرکز کنید.
با چند ابزار مفید شروع کنید
تکنیک پومودورو نیاز به یک عادت و چندین راه و روش دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
- برنامه تایمر یا تایمر آشپزخانه.
- حالت هواپیما (بهترین ویژگی برای تلفن‌های همراه)
- مکانی آرام برای کار و داشتن یک هدفون یا گوشی خوب
- کاغذ و نشانگر بعد از هر پومودورو
- هر روز صبح ۵ دقیقه برای انجام برنامه‌ریزی روزانه
- ۳۰ دقیقه در پایان هر هفته برای مرور هفته گذشته و برنامه‌ریزی برای هفته آینده
چگونه به ۷ ساعت کار روزانه رسیدم
وقتی تصمیم گرفتیم که تغییری ایجاد کنیم، به خودمان قول می‌دهیم که هرگز در تعطیلات آخر هفته، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نخواهیم کرد. اما بعد از مدتی این تعهد را نادیده خواهید گرفت که خیلی هم درست است. مثلاً در تجربه یکی از افراد می‌خوانیم: روزهایی که نمی‌توانستم ۸ پومودورو را تا ساعت ۵ بعد از ظهر تمام کنم، بسیار مضطرب می‌شدم و احساس شکست می‌کردم. یک‌دفعه به خودم آمدم و دیدم محدود به ساعت کاری هستم. چرا باید چنین تعهدی به خودم بدهم در حالی که واقعاً می‌توانم کار کنم؟ شاید به دلیل طولانی بودن ساعات کار و عدم موفقیت در کارم بود که این تصمیم را گرفتم.
به جای ساعت‌های طولانی کار، به پروژه‌هایی روی آوردم که بیشتر از آنها لذت می‌بردم. همچنین تصمیم گرفتم در ساعاتی که اکثر مردم آن را ساعت کاری می‌دانند، فعالیت‌های غیرکاری مانند شرکت در اجرای موسیقی دخترم را انجام دهم. این تغییر به وضعیت روحی من کمک زیادی کرد. تصمیم بعدی من برای استفاده از تکنیک پومودورو تغییر ساعت کاری از ۵ روز در هفته به ۷ روز در هفته بود که بسیار بهتر بود. بنابراین ساعاتی که باید ۴۰ پومودورو در هفته انجام دهم از ۴۰ به ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته افزایش یافت. از آنجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت در هفته نیاز داشتم، یعنی فقط باید ۱۰ درصد از وقتم را صرف کار می‌کردم. چه تفاوت شگفت‌انگیزی!
خود را به چالش پومودورو دعوت کنید!
یکی از مزایای اصلی استفاده از تکنیک پومودورو افزایش انگیزه برای انجام کارها است. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا با استراحت، دقت و تمرکز کافی تا حد امکان، زمان بیشتری را صرف کارهای مفید کنید. در این بین می‌توانید با تعریف چالش‌های شخصی برای خود این روند را بهبود ببخشید.
فکر می‌کنید هر روز چند پومودور ۲۵ دقیقه‌ای را می‌توانید تمام کنید؟ خب، در نگاه اول، این کار آسان به نظر می‌رسد، مخصوصاً برای اکثر ما که به الگوی انجام بی‌وقفه کارها عادت داریم.
پیشنهاد می‌کنیم هدف چالش شخصی خود را با ۵ پومودورو شروع کنید. یعنی ۱۲۵ دقیقه مطالعه در روز! خوب، در نگاه اول، این رقم ممکن است کوچک به نظر برسد، اما اجازه دهید این روش برای شما مفید باشد.
در زیر می‌توانید ۸ پومودورو را در نظر بگیرید. رسیدن به این چالش به این معناست که شما قرار است هفته‌ای ۱۰۰۰ دقیقه به صورت متمرکز و منظم مطالعه کنید و در این مدت ۳۵۰ دقیقه استراحت کنید.
فقط به یاد داشته باشید که چالش‌های پومودورو ماهانه هستند. یعنی هر چالش برای یک دوره چهار هفته‌ای در نظر گرفته می‌شود. در پایان چهار هفته، اگر نسبتاً موفق باشید، می‌توانید خود را به چالش بزرگ‌تری دعوت کنید. اگر این چالش را با دیگران به اشتراک بگذارید و آنها را به انجام همین کار دعوت کنید قطعاً جالب‌تر خواهد بود.
تمام کارها فقط در ۱۶.۷ ساعت در هفته؟ مگر ممکن است؟
کریس وینفیلد سخنگوی انگیزشی می‌نویسد: “حتماً الان می‌گویید: من ساعت کاری‌ام در طول دو روز بیشتر از این است، چطور می‌گویید این تمام زمانی است که در طول هفته برای کار نیاز دارم؟” بله، این همان چیزی است که من می‌گویم. قطعاً شما باز هم بیشتر از ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می‌کنید.
من ۳۵ تا ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنم، اما حداقل ۲۰ تا ۲۵ ساعت برای پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی، قرار ملاقات، شبکه‌های اجتماعی و سایر فعالیت‌های کم تمرکز صرف می‌شود. اینها ممکن است مهم باشند، اما کار به حساب نمی‌آیند. من دقیقاً همان ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می‌کنم و ۵ برابر بیشتر از ۲۵ ساعت دیگر به آن متعهد هستم.
تا زمانی که به عنوان یک موجود اجتماعی در جامعه زندگی می‌کنیم، باید ۲۴ ساعت شبانه روز و ۷ روز هفته با دیگران تعامل داشته باشیم، بنابراین داشتن یک محیط کاری ایده‌آل غیرممکن خواهد بود. با این حال، به جای سخت‌کوشی، می‌توانید هوشمندانه‌تر کار کنید و سریع‌تر موفق شوید.
مشاوره روان‌شناسی انگیزشی: بر انرژی خود مسلط شوید
در دنیای من، ۸ کار مهم در ابتدای هر روز کاری وجود دارد. من همه این کارها را در اولویت قرار می‌دهم و مهم‌ترین آنها را انجام می‌دهم و در انجام هر کدام از آنها اشتیاق کافی دارم، بنابراین تمام کارهای روزانه‌ام را در کمتر از ۳ ساعت بدون کوچک‌ترین فاصله‌ای به پایان می‌برم.
عالی به نظر می‌رسد، درست است؟ البته من به عنوان انسانی که در این دنیا زندگی می‌کنم، احساساتی دارم که نمی‌توانم بر آنها غلبه کنم، گاهی اوقات خسته می‌شوم و حوصله انجام هیچ کاری را ندارم، هر چند می‌دانم انجام برخی چیزها واقعاً لازم است. برای موفقیت در کارم با این موضوع مواجه شدم و سعی کردم با کنار آمدن با آنها کارم را انجام دهم.
سطح انرژی و رفتار من روی کار و عملکردم تأثیر می‌گذارد، بنابراین باید از موقعیتی که در آن قرار داشتم آگاه بودم و بر آن تسلط داشتم. قبلاً مقاله‌ای در مورد تسلط بر انرژی خود خواندم که این سؤالات را از خود می‌پرسید:
- انرژی بدنی من: چقدر سالم هستم؟
- انرژی عاطفی من: چقدر خوشحالم؟
- انرژی ذهنی من: روی چه کاری می‌توانم تمرکز کنم؟
- انرژی معنوی من: چرا این کار را انجام می‌دهم؟ هدف من چیست؟
این سؤالات عالی به من کمک کرد تا هنگام برنامه‌ریزی فعالیت‌هایم انرژی و صبر خود را در نظر بگیرم. من هیچ کاری نمی‌کردم چون مجبور بودم کاری انجام دهم.
وقتی شرایط بدنی خوبی نداشتم سعی می‌کردم کمی به خودم استراحت بدهم. وقتی خیلی خوشحال نبودم یا در وضعیت عاطفی خوبی بودم سعی می‌کردم کارهایی انجام دهم که خوشحالم کند. مثل گذراندن وقت با خانواده.
باید چیزی پیدا می‌کردم که احساس خوشحالی به من بدهد. این روش بسیار شادتر از انجام کاری بود که از آن لذت نمی‌بردم. به این ترتیب زمان بیشتری را صرف درمان خودم و گذراندن وقت با خانواده‌ام می‌کردم و از نظر جسمی، روحی و روانی در وضعیت خوبی قرار داشتم.
سخن پایانی
آیا هنوز می‌خواهید جلوتر بروید؟ قطعاً ادامه این برنامه امکان‌پذیر است. با تکنیک پومودورو، کار و زندگی برای من تغییر کرده است. از همین امروز می‌توانید تکنیک پومودورو را شروع نمایید. ۲۵ دقیقه روی یک فعالیت تمرکز کنید و ۵ دقیقه استراحت کنید. با پومودورو شروع کنید و به سمت بالا بروید.
