تکنیک‌های موثر مدیریت زمان برای آموزش به کارمندان
آموزش تکنیک‌های موثر مدیریت زمان به کارمندان‌تان تضمین خوبی است که زمان به طور عملی و عاقلانه سپری شود.
علی‌رغم باور مردم، انگیزه‌دهی به کارمندان درباره نحوه‌ی ایجاد مدیریت زمان چندان سخت به نظر نمی‌آید. انجام کار به صورت موثر نه تنها عملکرد شرکت را تقویت می‌کند، بلکه رضایت کارکنان را نیز به دنبال دارد زیرا آنها درک می‌کنند که بهترین تلاش‌شان را انجام داده‌اند.
بعضی از افراد به طور طبیعی توانایی مدیریت زمان را دارند و هر مهارتی را که به آنها یاد بدهد، ابتکار عمل بیشتری از خود نشان می‌دهند. بنابراین، چرا باید مهارت‌های مدیریت زمان را به کارمندان‌تان آموزش دهید؟
در این مقاله ما می‌خواهیم بر تکنیک‌های موثری از مدیریت زمان تمرکز کنیم که شما باید به کارمندان‌تان یاد بدهید تا کارایی‌شان بهبود پیدا کند.
واگذاری اختیارات یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های موثر مدیریت زمان است که تا حد زیادی می‌تواند از اتلاف وقت جلوگیری کند، با این تکنیک شما به کارمندان‌تان یاد می‌دهید که چگونه وظایف‌شان را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم و راحت‌تر آن را مدیریت کنند. زمانی که به تنهایی مشغول هستید، کار کمتری انجام می‌دهید اما زمانی که وظایف را به دیگر کارمندان واگذار می‌کنید، سرعت انجام کار نه تنها بالاتر می‌رود، بلکه با کیفیت بهتری انجام می‌شود.
2- پشت‌گوش‌اندازی
پشت‌گوش‌اندازی معمولا نتیجه‌ی ترس از شکست یا حتی موفقیت یا این باور است که شما نمی‌توانید کارها را به طور کامل انجام دهید. افرادی که در انجام برنامه‌هایشان مردد و آشفته هستند، بیشتر به سمت پشت‌گوش‌اندازی گرایش دارند.
برای مدیریت زمان موثر، خوب است که به کارمندان‌تان خطرپشت‌گوش‌اندازی را یادآوری کنید و اینکه چرا نباید هنگام انجام کار به پشت‌گوش‌اندازی فکر کنند. پشت‌گوش‌اندازی نه تنها زمان زیادی هدر می‌دهد، بلکه میزان بهره‌وری شرکت را هم پایین می‌آورد.
پشت‌گوش‌اندازی واقعا مشکل خاصی را حل نمی‌کند، بلکه آن را به تعویق می‌اندازد.
نکته تلخ آن این است که اگر شما امروز مشکلات‌تان را رها کنید، فردا با مشکلات بیشتری روبرو خواهید شد. کارمندان‌تان هرگز نباید پشت‌گوش‌اندازی را به عنوان یک گزینه ببینند، آنها باید راه‌حل انجام مشکلات را پیدا کنند، فارغ از آنکه مشکل تا چه اندازه دشوار است، این شیوه به بهترین شکل در صرفه‌جویی زمان موثر است.
3- اولویت‌بندی
شما باید به کارمندان‌تان یاد دهید که چگونه بر اساس اهمیت و فوریت، فعالیت‌ها را فهرست‌بندی، دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنند. بسیاری از کارمندان وقت‌شان را صرف فعالیت‌هایی می‌کنند که در آن لحظه اولویت بالایی ندارد و همچنین میزان بهره‌وری شرکت را هم پایین می‌آورند.
زمانی که هر وظیفه را اولویت‌بندی می‌کنید، شما نه تنها مشکلات را در بهترین زمان حل می‌کنید، بلکه اطمینان می‌یابید درخواست‌های مشتریان هم به موقع بررسی می‌شود. زمانی که به کارمندان‌تان یاد می‌دهید چگونه کارهایشان را اولویت‌بندی کنند، آنها در زمان انجام کار صرفه‌جویی می‌کنند، در غیر از این صورت وقت‌شان را صرف فعالیت‌های نه چندان مهم می‌کردند.
4- آزادی عمل
یکی از بهترین تکنیک‌های موثر مدیریت زمان، دادن آزادی عمل به کارمندان است، طوری که احساس کنند خودشان هستند. زمانی که یک فعالیت طبق برنامه خاتمه مییابد، هیچ اهمیتی ندارد چه کسی کار را شروع کرده است. تعدادی از کارمندان در ابتدا، کارهای فوری و سخت را بهتر انجام می‌دهند درحالیکه دیگران با کارهای آسان و دشوار شدن تدریجی راحت‌ترند. مطالعات نشان می‌دهد کارمندان زمانی بهترین عملکردشان را انجام می‌دهند که به شیوه‌ی خودشان به آنها ازادی عمل داده شود.
شما نمی‌توانید آزادی عمل را به کارمندان‌تان یاد بدهید اما می‌توانید کاری کنید که هنگام کار آزاد باشند.
5- کار در هر صورت باید انجام شود
یکی از جنبه‌های مهم مدیریت زمان این است که کار حتما باید انجام شود. حتی اگر فعالیتی ممکن است ترس زیادی به دل کارمندان بیندازید، از آنها بخواهید فوری کار را انجام دهند. شما باید به آنها یاد دهید کار چه با یک شیوه یا به شیوه‌ی دیگری انجام شود، کسی حق ندارد از انجام آن طفره برود.
به کارمندان‌تان بگویید که انجام وظایف‌شان چه تاثیری در گزارش سالیانه، ارتقای شغلی و مزایای‌شان دارد. زمانی که از این چشم‌انداز آگاه شوند، کار را با بهترین کیفیت انجام می‌دهند.
6- به کارمندان‌تان پاداش دهید
شما با دادن پاداش‌های اندک به کارمندان یا ایجاد راهی که آنها بتوانند پاداش بگیرند، قدم بزرگی برمی‌دارید تا کارهایشان را به موقع و با بهترین کیفیت انجام دهند. هر کارمندی که کار بزرگی انجام می‌دهد، دوست دارد که مطرح شود. زمانی که برای کار خوب آنها جایزه می‌دهید، اخلاق کاری‌شان را بهبود می‌بخشید. این ایده هم کیفیت انجام فعالیت را بالا می‌برد و هم سرعت تحویل کار را بهتر می‌کند.
7- دفتر روزانه
زمانی که می‌خواهید مدیریت زمان را به کارمندان‌تان آموزش دهید، اول از همه دفتری در اختیارشان بگذارید تا فعالیت‌شان را در تمام روزهای هفته یادداشت کنند. سپس به آنها بگویید تا دفتر را تحلیل کند و میزان اتلاف وقت را برای هر کار پیدا کنند. اگر این میزان اتلاف وقت را به حداقل ممکن کاهش بدهید، می‌توانید حتماً امیدوار باشید که کارمندان‌تان در مناسب‌ترین زمان بهترین کارایی را نشان می‌دهند.
8– اهداف مدیریت زمان را بسازید
یادتان باشد که تمرکز بر مدیریت زمان رفتار شما را عوض می‌کند نه خود زمان. باید به کارمندان‌تان آموزش دهید از چه راهی میزان اتلاف وقت را کاهش بدهند. برای مثال هدفی را طراحی و تشویق‌شان کنید که هنگام کار به تلفن‌های شخصی جواب ندهند و ببینید چه میزان زمان صرفه‌جویی می‌شود. به کارمندان‌تان کمک کنید اهدافی برای مدیریت زمان بسازند. به این صورت آنها بهره‌وری بیشتری خواهند داشت و خدمات را با کیفیت بهتری انجام می‌دهند.
مقالات خواندنی:
پولار شدن به روش دکتر کاویانی
چگونه مهارت فروش کسب کنم؟
آیا باید یک استراتژی فروش را طراحی کنید؟
۱۰ مورد از بهترین کتاب‌های آموزش فروش
افزایش سریع فروش با تکنیک های اعتمادسازی
چگونه یک کسب‌وکار بین‌المللی بسازیم و محصولات خود را با استفاده از بازاریابی جهانی بفروشیم؟
واقعیتی ناخوشایند درباره برخی از فروشندگان !
۳ دلیل کاهش فروش کسب و کار و راه حل آن ها
مهم‌ترین مهارت فروش کدامند؟ (بروزرسانی 2019)
