به هر طرف که می چرخیم، به نظر می رسد ساختار اداری سنتی با ساعت کاری 8 تا 17، لباس های رسمی و حقوق ماهیانه پیش روی قرار گرفته است. کیت لیستر، رئیس شرکت Global Workplace Analytics و شبکه تحقیقاتی دورکاری که روند کار از راه دور را دنبال کرده و به کسب و کارها برای توسعه یک جایگزین برای کار تمام وقت مشورت می دهد، میگوید شرایط سخت اقتصادی باعث شده است که شرکتها درباره فروش املاک و مستغلات اضافی خود فکر کنند. اما جهش در مشاغل بدون دفتر بیشتر به دلیل بهرهوری است تا صرفهجویی در هزینه محیط های کاری. لیستر، با اشاره به شرکتهای بزرگی که سیاستهای طولانی مدت دورکاری دارند،میگوید: “مدیریت کارمندانی که در نزدیکی محل کار خود زندگی می کنند با کارمندانی که در یک کشور دیگر زندگی می کنند از طریق دورکاری ممکن است.” کارمندان AT&T 5 ساعت بیشتر در هفته نسبت به همکاران تمام وقت خود در خانه کار می کنند. این در حالی است که کارمندان دورکار JD Edwards تا 25 درصد بهره ورتر از همتایان دفتری خود هستند. با تغییرات کوچک، دستاوردهای بزرگ برسید!! با دیدن این ویدیو به اهدافتان با تغییرات کوچک میرسید.
شبکه تحقیقاتی دورکاری دریافته است که یک شرکت معمولی می تواند سالانه 10000 دلار برای هر کارمند پس انداز کند اگر اجازه دهد که کارمندانش فقط نیمی از تایم کاری را دور کار شوند. این پس انداز ناشی از نیاز کمتر به فضای کاری، هزینه های بالاسری، غیبت از کار و بهره وری بالاتر است.
لیستر می گوید: “بیشتر مدیران دوست دارند که بتوانند به پشت سر کارمندان خود نگاه کنند تا مطمئن شوند که کارشان را انجام می دهند. اما مطالعات نشان داده است که کارمندان به طور متوسط 55 تا 60 درصد مواقع پشت میز کار خود نیستند. در عوض، آنها در حال سفر، ملاقات با مشتریان یا معاشرت با همکاران هستند.”
کارمندان انعطاف پذیری در برنامه کاری خود را به همراه توانایی ترکیب زندگی حرفه ای و شخصی خود ترجیح می دهند. هر چه آنها شادتر باشند، مولدتر و وفادارتر هستند. لیستر ادامه می دهد: «کار از راه دور به کسبوکارهای کوچک اجازه میدهد تا در عصر کمبود نیروی کار ماهر با جذب بهترین و باهوشترین افراد با دادن گزینههای کار از راه دور با شرکت های بزرگتر رقابت کنند.”
آشنایی با چارچوبهای کاری سنتی و مدرن
چارچوبهای کاری سنتی و مدرن دو رویکرد متفاوت برای سازماندهی و مدیریت کار در محیط کار هستند. در زیر به شرح کامل هرکدام از این چارچوبها میپردازم:
چارچوب کاری سنتی
چارچوب کاری سنتی معمولاً بر اساس ساختارها و رویههای سنتی و سلسله مراتب سازمانی تمرکز دارد. در این چارچوب، تصمیمات بیشتر از بالا به پایین گرفته میشوند و افراد به عنوان اجزای مجزا از سازمان در نظر گرفته میشوند. برخی ویژگیهای این چارچوب عبارتند از:
- ساختار سلسله مراتبی: سازمانها در چارچوب کاری سنتی عموماً ساختار سلسله مراتبی دارند که در آن وظایف و مسئولیتها به طور سلسله مراتبی تقسیم شده و ارتباط بین اعضای سازمان بیشتر به صورت افقی است.
- تمرکز بر وظایف: در این چارچوب، تمرکز اصلی بر وظایف و انجام کارها است. افراد به طور مستقل و به صورت تخصصی در وظایف خود مشغول به کار میشوند و تمام انرژی و تلاش آنها در انجام وظایف مشخص خود قرار دارد.
- سازمان محور: در چارچوب سنتی، سازمان به عنوان هسته مرکزی در نظر گرفته میشود و تصمیمات مهم از بالا به پایین گرفته میشود. مدیران ارشد سازمان اطلاعات و دانش بیشتری دارند و اعضای سازمان باید دستورات و راهنماییهای مدیران را اجرا کنند.
این چارچوب کاری معمولاً در سازمانهای بزرگ و ساختارهای سنتی مورد استفاده قرار میگیرد. اما این چارچوب ممکن است با محدودیتهایی همراه باشد، مانند کاهش انعطافپذیری در تصمیمگیری و کاهش مشارکت کارمندان در فرآیندهای تصمیمگیری.
چارچوب کاری مدرن:
چارچوب کاری مدرن به سازمانها کمک میکند تا با تغییرات سریع و پویا در محیط کسب و کار روبرو شوند و از نیروی کار خود بهطور بهتری بهرهبرده و نوآوریها را تشویق کنند. چارچوب کاری مدرن بر اساس اصول زیر استوار است:
- تمرکز بر تیم: در چارچوب کاری مدرن، تمرکز بر تیم و همکاری بین اعضای تیم است. اعضای تیم در تصمیمگیریها و حل مسائل به صورت مشترک و مشارکتی همکاری میکنند. این امر به ایجاد انعطافپذیری و خلاقیت بیشتر در سازمان کمک میکند.
- سازمان محور: در چارچوب کاری مدرن، سازمان به عنوان یک واحد معنادار در نظر گرفته میشود، اما تصمیمات و مسئولیتها نه تنها از بالا به پایین، بلکه از پایین به بالا هم گرفته میشوند. این به اعضای سازمان امکان میدهد تا نقش فعالتری در تصمیمگیریها و رسیدن به اهداف سازمانی داشته باشند.
- انعطافپذیری: در چارچوب کاری مدرن، انعطافپذیری مهم است. سازمانها باید قادر باشند به سرعت به تغییرات در محیط کسب و کار و نیازهای مشتریان واکنش نشان دهند. این شامل تغییر ساختاری، فرهنگ سازمانی و رویههای کاری است.
- تمرکز بر افراد: در چارچوب مدرن، تمرکز بر افراد و توانمندسازی آنها است. سازمانها باید برای آموزش و توسعه کارکنان، ایجاد محیط کاری ملایم و پشتیبانی از تعامل و همکاری بین اعضای سازمان اقدام کنند.
چارچوب کاری مدرن به عنوان پاسخی به چالشهای تغییرات سریع و پیچیدگی در محیط کسب و کار توسعه یافته است. این چارچوب ممکن است نیازمند تغییرات سازمانی و تغییر فرهنگ سازمانی باشد تا به طور کامل در سازمان پیاده سازی شود.
مزایای افزایش بهره وری در محیط کار
افزایش بهرهوری در محیط کار میتواند برای کسب و کارها و سازمانها به مزایای قابل توجهی منجر شود. در زیر تعدادی از این مزایا را بررسی میکنم:
- افزایش عملکرد و بهبود عملیات: با افزایش بهرهوری، عملکرد و کارایی کارمندان و تیمها بهبود مییابد. کارمندان با بهرهبرداری بهتر از منابع موجود، زمان و انرژی خود را به بهترین شکل ممکن استفاده میکنند. این امر منجر به بهبود عملکرد کلی سازمان میشود.
- افزایش تولید و کاهش هدررفت: با بهرهبرداری بهینه از منابع، تولید و تحویل محصولات و خدمات به موقع انجام میشود. عملکرد بهتر فرآیندها و کاهش هدررفت در زمینه هایی مانند زمان، مواد اولیه، انرژی و منابع مالی، به موجب افزایش بهرهوری در محیط کار میباشد.
- بهبود رضایتمندی کارمندان: محیط کاری با بهرهوری بالا، معمولاً باعث افزایش رضایتمندی کارمندان میشود. کارمندانی که در یک محیط کاری سازنده و بهینه فعالیت میکنند، احساس میکنند که تواناییها و زمان خود را به بهترین شکل ممکن به کارهای مفید اختصاص میدهند و از نتایج کار خود راضی هستند.
- کاهش هزینهها و افزایش سودآوری: با افزایش بهرهوری، هزینههای غیرضروری کاهش مییابد و منجر به افزایش سودآوری میشود. استفاده بهینه از منابع مالی، انسانی و فنی، به سازمان امکان میدهد تا هزینهها را به حداقل برساند و بهبود سودآوری را تجربه کند.
- ایجاد رقابتپذیری: با بهرهبرداری بهتر از منابع و بهرهوری بالا، سازمانها قادرند تا رقابتپذیری خود را در بازار افزایش دهند. با بهینهسازی فرآیندها و کاهش هزینهها، سازمان میتواند قیمتها را رقابتیتر تعیین کند و محصولات یا خدمات با کیفیت عالی را ارائه دهد.
- ایجاد فرهنگ بهبود مداوم: افزایش بهرهوری در محیط کارمیتواند به ایجاد فرهنگ بهبود مداوم در سازمان کمک کند. با تمرکز بر بهرهبرداری بهتر از منابع و بهینهسازی فرآیندها، سازمان میتواند فضایی را برای ارتقاء مستمر و بهبود عملکرد فراهم کند. این فرهنگ بهبود مداوم باعث میشود تا اعضای سازمان به دنبال راهکارهای نوآورانه و بهترین روشها برای انجام کارها باشند.
- ارتقاء نوآوری: با بهبود بهرهوری، اعضای سازمان تمایل بیشتری به ارائه ایدههای نوآورانه و بهبود فرآیندها و محصولات خواهند داشت. این ارتقاء نوآوری میتواند به رشد و توسعه سازمان کمک کند و آن را از رقبا متمایز سازد.چطور با تحلیل رقبا درآمد خود را دو برابر کنیم؟ صوت زیر پاسخ این سوال را به ما میدهد.
- بهبود ارتباطات و همکاری: محیط کاری با بهرهوری بالا، ارتباطات و همکاری بین اعضای سازمان را تقویت میکند. با بهبود فرآیندها و ارتقای کیفیت کار، اعضای سازمان بهتر میتوانند با یکدیگر همکاری کنند و اطلاعات و تجربیات را به اشتراک بگذارند.
- بهبود سلامت و رفاه: محیط کاری با بهرهوری بالا معمولاً بهبود سلامت و رفاه کارمندان را نیز به همراه دارد. این بهبود میتواند از طریق کاهش استرس و افزایش رضایت شغلی، بهبود فیزیکی و روحی کارمندان را تسهیل کند.
در کل، افزایش بهرهوری در محیط کار به تحقق اهداف سازمانی، افزایش سودآوری و رقابتپذیری، بهبود عملکرد و رضایتمندی کارمندان، ایجاد فرهنگ بهبود مداوم و ارتقاء نوآوری کمک میکند.
چگونه چارچوب های کاری را تغییر دهیم؟
تغییر چارچوب کاری سازمان میتواند یک فرایند چالش برانگیز باشد، اما با رعایت مراحل زیر میتوانید به طور موثری چارچوب کاری سازمان را تغییر دهید:
- تحلیل و توجیه: ابتدا باید دلایل و مبررهای که شما را به تغییر چارچوب کاری سازمان ترغیب کرده است را تحلیل کنید. ممکن است دلایلی مانند نیاز به افزایش انعطافپذیری،تیم سازی و بهبود همکاری تیمی، افزایش نوآوری و تطبیق با تغییرات در محیط کسب و کار باشد. این مرحله شامل بررسی مزایا و معایب تغییر، شناسایی نیازها و تعیین اهداف جدید است.
- آموزش و آگاهیبخشی: آموزش و آگاهیبخشی درباره چارچوب کاری جدید به کارکنان بسیار مهم است. باید توضیح دهید چرا تغییرات صورت میگیرد، چگونه این تغییرات بهبودهایی را به سازمان و اعضای آن ارائه خواهد داد و نقش هر فرد در فرآیند تغییر را توضیح دهید. ارائه آموزشهای لازم و ارتباط با کارکنان به طور مستمر برای پاسخ به سوالات و ابهامات آنها بسیار مهم است.
- ایجاد تیمهای تغییر: ایجاد تیمهای تغییر که از نمایندگان مختلف سازمان تشکیل شدهاند میتواند فرایند تغییر را تسهیل کند. این تیمها مسئول برنامهریزی، اجرا و پیگیری تغییرات هستند و با همکاری و هماهنگی با بخشهای مختلف سازمان، فرآیند تغییر را مدیریت میکنند.
- نمونهسازی و اجرا: نمونهسازی و اجرای چارچوب کاری جدید به صورت محدود و آزمایشی میتواند برای شناسایی نقاط ضعف و بهبودهای لازم مفید باشد. شروع با یک بخش کوچک از سازمان به عنوان نمونه و سپس توسعه و اجرای آن در کل سازمان میتواند ریسک را کاهش دهد و به تجربههای یادگیری برسید.
- ارزیابی و بازخورد: در هر مرحله از فرآیند تغییر، ارزیابی و بازخورد برای ادریافت نتایج و تعیین میزان پیشرفت بسیار مهم است. بازخورد مستمر از کارکنان و سایر افراد مرتبط با سازمان به شما کمک میکند تا دریابید که آیا تغییرات اعمال شده موثر بودهاند یا نیاز به تعدیل دارند. همچنین، بررسی میزان پیشرفت و تجربههای یادگیری در فرآیند تغییر نیز مفید است.
- تسهیم تجربه: تجربیات و یادگیریهای کسب شده در فرآیند تغییر را با سایر سازمانها و تیمهای کاری موفق به اشتراک بگذارید. این امکان را به شما میدهد تا از تجربیات دیگران بهرهبرداری کنید و از خطاها و موفقیتهای آنها استفاده کنید.
- تداوم و بهرهبرداری: تغییر چارچوب کاری یک فرآیند مداوم است و نیازمند تداوم و بهرهبرداری است. باید تمرکز بر حفظ و بهبود چارچوب کاری جدید باشد و سیستمها و فرآیندهای لازم برای پایداری و استمرار تغییر تدارک دیده شوند.
اهمیت ارتباط، همکاری و تعامل با کارکنان و سایر افراد مرتبط با سازمان در طول فرآیند تغییر نیز بسیار مهم است. همچنین، نیاز است تا رهبران و مدیران سازمان تسهیلکننده، حامی و الهامبخش باشند و برای تغییر به عنوان نمونهای شایسته عمل کنند.
به طور خلاصه، تغییر چارچوب کاری سازمان نیازمند برنامهریزی دقیق، آگاهیبخشی، مشارکت و همکاری فراگیر، مدیریت مناسب و تمرکز بر بهبود مستمر است. با پیروی از این مراحل و اصول، میتوانید با موفقیت چارچوب کاری سازمان را تغییر دهید.
اما این کار به این آسانی ها هم نیست و باید فرهنگ اعتماد و نتیجه گرایی وجود داشته باشد. هنگام تنظیم خط مشی دورکاری، باید نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- معیاری را ابداع کنید که به وسیله آن صرفه جویی در هزینه های مربوط به جابجایی کارمندان دور کار را اندازه گیری کنید.
- به کارکنان توضیح دهید که چگونه کیفیت زندگی آنها بهبود می یابد، چگونه موفقیت آنها سنجیده می شود، شرکت چقدر پول پس انداز می کند و چه راه های جدیدی آنها را در ارتباط با شرکت نگه می دارد.
- دورکاری پاره وقت را بررسی کنید. لیستر می گوید: “این یک موضوع صد درصدی نیست. یک کار پاره وقت امکان مدیریت آسانتر زندگی شخصی کارمند را در عین حفظ روابط اجتماعی در دفتر فراهم می کند.”
- برای هر کارمند، اهداف قابل اندازه گیری برای ماه، سه ماهه و سال که نشانگرهای مبتنی بر نتایج دارد و همچنین اهدافی برای مهارت های نرم تر، مانند پاسخ به سوالات همکاران و مشتریان، تعیین کنید.
- سعی نکنید مدل های اداری قدیمی را تکرار کنید. برنامههای جلسات منظم را کنار بگذارید و به جای آن بر جریان ارتباط روانتر و ثابتتری از طریق ایمیل، پیامهای فوری و رسانههای اجتماعی تکیه کنید.
- به طور مشابه، در بررسی سالانه تجدید نظر کنید. درعوض، بازخورد، تصحیح و تمجید را به تمرینی بیدرنگ تبدیل کنید که رفتارها را مدام کنترل میکند. از زمانی که رو در رو ملاقات می کنید نهایت استفاده را ببرید.
- روی فناوری های مناسب سرمایه گذاری کنید. بیش از قابلیت های کنفرانس از راه دور، کار از راه دور نیازمند دسترسی کارمندان به اسناد، پروژه ها و مخاطبین دارد.
- بدانید که چه زمانی باید تلفن را بردارید یا سوار هواپیما شوید. لیستر میگوید: “شما کسی را از طریق اس ام اس اخراج نمیکنید. اعلامیه های مهم، نظم و انضباط و اخراج ها همچنان نیازمند ظرافت بین فردی هستند.”
بهره وری برای کارفرمایان
بهره وری بالاتر
کارفرمایان به دلیل افزایش بهره وری کار از راه دور را ترجیح می دهند. به این ترتیب کارکنان تلاش می کنند تا کار خود را به نحو احسن انجام دهند و به نتایج بهتری دست یابند.
صرفه جویی در هزینه
کارفرمایانی که تیم های تمام وقت یا پاره وقت استخدام می کنند در هزینه هایی مانند مبلمان اداری، تجهیزات کار، اجاره و سایر لوازم اداری صرفه جویی می کنند.
افزایش اشتغال کارکنان
علاوه بر افزایش بهره وری در دور کاری و صرفه جویی در هزینه، امکان افزایش اشتغال دورکارها موجب نجات بسیاری از آنها خواهد شد. در نتیجه، هر چه کارمندان مدت بیشتری در سازمان بمانند، رابطه آنها با کل تیم قوی تر می شود و به شرکت وفادارتر می شوند. در نهایت، تیمی که به خوبی با هم کار می کند به رشد سریعتر شرکت کمک می کند.
معایب دورکاری چیست؟
دورکاری مانند موقعیت های مختلف کاری چالش های خاص خود را دارد. در ادامه رایج ترین معایب دورکاری را شرح می دهیم و نکات مفیدی برای رفع آنها ارائه می دهیم.
بهره وری برای کارمندان
انزوا
یکی از معایب کار در محیطی جدا از تیم، احساس تنهایی است. در واقع دور شدن از شلوغی کار و انجام تکالیف می تواند روز کاری فرد را یکنواخت و خسته کننده کند. برای حل این مشکل می توان از محیط هایی مانند کافی شاپ یا محیط های کاری مشترک نیز استفاده کرد. حضور در چنین اجتماعاتی به افراد احساس اجتماعی بیشتری می دهد.
کاهش انگیزه
دوری از دفتر کار مستلزم انگیزه درونی و خود محور است. زیرا کسی در این محیط وجود ندارد که بر شما و عملکرد شما نظارت داشته باشد. بنابراین، اگر فکر می کنید که به عنوان یک دورکار سرعت خود را کاهش داده اید، محیط جدیدی را امتحان کنید تا حواس پرتی خود را به حداقل برسانید.
عدم دسترسی فوری به تیم
از آنجایی که دورکاری برنامهای انعطافپذیر دارد، افرادی که باید با آنها ارتباط برقرار کنید ممکن است در زمان مورد نظر شما در دسترس نباشند. به عنوان مثال، ممکن است گاهی اوقات یک سوال مهم از همکار خود داشته باشید، اما در طول روز نتوانید با او به صورت آنلاین ارتباط برقرار کنید. معمولاً در چنین شرایطی، تماس با شخص ثالث می تواند مشکل را حل کند. زمانبندی کارها از قبل نیز میتواند به کاهش چنین نیازهای غیرمنتظرهای کمک کند.
بهره وری برای کارفرمایان
افزایش احتمال حواس پرتی در کارکنان
تمرکز کارمندان در محیط اداری رسمی نیز ممکن است کاهش یابد، اما بیشتر احتمال دارد که افرادی که از راه دور کار می کنند حواس پرتی را تجربه کنند. کار در خانه، بسته به زندگی شخصی کارمند، می تواند منجر به مشکلاتی مانند بچه دار شدن، گذراندن وقت اضافی با همسر، تفریح با حیوانات خانگی یا تماشای تلویزیون و … شود.
بیزاری از جامعه
کار با هم به عنوان یک تیم و در یک فضای مشترک، روابط اجتماعی کارفرمایان را بهبود می بخشد و فرصتی برای ارتباط بیشتر با دیگران فراهم می کند. علاوه بر این، دورکاری طبیعتاً تمایل افراد به انزوا را افزایش می دهد و این ممکن است به تدریج منجر به طرد اجتماعی آنها شود. بسیاری از شرکت های دورکاری از راه حل هایی مانند کنفرانس آنلاین، چت آنلاین با همکاران و سایر ابزارهای مخابراتی برای حل این مشکلات و حفظ روابط اجتماعی افراد استفاده می کنند.
کاهش قابلیت اطمینان و مسئولیت پذیری
با کاهش نظارت بر عملکرد کارکنان، قابلیت اطمینان و مسئولیت پذیری آنها ممکن است به اندازه کار در یک محیط رسمی شرکت نباشد. برای حل این مشکل می توان از روش ارزیابی عملکرد هفتگی کارکنان استفاده کرد. در واقع به بهبود عملکرد آنها کمک می کند و آنها را تشویق می کند تا بیشتر کار کنند.
سخن پایانی
چه نویسنده باشید، چه تاجر یا راننده کامیون، یک چیز مسلم است: شغل و حرفه شما در طول زمان تغییر خواهد کرد. تکنولوژی، سلیقه مردم و عوامل مختلف دائما در حال تغییر هستند و شما باید بتوانید خود را با آن سازگار کنید. شاید یکی از عمیقترین تأثیرات تغییر چارچوب های کاری این باشد که به شما کمک میکند تا خود را تطبیق دهید. ذهن شما روی ایده ها یا راه حل ها یا موقعیت های جدید متمرکز نخواهد شد، بنابراین بهتر می توانید واکنش نشان دهید و اقدام کنید.
سوالات متداول
-
چرا تغییر چارچوب های کاری میتواند بهره وری را افزایش دهد؟
تغییر چارچوب های کاری میتواند بهره وری را افزایش دهد زیرا باعث میشود تا فرآیندها بهبود یابند، ایدههای نوآورانه مطرح شوند و تیمها به صورت هماهنگتری کار کنند.
-
چگونه میتوانیم تغییر چارچوب های کاری را مدیریت کنیم؟
برای مدیریت تغییر چارچوب های کاری، ابتدا باید اهداف و نیازهای سازمان را شناسایی کنیم. سپس برنامهریزی مناسبی انجام داده و تغییرات را به تیمها معرفی کنیم. همچنین، ارتباط موثر با تیمها و ارائه آموزشهای لازم نیز بسیار مهم است.
-
چگونه میتوانیم تیم را برای تغییر آماده کنیم؟
برای آماده سازی تیم برای تغییر، ابتدا باید ارزیابی کنیم که آیا اعضای تیم آمادگی لازم را برای تغییر دارند یا خیر. سپس با ارائه اطلاعات و آموزشهای لازم، آنها را برای تغییر آماده کنیم. همچنین، ارتباط با تیم و شنیدن نظرات و ایدههای آنها نیز بسیار مهم است.
-
چگونه میتوانیم از تغییر چارچوب های کاری بهره ببریم؟
برای بهره برداری از تغییر چارچوب های کاری، باید به تحلیل دادهها و معیارهای عملکرد توجه کنیم. با بررسی دادهها و ارزیابی عملکرد، میتوانیم از نقاط قوت و ضعف تغییرات استفاده کنیم و بهبودهای لازم را اعمال کنیم.
-
چگونه میتوانیم تغییر چارچوب های کاری را به تیم ارائه دهیم؟
برای ارائه تغییر چارچوب های کاری به تیم، باید ابتدا ارتباط با تیم را برقرار کنیم و به آنها توضیح دهیم که چرا تغییر لازم است. همچنین، باید از روشهای ارتباطی موثر استفاده کنیم و با تیم در مورد تغییرات بحث و گفتگو کنیم.