قبل از آشنایی با چرخه دمینگ، فرض میکنیم که امتیاز رضایت مشتری شما در وب‌سایت امتیازدهی کسب‌وکارها پایین آمده است. بررسی نظرات اخیر نشان می‌دهد که مشتریان از تحویل دیرهنگام و آسیب‌دیدگی محصولات حین جابه‌جایی شکایت دارند. بنابراین، تصمیم می‌گیرید یک پروژه‌ی آزمایشی کوچک را برای یک ماه اجرا کنید. در این پروژه، محصولات تعداد مشخصی از مشتریان را توسط تأمین‌کننده‌ی جدیدی تحویل می‌دهید و از بازخوردهای مثبت آن خوشحال می‌شوید. از این رو، تصمیم می‌گیرید که در آینده برای تحویل تمام سفارش‌ها از این تأمین‌کننده استفاده کنید.
این کار، عملکردی است که چرخه دمینگ یا چرخه PDCA (Plan, Do, Check, Act) نامیده می‌شود. چرخه دمینگ ابزاری است متداول برای دستیابی به بهبود مستمر در کسب‌وکار شما. این چرخه شامل مراحل برنامه‌ریزی (Plan)، اجرا (Do)، بررسی (Check) و اقدام (Act) می‌شود.
در مرحله برنامه‌ریزی، شما برنامه‌ای را طراحی می‌کنید تا مشکلات را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی برای حل آنها ارائه دهید. سپس در مرحله اجرا، این برنامه را اجرا می‌کنید. در مرحله بررسی، نتایج اجرا را ارزیابی کرده و بازخوردها و داده‌های به دست آمده را بررسی می‌کنید. و در نهایت، در مرحله اقدام، بر اساس بازخوردها و داده‌های به دست آمده، اقدامات مناسبی را برای بهبود وضعیت انتخاب و اعمال می‌کنید.
با استفاده از چرخه دمینگ، می‌توانید بهبود مستمر در کسب‌وکار خود را تضمین کنید و با رفع مشکلات و بهبود فرآیندها، رضایت مشتری را افزایش دهید.
معرفی چرخه دمینگ
چرخه دمینگ یا PDCA مخفف عبارت Plan-Do-Check-Act است که به معنای برنامه ریزی ، انجام ، بررسی و اقدام است. این مدل یک ابزار مدیریت پروژه چهار مرحله ای است که به اجرای بهبود مستمر در کسب و کارها کمک می کند. چرخه دمینگ شامل آزمایش سیستماتیک راه حل های ممکن ، ارزیابی نتایج و اجرای روش هایی است که کارآمد هستند.
در این شیوه ، قبل از به روزرسانی روال‌ها و روش‌های کاری در سطح شرکت، پیشرفت‌های آزمایشی را در مقیاس کوچک بررسی میکنیم.
علاوه بر نام PDCA ، این چرخه به نام PDSA (Plan-Do-Study-Act) هم شناخته می‌شود. همچنین به آن چرخه دمینگ (Deming) و چرخه شوهارت (Shewhart) هم گفته می‌شود. این مدل مبتنی بر روش علمی حل مسئله است و توسط دکتر ویلیام ادواردز دمینگ، که از نظر خیلی از متخصصان، رهبر فکری پیشرو در کنترل کیفیت مدرن به حساب می‌آید، معروف شده است.
استفاده از چرخه دمینگ در یک برنامه تعمیر و نگهداری می‌تواند بهبود مستمر را تسریع بخشد و در بهینه‌سازی فرآیندها و عملیات به شرکت کمک کند. اگر هر مرحله به طور مداوم و صحیح انجام شود، تکرارها می‌توانند سریع‌تر انجام شوند که بهبودها هم سریع‌تر اتفاق بیفتد.
مراحل چرخه دمینگ
مهمترین کاربرد چرخه دمینگ یا PDCA، حل مشکلات و پیاده‌سازی دقیق و روش‌مند راه حل‌ها است. برای استفاده درست از این چرخه، لازم است در ابتدا به خوبی مراحل آن را بشناسید.
1- برنامه: (Plan) در این مرحله، ابتدا باید مشکل یا فرصت مورد نظر را به دقت شناسایی و تحلیل کنید. این مشکل می‌تواند مربوط به کاهش کیفیت محصولات، افزایش هزینه‌ها، یا حتی عدم رضایت مشتریان باشد. همچنین، فرصت‌ها می‌توانند شامل ایجاد محصولات جدید، ورود به بازارهای جدید، یا بهبود فرآیندهای داخلی باشند.
بعد از شناسایی مشکل یا فرصت، باید ایده‌ها و راهکارهای مختلف برای حل مسئله یا بهره‌برداری از فرصت را بررسی کنید. در این مرحله، توجه به اطلاعات کلیدی مانند داده‌های بازار، بازخوردهای مشتریان، و تحلیل رقبا بسیار حیاتی است.
پس از بررسی ایده‌ها، باید یک برنامه عملیاتی برای پیاده‌سازی انتخاب شده تهیه کنید. این برنامه باید شامل زمان‌بندی، منابع مورد نیاز، مسئولیت‌ها، و اهداف کلی باشد. همچنین، باید از ابزارها و فنون مدیریت پروژه استفاده کرده و ریسک‌های مرتبط با پیاده‌سازی را شناسایی و مدیریت کنید.
2- عمل : (Do) در این مرحله، ایده یا راهکار انتخاب شده را در یک پروژه آزمایشی و در یک محیط کنترل شده اجرا می‌کنید. این مرحله اجرایی است و شامل انجام فعالیت‌های مربوط به پروژه آزمایشی، ارتباط با تیم، و مدیریت منابع است.
پیاده‌سازی پروژه آزمایشی باید با دقت و صحت بالا انجام شود. در این مرحله، اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی نتایج باید به دقت جمع‌آوری شود. همچنین، باید از روش‌های ثبت داده و اندازه‌گیری که توسط تیم توسعه و پشتیبانی انتخاب شده استفاده کنید.
3- بررسی : (Check) در این مرحله، نتایج و داده‌های جمع‌آوری شده را با اهداف و نتایج مورد انتظار مقایسه می‌کنید. هدف این مرحله، ارزیابی عملکرد پروژه آزمایشی و اطمینان از میزان توافق آن با اهداف مطرح شده است.
برای انجام این ارزیابی، می‌توانید از ابزارهای مختلفی مانند نمودارهای میانگین، آنالیز علت و معلول، و مقایسه نتایج با استانداردها استفاده کنید. در صورت لزوم، می‌توانید به منابع خارجی نیز مراجعه کرده و مشاوره بگیرید.
4- اجرا : (Act) در این مرحله، با توجه به نتایج بررسی، تصمیم‌گیری درباره ادامه یا تغییر مسیر پروژه آزمایشی انجام می‌شود. اگر نتایج مطلوب بودند، باید برنامه را به مرحله بعدی انتقال داده و اقدامات لازم برای پیاده‌سازی بهبودها را انجام داد. اما اگر نتایج نامطلوب بود، باید به تجزیه و تحلیل دقیق تر داده‌ها پرداخته و تغییرات مورد نیاز را در برنامه انجام داد. این مرحله ادامه‌دار است و ممکن است به چرخه اولیه بازگشته و تغییرات جدیدی را در برنامه اعمال کنید.
با استفاده از این چرخه، می‌توانید بهبود مستمر در کسب و کار خود را رقم بزنید و به راه‌های جدیدی برای بهبود محصولات و خدمات دست پیدا کنید.
کاربرد چرخه دمینگ
چرخه PDCA/PDSA در هر نوع سازمانی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد و به بهبود هر فرایند یا محصولی کمک کند. این روش با شکستن اهداف به گام‌های کوچک‌تر یا مراحل توسعه و بررسی روش‌های بهبود هریک، بهبود مستمر را ترویج می‌دهد.
استفاده از چرخه دمینگ، به ویژه در پیاده‌سازی طرح‌های مدیریت کیفیت جامع یا شش سیگما و بهبود کلی فرایندهای کسب‌وکار، بسیار مفید است. با این روش، می‌توانید مسائل را به شکل سیستماتیک تجزیه و تحلیل کرده و به راحتی راه‌حل‌های موثری را پیدا کنید.
اما باید توجه داشت که استفاده از چرخه PDCA ممکن است زمان‌بر باشد و نیاز به صبر داشته باشد. به علاوه، این روش مستلزم پذیرش گسترده از سوی اعضای تیم است. در صورتی که سازمان شما به نوآوری‌های بنیادین نیاز دارد، این روش ممکن است به اندازه کافی امکانات نوآوری را ارائه ندهد و برای مدیریت مسائل فوری و ضروری، مناسب نباشد.
چرخه PDCA یک ابزار قدرتمند برای بهبود مستمر در سازمان‌ها است که با رویکردی سیستماتیک و تمرکز بر داده‌ها، به ارتقای عملکرد و کیفیت خدمات و محصولات کمک می‌کند.
مزایای چرخه دمینگ
چرخه PDCA به‌طور مستمر تکرار می‌شود و به عنوان یک ابزار تنظیم استاندارد می‌تواند به موجبیت‌های متعددی کمک کند. یکی از مهمترین مزایای استفاده از این مدل، ایجاد یک فرآیند مستند و قابل تکرار برای مدیریت مشکلات و بهبود مستمر است. با این رویکرد، اعضای سازمان می‌توانند مشکلات را شناسایی و بهبودهای لازم را اعمال کنند، که این می‌تواند به افزایش بهره‌وری و کارایی منجر شود.
یکی از مزایای دیگر چرخه PDCA ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در سازمان است. اعضای تیم با آگاهی از فرآیند بهبود مستمر، به دنبال راه‌های بهبود فرایندها و کاهش مشکلات هستند. این فرهنگ می‌تواند به سازمان شما یک مزیت رقابتی منحصر به فرد در صنعت دهد و رضایت مشتری را افزایش دهد.
کاهش خطر نیز یکی از مزایای اصلی استفاده از چرخه PDCA است. با تجزیه و تحلیل خطاها و اشتباهات در فرآیند و اعمال بهبودهای لازم، خطرهای مرتبط با عملیات کسب و کار کاهش می‌یابد و این به سودآوری و استقرار سازمان کمک می‌کند.
چرخه PDCA یک ابزار قدرتمند برای بهبود مستمر در سازمان‌ها است که با ایجاد یک روند مداوم و قابل تکرار برای شناسایی و حل مشکلات، به ارتقای کیفیت و عملکرد سازمان کمک می‌کند.
نتیجه گیری
ابتدا مفهوم چرخه دمینگ مورد بررسی قرار گرفت. دمینگ، بنیان‌گذار چرخه بهبود مستمر، از مراحل برنامه‌ریزی، عمل، تحقیق و اجرا استفاده می‌کرد. او تأکید داشت که تمرکز بر بررسی، به پیاده‌سازی تغییرات بیشتر مرتبط است. چرخه PDCA امکان حل مشکلات را فراهم می‌کند و با استفاده از مراحل دقیق و روش‌مندی این چرخه، می‌توان راه‌حل‌ها را پیاده‌سازی کرد.
