راهنمای جامع سیستم سازی کسب و کار

در هر کسب و کاری ایجاد سیستم سازی بسیار مهم است. شاید بتوان گفت که حیات آن به سیستم سازی هدفمند وابسته است. هر کسی در هر مرحله از زندگی به صورت آگاهانه یا نا آگاهانه در حال سیستم سازی بوده است . به عنوان مثال زمانی که می خواهید به یک پیک نیک بروید تعیین می کنید که چه کسی چه کاری را انجام داده و یا چه مواردی را برای پیک نیک تهیه کند. با این وجود سیستم سازی کسب و کار موضوع جدیدی به نظر می رسد و کمتر شنیده شده است.این احتمال نیز وجود دارد که سیستم سازی کسب و کار را قسمتی از فعالیت مهندسان صنایع دانسته و کاری تخصصی در نظر گرفته باشید. این درست است که مهندسان صنایع سال های زیادی است که دارای تفکر سیستمی بوده اند اما عنوان سیستم سازی کسب و کار، به طور عمومی به تازگی به کار گرفته می شود.

سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی در کسب و کار از آن جایی ایجاد شد که مطابق با عقیده صاحب نظران ، می توان با انجام کار کمتری ، میزان سود بیشتری را به دست آورده و با آرامش بیشتر زندگی کرد. در گذشته تمامی کسب و کار ها در دو شکل فعالیت داشتند. کسب و کارهایی که بزرگ که سیستم سازی در آن ها ایجاد می شد و یا کسب و کارهای کوچک که جایگاهی در این مقوله نداشتند. امروزه با وجود کسب و کارهای بسیاری که نوظهور بوده و یا استارتاپ های ایجاد شده ، نیاز به رویکرد سیستمی الزامی و ضروری شده است. در این بنگاه ها اهمیت وجود سیستم سازی کسب و کار به خوبی احساس شده و طراحی های لازم صورت گرفته است.

عناصر سیستم سازی چیست؟

عناصر سیستم سازی کسب و کار متشکل از مولفه‌های اساسی هستند که با هم تعامل دارند و به سازمان کمک می‌کنند تا به طور کارآمد و هماهنگ عمل کند. در زیر به شرح دو مولفه اساسی سیستم سازی کسب و کار و ارتباط بین آنها می‌پردازم:

1. فرآیندها:

   فرآیندها، مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط و متوالی هستند که به منظور انجام یک هدف خاص در سازمان انجام می‌شوند. فرآیندها می‌توانند از جنبه‌های مختلفی مانند تولید، فروش، مدیریت منابع انسانی، مالی و غیره، مشخص شوند. این فرآیندها باعث جریان اطلاعات، مواد و منابع در سازمان می‌شوند و به وسیله‌ی آنها اهداف سازمانی برآورده می‌شوند. به طور معمول، فرآیندها شامل ورودی (منابع و اطلاعات ورودی)، فعالیت‌ها (عملیات و واحدهای کاری) و خروجی (نتیجه و محصول نهایی) هستند.

2. ساختار سازمانی:

   ساختار سازمانی، الگوی تنظیم شده‌ای است که روابط، مسئولیت‌ها، قدرت تصمیم‌گیری و ارتباطات داخل سازمان را تعیین می‌کند. این ساختار بر اساس نوع کسب و کار، اندازه سازمان، هدف‌ها و استراتژی‌ها متفاوت است. ساختار سازمانی می‌تواند شامل واحدها، بخش‌ها، تیم‌ها و سطوح مدیریتی مختلف باشد. ارتباطات و هماهنگی بین اعضای سازمان و ارتباط با محیط خارجی نیز در ساختار سازمانی مدنظر قرار می‌گیرد.

ارتباط بین عناصر سیستم سازی کسب و کار

عناصر سیستم سازی کسب و کار یک تعامل پویا با یکدیگر دارند. فرآیندها به عنوان مهمترین مولفه سیستم سازی کسب و کار، توسط ساختار سازمانی هدایت می‌شوند و در عین حال، ساختار سازمانی نیز بر اساس نیازها و خصوصیات فرآیندها تنظیم می‌شود. به عنوان مثال، تغییرات در یک فرآیند ممکن است نیاز به تغییرات در ساختار سازمانی داشتهباشد، مانند ایجاد واحدهای جدید، تغییر در وظایف و مسئولیت‌ها و تعاملات بین واحدها. از طرفی، ساختار سازمانی به فرآیندها راهنمایی می‌کند و مشخص می‌کند که چگونه اطلاعات و تصمیمات در سازمان جریان پیدا کنند و به چه صورت هماهنگی و همکاری بین اعضای سازمان صورت بگیرد.

به طور خلاصه، فرآیندها و ساختار سازمانی به طور همزمان و تعاملی در سیستم سازی کسب و کار عمل می‌کنند و توازن میان آنها می‌تواند بهبود کارایی، هماهنگی و عملکرد سازمان را به دنبال داشته باشد.

مراحل سیستم سازی کسب و کار

مراحل سیستم سازی کسب و کار عملیاتی هستند که در طول آنها سازمان فرآیندها، ساختار و سیستم‌های خود را بهبود می‌بخشد و به تغییرات و نیازهای روزمره واکنش نشان می‌دهد. در زیر به شرح مراحل سیستم سازی کسب و کار می‌پردازیم:

1. تحلیل و شناخت فرآیندها و ساختار سازمان:

   در این مرحله، فرآیندها و ساختار سازمانی بررسی و تحلیل می‌شوند. این شامل شناخت و توصیف دقیق فرآیندها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، محاسبه عملکرد موجود و تعیین نیازهای بهبود است. همچنین، ساختار سازمانی شناسایی و ارزیابی می‌شود تا مشکلات موجود و نیازهای تغییرات مشخص شوند.

2. طراحی و ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی:

   در این مرحله، سیستم‌های اطلاعاتی جدید یا به روز رسانی شده طراحی و ایجاد می‌شوند. این شامل تعیین نیازمندی‌های سیستم، طراحی ساختار داده‌ها، توسعه نرم‌افزار و اجرای آن در سازمان است. هدف اصلی در این مرحله، بهبود جریان اطلاعات و دسترسی به اطلاعات موثر و به‌موقع است.

3. پیاده‌سازی و اجرای سیستم سازی کسب و کار:

   در این مرحله، سیستم سازی کسب و کار در سازمان پیاده‌سازی می‌شود. این شامل اجرای تغییرات مورد نیاز در فرآیندها، ساختار سازمانی و سیستم‌های اطلاعاتی است. نیاز به آموزش و آگاهی کارکنان، تغییر فرهنگ سازمانی و تلفیق فناوری‌های جدید ممکن است در این مرحله وجود داشته باشد.

4. ارزیابی و بهبود پیوسته سیستم سازی کسب و کار:

   در این مرحله، سیستم سازی کسب و کار مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و بهبود‌های لازم در پیاده‌سازی صورت می‌گیرد. این شامل اندازه‌گیری عملکرد، مقایسه با استانداردها و اهداف تعیین شده، شناسایی مشکلات و نقاط ضعف، و ایجاد فرآیندهای بهبود است. این مرحله بهبود پیوسته و مداوم را در سیستم سازی کسب و کارمراحل سیستم سازی کسب و کار عملیاتی هستند که در طول آنها سازمان فرآیندها، ساختار و سیستم‌های خود را بهبود می‌بخشد و به تغییرات و نیازهای روزمره واکنش نشان می‌دهد. در زیر به شرح مراحل سیستم سازی کسب و کار می‌پردازم:

5. تحلیل و شناخت فرآیندها و ساختار سازمان:

   در این مرحله، فرآیندها و ساختار سازمانی بررسی و تحلیل می‌شوند. این شامل شناخت و توصیف دقیق فرآیندها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، محاسبه عملکرد موجود و تعیین نیازهای بهبود است. همچنین، ساختار سازمانی شناسایی و ارزیابی می‌شود تا مشکلات موجود و نیازهای تغییرات مشخص شوند.

6. طراحی و ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی:

   در این مرحله، سیستم‌های اطلاعاتی جدید یا به روز رسانی شده طراحی و ایجاد می‌شوند. این شامل تعیین نیازمندی‌های سیستم، طراحی ساختار داده‌ها، توسعه نرم‌افزار و اجرای آن در سازمان است. هدف اصلی در این مرحله، بهبود جریان اطلاعات و دسترسی به اطلاعات موثر و به‌موقع است.

7. پیاده‌سازی و اجرای سیستم سازی کسب و کار:

   در این مرحله، سیستم سازی کسب و کار در سازمان پیاده‌سازی می‌شود. این شامل اجرای تغییرات مورد نیاز در فرآیندها، ساختار سازمانی و سیستم‌های اطلاعاتی است. نیاز به آموزش و آگاهی کارکنان، تغییر فرهنگ سازمانی و تلفیق فناوری‌های جدید ممکن است در این مرحله وجود داشته باشد.

8. ارزیابی و بهبود پیوسته سیستم سازی کسب و کار:

   در این مرحله، سیستم سازی کسب و کار مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و بهبود‌های لازم در پیاده‌سازی صورت می‌گیرد. این شامل اندازه‌گیری عملکرد، مقایسه با استانداردها و اهداف تعیین شده، شناسایی مشکلات و نقاط ضعف، و ایجاد فرآیندهای بهبود است.

9. نگهداری و پشتیبانی:

   در این مرحله، سیستم سازی کسب و کار به صورت مداوم نگهداری و پشتیبانی می‌شود. این شامل رصد و نظارت بر عملکرد سیستم، رفع خطاها و مشکلات فنی، ارتقاء و به روزرسانی سیستم، مدیریت امنیت و حفاظت از اطلاعات، و ارائه پشتیبانی فنی به کاربران است. هدف اصلی در این مرحله، حفظ عملکرد بهینه و پایداری سیستم است.

10. بهبود مستمر:

   بهبود مستمر یکی از مراحل مهم سیستم سازی کسب و کار است. در این مرحله، با توجه به بازخوردها و نتایج ارزیابی‌ها، تغییرات و بهبودهای لازم در سیستم اعمال می‌شود. این شامل شناسایی نقاط ضعف، ارائه راهکارهای بهبود، اجرای تغییرات و ارزیابی تأثیر آنها است. هدف اصلی در این مرحله، بهبود مداوم و پیشرفت سیستم سازی کسب و کار است.

توجه داشته باشید که مراحل سیستم سازی کسب و کار ممکن است در هر سازمانی متفاوت باشد و به نیازها و شرایط خاص آن سازمان وابسته باشد. همچنین، این مراحل به صورت پیوسته و مکرر انجام می‌شوند تا سازمان بتواند با تغییرات محیطی و نیازهای روزمره سازگاری داشته باشد و بهبود پایداری را تجربه کند.با گوش دادن به صوت زیر و انجام این کار ساده تو کسب و کارتون پیشرفت کنید !

مزایای ایجاد سیستم سازی کسب‌وکار

از جمله مزایایی که سیستم سازی می تواند در کسب و کارهای مختلف داشته باشد می توان به موارد ذیل اشاره نمود.

1-با انجام کار کمتری می توان به سود بیشتر و ثروت زیادتری دست یافت .

2-با کمک این سیستم می توان مسئولیت ها را به کارمندان واگذار نمود.

3-این سیستم قابلیت ایجاد برون سپاری و سپردن مسئولیت ها به افرادی بیرون از مجموعه را دارد.

4- استفاده از وقت در محیط کاری برای فعالیت های مهم تر ممکن می شود زیرا فکر آزاد است.

5-نیاز کمتر به حضور فیزیکی بوده و کارها به شکل خودکار پیش می رود.

6- تصمیمات لحظه ای و پراکنده حذف شده و کسب و کار شکلی منسجم به خود می گیرد که می تواند در رشد برند تاثیری مثبت داشته باشد.

7- حل مسائل مربوط به کسب و کار به صورت سیستماتیک بوده و خطای کمتری ایجاد می شود و نهایتا ضرر و زیان در کسب و کار کمترخواهد بود.

8- با ایجاد سیستم سازی در کسب و کار می توان آن را توسعه و گسترش داد.

9-ایجاد تعادل در کار و زندگی می تواند رضایت مندی خانواده و فرد را بالاتر برده و آرامش بیشتری را ایجاد نماید.

10-مسائل شغلی بین پرسنل به حداقل رسیده بنابر این دارای افزایش بهره وری خواهید بود.

11- امکان ارزیابی کسب و کار به وجود آمده و می توان عیب یابی نموده و راه حل های مناسب آن را یافت.

چالش‌ها و راهکارهای پیاده‌سازی سیستم سازی کسب و کار

چالش‌ها و راهکارهای پیاده‌سازی سیستم سازی کسب و کار:

مقابله با مقاومت در تغییرات سازمانی

   چالش اصلی در پیاده‌سازی سیستم سازی کسب و کار، مقاومتی است که ممکن است در بین کارکنان و اعضای سازمان به وجود آید. برخی افراد ممکن است به دلیل ترس از تغییر، عدم آشنایی با سیستم جدید یا تاثیراتی که ممکن است بر روی وظایف و فعالیت‌هایشان داشته باشد، مقاومت نشان دهند.

   راهکارها:

• ارتباط و ارائه اطلاعات: ارتباط کامل و شفاف با کارکنان و اعضای سازمان، توضیح و ارائه اطلاعات کافی درباره اهداف، مزایا و نیازمندی‌های سیستم سازی کسب و کار، می‌تواند مقاومت را کاهش دهد.
• شناخت و توجیه مزایا: آگاهی افراد از مزایا و فوایدی که سیستم سازی کسب و کار برای سازمان و خودشان به همراه دارد، می‌تواند اراده و همکاری آنها را افزایش دهد.
• آموزش و آماده‌سازی: ارائه آموزش‌های مناسب و آماده‌سازی کارکنان برای استفاده از سیستم جدید، می‌تواند نگرانی‌ها و مقاومت را کاهش دهد.

تأمین منابع مالی و انسانی مناسب

   برای پیاده‌سازی سیستم سازی کسب و کار، نیاز به منابع مالی و انسانی مناسب است. این ممکن است چالشی در برخی سازمان‌ها باشد، زیرا ممکن است هزینه‌ها و نیازمندی‌های پروژه بر سر توانایی مالی سازمان باشد. همچنین، تأمین نیروی انسانی کافی با مهارت‌های لازم نیز ممکن است چالشی باشد.

   راهکارها:

• برنامه‌ریزی مالی: برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت بازاریابی منابع مالی به‌طور کامل، ازجمله بودجه‌بندی صحیح و تخصیص منابع به پروژه، می‌تواند کمک کند تا هزینه‌ها کنترل شده و منابع مالی تأمین شوند.
• جذب و ارتقاء نیروی انسانی: جذب نیروهای با تجربه و مهارت‌های لازم، یا ارتقاء مهارت‌های کارکنان فعلی ازطریق آموزش و آماده‌سازی، می‌تواند کمک کند تا نیروی انسانی مناسب برای پیاده‌سازی سیستم سازی کسب و کار فراهم شود.

مدیریت تغییرات و اثربخشی آن در سازمان

   تغییرات در سازمان ممکن است مقاومت و مخالفت را به همراه داشته باشد و مدیریت این تغییرات به درستی و بهبود عملکرد سازمان باید مورد توجه قرار گیرد.

   راهکارها:

1. برنامه‌ریزی تغییرات: برنامه‌ریزی دقیق و مدیریتی از تغییرات، شامل شناسایی اهداف، تعیین مراحل اجرا، تخصیص منابع و زمان‌بندی، می‌تواند کمک کند تا تغییرات بهبود یافته و مدیریت شوند.
2. ارتباطات فعال: ارتباط مداوم با اعضای سازمان و توضیح و تبیین تغییرات، اهداف و مزایا، و درک نیازمندی‌ها و نگرانی‌های آنها، می‌تواند اثربخشی تغییرات را افزایش دهد.
3. مشارکت کارکنان: شرکت کارکنان در فرآیند تصمیم‌گیری و اجرای تغییرات، به عنوان نمایندگان سازمان، می‌تواند اراده و تعهد آنها را افزایش دهد.
4. ارزیابی و بازخورد: ارزیابی مداوم اثربخشی تغییرات و دریافت بازخورد از کارکنان و اعضای سازمان، می‌تواند کمک کند تا تغییرات بهبود یابند و به نیازهای سازمان واکنش نشان دهند.
5. توجه داشته باشید که هر سازمان ممکن است با چالش‌ها و موقعیت‌های منحصر به فرد خود روبرو شود، بنابراین راهکارها می‌توانند بر اساس شرایط خاص هر سازمان تنظیم شوند. همچنین، مدیریت تغییرات به عنوان یک فرآیند پیچیده و مداوم، نیاز به توجه و همکاری تمام اعضای سازمان دارد.

سیستم سازی کسب و کار

از کجا بفهمیم به سیستم سازی در کسب وکار نیاز داریم؟

سیستم سازی کسب وکار یکی از مهم ترین گام هایی است که هر کارآفرین و مدیر باید برای رشد پایدار، کاهش وابستگی، و ایجاد ساختار حرفه ای بردارد. اما چطور می توان تشخیص داد که اکنون زمان مناسبی برای شروع این فرآیند است؟ در ادامه، به نشانه ها و شرایطی اشاره می کنیم که اگر آن ها را تجربه می کنید، بدون شک وقت آن رسیده که کسب وکارتان را سیستمی کنید.

زمانی که تیم سازی یا گسترش تیم در جریان است:

هر زمان که تیم شما بزرگ تر می شود یا قرار است تیمی از صفر ساخته شود، نیاز به سیستم سازی بیش از هر زمان دیگری احساس می شود. در این مرحله، نبود ساختار مشخص و رویه های کاری منجر به بی نظمی، تعارض، کاهش کیفیت خدمات و اتلاف وقت می شود.

سیستم سازی کمک می کند تا:

• وظایف بین اعضا به درستی تقسیم شود.
• شرح شغلی افراد مشخص و شفاف باشد.
• فرآیندهای همکاری، ارتباطات داخلی و پیگیری ها از قبل برنامه ریزی شده باشد.

نکته جالب اینکه در بسیاری از موارد، سیستم سازی حتی نیاز شما به استخدام های متعدد را کاهش می دهد. وقتی سیستم ها به خوبی طراحی شده باشند، نیروهای فعلی می توانند با بهره وری بالاتر، امور را مدیریت کنند.

زمانی که خودتان نیاز به آزادی و زمان بیشتر دارید:

اگر شما به عنوان بنیان گذار یا مدیر همیشه درگیر ریزترین جزئیات اجرایی هستید و از صبح تا شب بدون وقفه کار می کنید، باید هشدار را جدی بگیرید. این مدل کار کردن نه تنها باعث فرسودگی ذهنی می شود، بلکه باعث می شود کسب وکار شما فقط تا زمانی زنده بماند که شما زنده و فعال باشید!

هدف نهایی سیستم سازی، رسیدن به آزادی زمانی و آزادی ذهنی است. یعنی بتوانید بخش زیادی از کارها را واگذار کنید، بدون اینکه دغدغه ی افت کیفیت یا ناهماهنگی داشته باشید. بتوانید چند روز به سفر بروید یا وقت بیشتری را صرف خانواده و علایق شخصی تان کنید، بدون آنکه نگران توقف کسب وکار باشید.

سیستم سازی یعنی ساختن یک کسب وکار خودگردان. کسب وکاری که نه تنها بدون شما هم به کار خود ادامه می دهد، بلکه هر روز رشد می کند و بزرگ تر می شود.

زمانی که به دنبال جذب سرمایه گذار یا فروش برند خود هستید:

اگر در مسیر توسعه ی کسب وکارتان به فکر جذب سرمایه گذار افتاده اید یا حتی قصد فروش برند خود را دارید، حتماً باید به این سؤال پاسخ بدهید:
“آیا این کسب وکار بدون حضور من هم می تواند ادامه دهد؟“

سرمایه گذاران و خریداران بالقوه دقیقاً به این موضوع نگاه می کنند. آن ها می خواهند بدانند آیا فرآیندهای کاری، سیستم های عملیاتی و ساختار داخلی شرکت شما آن قدر منسجم هست که حتی بدون دخالت مستقیم بنیان گذاران نیز به خوبی کار کند یا خیر.

یک کسب وکار سیستمی، همانند یک دستگاه خودکار عمل می کند. یعنی اگر شما به عنوان مدیر یا مالک چند روز، چند هفته یا حتی چند ماه حضور نداشته باشید، اختلالی در امور ایجاد نمی شود. اگر سیستم سازی انجام نشده باشد، عملاً شرکت شما به جای یک دارایی مستقل، به “شغل شخصی” شما تبدیل شده است؛ و این برای سرمایه گذاران یا خریداران جذابیتی ندارد.

زمانی که سرعت رشد کسب وکارتان افزایش یافته است:

رشد سریع همیشه هم خبر خوبی نیست، به خصوص اگر کسب وکار آمادگی زیرساختی لازم را نداشته باشد. بسیاری از شرکت ها پس از تجربه رشد ناگهانی، دچار افت کیفیت، نارضایتی مشتریان و حتی فروپاشی داخلی می شوند.

این مشکل زمانی پیش می آید که فرآیندها، ارتباطات، مدیریت منابع و پشتیبانی، بدون سیستم مشخص باقی مانده باشند. در چنین حالتی، افزایش مشتری به جای سودآوری، فقط استرس، بی نظمی و اشتباه به همراه دارد.

با سیستم سازی، می توانید مسیر رشد را هموار و پایدار کنید. یعنی بدون کاهش کیفیت خدمات یا افزایش هزینه های کنترل نشده، پاسخگوی تقاضای بیشتر بازار باشید. درواقع، سیستم ها مثل ستون های یک ساختمان بلند هستند که از فروپاشی آن جلوگیری می کنند.

زمانی که در حال استخدام برای موقعیت شغلی جدید هستید:

یکی دیگر از نشانه های نیاز به سیستم سازی، زمانی است که قصد دارید فرد جدیدی را وارد تیم خود کنید؛ چه جایگزینی برای یکی از نیروهای قبلی باشد، چه اضافه شدن یک نیروی جدید.

در کسب وکارهای غیرسیستمی، معمولاً نیروهای جدید با سردرگمی و ابهام روبه رو می شوند. مشخص نیست چه کاری باید انجام دهند، دستورالعمل مشخصی وجود ندارد، و اغلب مجبورند از همکاران خود اطلاعات ناقص بگیرند. این سردرگمی نه تنها باعث کاهش بهره وری می شود، بلکه انگیزه و اعتمادبه نفس نیروهای جدید را هم تحت تأثیر قرار می دهد.

در مقابل، وقتی سیستم سازی انجام شده باشد، هر موقعیت شغلی دقیقاً تعریف شده است. کارمند جدید می داند چه مسئولیت هایی دارد، چه ابزارهایی در اختیار دارد، از کجا باید شروع کند و عملکردش با چه معیارهایی سنجیده می شود. این یعنی بهره وری بالا، کاهش خطا، و رشد سریع تر تیم.

زمانی که قصد برون سپاری بخشی از کار را دارید:

برون سپاری زمانی نتیجه می دهد که دقیقاً بدانید چه کاری قرار است انجام شود، چه استانداردهایی باید رعایت شود، و خروجی مطلوب چیست. اگر این موارد مشخص نباشد، همکاری با افراد یا شرکت های بیرونی بیشتر از آنکه سود داشته باشد، باعث دردسر می شود.

سیستم سازی قبل از برون سپاری، به شما کمک می کند:

• فرآیندها را مستندسازی کنید.
• وظایف قابل واگذاری را شناسایی نمایید.
• معیارهای ارزیابی خروجی را تعریف کنید.
• انتظارات دقیق و قابل اندازه گیری برای پیمانکاران مشخص کنید.

در این صورت، می توانید از همکاری با فریلنسرها یا شرکت های خدماتی بیشترین بهره را ببرید، بدون اینکه کنترل کیفیت یا بازگشت سرمایه از بین برود.

سیستم سازی کسب وکار چطور همه چیز را متحول می کند؟

وقتی از سیستم سازی کسب وکار صحبت می کنیم، منظورمان صرفاً مستندسازی چند وظیفه ساده نیست. بلکه به دنبال ایجاد یک چارچوب دقیق، هوشمند و تکرارپذیر هستیم که کلیه فعالیت های حیاتی یک کسب وکار را به صورت خودکار، ساختاریافته و بدون وابستگی به افراد خاص پیش ببرد. بیایید ببینیم این رویکرد در کدام بخش ها تحول ایجاد می کند:

مدیریت پروژه؛ کنترل حرفه ای بر جریان کارها

پروژه ها ستون فقرات هر کسب وکاری هستند. اما بدون یک ساختار دقیق، همین پروژه ها می توانند منبع بی نظمی، هدررفت زمان و هزینه شوند. در سیستم سازی مدیریت پروژه، هر وظیفه به صورت شفاف تعریف می شود، مسئول مشخص دارد و زمان بندی دقیقی برای انجام آن در نظر گرفته می شود. پیشرفت پروژه ها به صورت پیوسته و با ابزارهای مانیتورینگ کنترل می شود و اگر تأخیری یا مشکلی پیش بیاید، بلافاصله قابل تشخیص و اصلاح است. این نوع مدیریت، احتمال خطا را کاهش می دهد، شفافیت را بالا می برد و تضمین می کند که پروژه ها با کیفیت مطلوب و در زمان مناسب به سرانجام برسند. در نهایت، کسب وکاری که مدیریت پروژه اش را سیستم سازی کرده، هیچ گاه در انجام کارها غافلگیر نمی شود.

حسابداری و مالی؛ ستون فقرات شفافیت اقتصادی

بخش مالی قلب تپنده تصمیم گیری های استراتژیک در هر سازمان است. وقتی این بخش سیستم سازی نشده باشد، با چالش هایی مثل بی نظمی در ثبت هزینه ها، ابهام در سود و زیان، تأخیر در پرداخت ها و حتی جریمه های مالیاتی روبه رو خواهید شد. اما با سیستم سازی، تمام تراکنش های مالی به صورت خودکار ثبت و دسته بندی می شوند. بودجه بندی بخش ها مشخص و قابل پیگیری می شود، گزارش های تحلیلی به راحتی در دسترس اند و فرآیندهایی مانند تهیه صورت های مالی، گزارش سود و زیان، محاسبه مالیات و کنترل هزینه ها به شکلی دقیق و ساختاریافته پیش می رود. چنین شفافیتی نه تنها ریسک های مالی را کاهش می دهد، بلکه به مدیران اجازه می دهد تصمیم های هوشمندانه تر و آینده نگرانه تری بگیرند.

ارتباطات داخلی؛ پایه ی انسجام و هماهنگی تیمی

در هر سازمانی، ارتباطات داخلی یکی از اصلی ترین عوامل موفقیت یا شکست است. وقتی اطلاعات مهم بین اعضای تیم به درستی منتقل نشود، تصمیمات اشتباه، تأخیر در انجام کارها و نارضایتی های پنهان به وجود می آیند. در مقابل، سیستم سازی دقیق در بخش ارتباطات داخلی، همه چیز را سر جای خودش قرار می دهد. با طراحی یک سیستم مشخص برای ثبت و مدیریت جلسات، ایمیل ها، تماس ها و حتی مکالمات روزمره، مسیر تبادل اطلاعات بین کارکنان شفاف و مؤثر می شود. اعضای تیم دیگر دچار سردرگمی نمی شوند، وظایف به وضوح مشخص اند، و همه از تصمیمات مهم، به روز و مطلع هستند. این نوع سیستم سازی باعث می شود جلسات بی هدف به گفتگوهای پربازده تبدیل شوند، مکاتبات گم شده به تاریخچه های قابل رجوع تبدیل شوند و در نهایت، فرهنگ شفاف سازی و همکاری مؤثر در سازمان نهادینه شود.

آنبوردینگ و آموزش کارکنان؛ ساخت تیمی توانمند و ماندگار

یکی از نقاط بحرانی در هر سازمان، ورود نیروهای جدید است. اگر فرآیند آشنایی و آموزش این افراد به درستی مدیریت نشود، نه تنها انگیزه  آن ها کاهش می یابد، بلکه بهره وری کل تیم را نیز تحت تأثیر قرار می دهد. اما در سازمان هایی که فرآیند آنبوردینگ و آموزش کارکنان را سیستم سازی کرده اند، ماجرا کاملاً متفاوت است. از همان لحظه ورود، هر کارمند مسیر مشخصی را طی می کند، از وظایف و ارزش های سازمان مطلع می شود، ابزار و آموزش های لازم را دریافت می کند و خیلی سریع در تیم جا می افتد. در چنین فضایی، انگیزه حفظ می شود، تعارضات کاهش می یابد و سطح عملکرد بالا می رود. نتیجه این می شود که شما به جای اینکه وقت خود را صرف توضیح های تکراری کنید، تیمی دارید که خودکار، منسجم و باانگیزه رشد می کند.

فرایندها و رویه ها؛ از ذهن به سیستم

بسیاری از کسب وکارها همچنان فرآیندهای خود را در ذهن افراد کلیدی یا یادداشت های پراکنده نگه  می دارند. این روش نه تنها غیراستاندارد است، بلکه در مواقع بحران یا خروج یکی از کارکنان، می تواند به تعطیلی کامل بخشی از شرکت منجر شود. سیستم سازی این مشکل را با مستندسازی کامل فرایندها حل می کند. هر گردش کار، از ابتدایی ترین وظایف تا پیچیده ترین پروژه ها، به صورت گام به گام تعریف و ضبط می شود. این یعنی اگر کسی جدید وارد تیم شود، فقط با خواندن مستندات می تواند دقیقاً بداند چه کاری باید انجام دهد. همچنین، این مستندات قابلیت بازبینی و بهبود مستمر دارند. در چنین ساختاری، کارها دیگر به سبک سلیقه ای انجام نمی شوند، بلکه هر عملکردی قابل ارزیابی و بهینه سازی است. این یعنی پایداری، شفافیت و رشد مداوم.

ارتباط با مشتریان؛ تبدیل مشتری به هوادار وفادار

مشتری، قلب تپنده هر کسب وکاری است. اما تنها فروش اولیه اهمیت ندارد؛ آنچه یک کسب وکار را به برند تبدیل می کند، توانایی در ساخت روابط پایدار و هدفمند با مشتریان است. سیستم سازی در بخش ارتباط با مشتریان یعنی طراحی یک ساختار حرفه ای برای مدیریت تمام تعاملات، پیگیری نیازها و شخصی سازی تجربه مشتری. با استفاده از یک نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)، می توانید اطلاعات دقیق هر مشتری را ذخیره، علاقه مندی هایش را دنبال و پیشنهادهای اختصاصی برایش ارسال کنید. این یعنی مشتری نه تنها احساس مهم بودن می کند، بلکه به برند شما وفادار می شود و تبدیل به مروج داوطلبانه ی کسب وکارتان خواهد شد. کسب وکاری که ارتباط با مشتری را سیستم سازی می کند، دیگر وابسته به سلیقه افراد نیست؛ بلکه با سیستم های هوشمند، تجربه ای متمایز و حرفه ای برای هر مشتری خلق می کند.

روش ایجاد سیستم سازی در کسب و کار

می توان گفت مجموعه ای از جزئیاتی که دارای ارتباط با یکدیگر هستند و اهداف معینی را در پیش دارند ، سیستم را تشکیل می دهند. در تمامی کسب و کارها این موضوع وجود دارد اما نیاز است که سیستم سازی کسب و کار به صورتی کارآمد در تمامی بنگاه ها ایجاد شود. این برنامه ممکن است دائما در حال تغییر باشد. ایجاد تغییرات در برنامه ها باعث رشد و ارتقاء کسب و کار خواهد بود . کامل تر شدن اصول اولیه در سیستم سازی می تواند باعث قوی تر شدن برند و کسب و کار باشد. برای آنکه بتوانید سیستم سازی کسب و کار خود را به درستی مدیریت نمایید ، لازم است نکات ذیل را رعایت کنید.

الف : مشخص بودن هدف سیستم :

پیش تر از این نیز اشاره شد که داشتن هدف در یک سیستم ضرورت دارد. این اهداف می بایست مکتوب بوده و احساسی از شوق و اشتیاق را در کسب و کار ایجاد کند. بایستی تعیین شود که در چه مدت زمانی تصمیم دارید به اهدافتان برسید و از چه منابعی برای آن استفاده می کنید. در میان اهداف خود آن ها را اولویت بندی نمایید تا در سیستم سازی موثر عمل کنید.

در این خصوص باید در تمامی فرآیندهای فعالیت خود عمل کنید. قبل از آن که کار را شروع کنید چشم اندازی را برای خود ایجاد نمایید. هنگامی که اهداف خود را مکتوب می کنید از همه خلاقیت خود استفاده کرده و هدف خود را ترسیم کنید. با این کار می توانید خود را مدیریت کنید.

ب : ایجاد تفکر سیستمی :

به خاطر داشته باشید که ایجاد تغییرات در سیستم و رفتاری که در اجزای سیستم ایجاد می شود می بایست در نهایت به نفع سیستم و در راستای اهداف آن باشد. در این فرآیند تمامی اجزا می بایست به شکلی هماهنگ عمل نموده و در راستای اهداف کسب و کار پیش روند. این فعالیت ها بایستی در یک مسیر واحد جمع شده تا بتواند به نتیجه ی معینی برسد. در صورتی که تنها یک جزء تقویت شود ، نتیجه مطلوبی اتفاق نخواهد افتاد. زیرا می تواند در عملکرد کل اختلال ایجاد کرده و به نفع سیستم نباشد و شاید باعث از دست رفت کارکرد اولیه باشد. بهینه سازی قسمت های جزئی هرگز برای کل سیستم مثبت عمل نخواهد کرد.
برای اشنایی بیشتر با این موضوع میتوانید مقاله وبسایت کاربوم را مطالعه کنید

ج : استفاده از دستورالعمل های گام به گام

اکنون که با تفکر سیستمی آشنا شده اید ، وقت آن است که در کسب و کار خود فرآیند مطلوبی را بیابید. این روند را به صورت استاندارد در آورده و ضوابط و دستورالعمل های مناسب را تهیه کنید. در طی این فرآیند می بایست فعالیت های مشخصی با استفاده از منابع تعیین شده انجام شود تا به یک نتیجه واحد و مشخص برسد.با تعیین فرآیند در سیستم سازی کسب و کار ، می توانید عملکرد های کلیدی را تعریف کرده و اجرایی نمایید. شاید لازم باشد که بدانید در این مرحله از اولویت بندیها ، فرآیندهایی که دارای اهمیت بیشتری بوده و تکراری هستند بایستی در اولویت باشند. به عنوان مثال در کسب و کار آنلاین ، تولید محتوا یا سئوی آن ها ، فروش یا تبلیغ از جمله فعالیت های مهمی هستند که در این نوع از کسب و کار به صورت تکراری و پیوسته در حال انجام است که از اهمیت زیادی برای بقا و رشد کسب و کار برخوردار است.

اغلب ما انسانها در زندگی کارهای تکراری زیادی را بر حسب عادت انجام می دهیم . کارهایی که می توانیم آن ها را با سرعت انجام داده و معمولا کیفیت انجام آن ها یکنواخت است. این کارها به صورت عادت و غریزی در سیستم بدن ، زندگی و روان ما ایجاد شده و با استفاده از قدرتی که دارد می توانیم با کمترین منابع در سریع ترین زمان ممکن آن ها را انجام دهیم . مغز و بدن ما پیوسته در حال ساختن دستورالعمل هایی است که می تواند کارها را به شکلی ساده تر اجرای ی کند. با این کار عملکرد مغز چندین برابر خواهد بود.

محققان رشته عصب شناسی نیز اعتقاد دارند که عادات قدیمی افراد حتی در زمان هایی که به مغز آسیب وارد می شود، می تواند آن ها را در انجام فعالیت های روزمره یاری کند. به عبارتی مغز ، قسمتی از وظایف خود را به نخاع بخشیده است. با دانستن مفهوم تفکر سیستمی می توان به درستی در طبیعت ، نمونه های موفق را یافت. این همان کاری است که می توان در کسب و کار از آن ایده های پولساز گرفته و به صورت آگاهانه و خلاقانه آن را انجام داد. در کسب و کار ، وجود دستورالعمل مانند مغز در بدن انسان است که می توان آن را تقویت کرده و توسعه داد.

به خاطر داشته باشید که نیاز است برای فرآیندهایی که تکراری و مهم هستند دستورالعمل تهیه کنید تا هنگامی که در محل کسب وکار حضور ندارید، این فعالیت ها توسط پرسنل به خوبی خودتان انجام شود. به عنوان مثال تولید محتوا یکی از فرآیندهای مهم در کسب و کارهای آنلاین به شمار می آید. این کار باید به درستی و با کیفیت بالا انجام شده و به جهت آن که کاری تیمی است نیاز به همکاری و هماهنگی داشته و با وجود سلایق و توانمندی های متفاوت، همگی می بایست روی یک محتوا فعالیت داشته باشند. برای اجرای کامل این فرآیند نیاز به دستورالعملی مناسب است.

د :  ایجاد تیمی منسجم و منظم

در هر کسب و کاری تیم و گروه از اهمیت زیادی برخوردار است. در سیستم سازی کسب و کار ، افراد می بایست مطابق با دستورالعمل ها فرآیند سیستم را پیش برده و از سویی دیگر به عنوان عضوی از تیم با فعالیت کل گروه هماهنگ عمل نماید تا به نتیجه مطلوب و هدف سیستم برسند. ایجاد تیم و مهارت های کارهای گروهی قسمتی از سیستم سازی به شمار می آیند. انتخاب تیم باید در جهتی باشد که اعضا بتوانند اجرای موفق دستورالعمل ها را داشته باشند.

باید برای اعضای تیم شرح وظایف مشخصی طراحی شود. گروه باید بتواند دستورالعمل های را به خوبی اجرا کرده و در جهت رسیدن به اهداف سیستم با گروه خود هماهنگ عمل نماید. این فرآیند باعث می شود که تیم در هر مرحله حرفه ای تر شده و به یک متخصص تبدیل شوند.

داشتن تخصص می تواند به کارآیی بالاتر افراد کمک کرده و در بهره وری سیستم نیز موثر باشد. می توان گروه را در منافعی که از بالاتر رفتن بهره وری حاصل می شود سهیم نمود. این کار باید برای گروه و تیم انجام شود و از تشویق های فردی پرهیز کنید. برای بهینه سازی سیستم ، روی منافع فردی حرکت نکنید.

برای آن که بتوانید کسب و کار موفقی داشته باشید نیاز است که در خصوص مدیریت منابع انسانی و مفاهیم آن آگاهی داشته باشید. مواردی مانند روش های استخدام و ایجاد انگیزه در تیم ، تشویق و تنبیه ها ، شرح وظایف گروه تماما مواردی است که نیاز است به عنوان صاحب کسب وکار موفق به آن ها شناخت داشته باشید.

این یک روند معمول است که پیش از آغاز همکاری ، از کیفیت کار و توانمندی افراد مطمئن باشید. برای این کار لازم است که توانمندی آن ها مورد ارزیابی قرار گیرد . در مصاحبه و گفتگو نمی توان این موضوع را سنجش نمود لازم است که به صورت عملی آزمون گرفته شود. برای این آزمون از قبل برنامه مشخصی را تعیین کنید. همچنین می توان برای همکاری دوره موقت آزمایشی منظور شود تا در این مدت بتوانید شایستگی ها را ارزیابی نمایید.

درسیستم سازی کسب و کار و نوع تفکر سیستمی ، یکی از نکاتی که مدنظر است این است که افراد تمامی توانمندی ها را در خود یکجا ندارند. بنابر این می توانید انتخاب خود را بر روی افرادی بگذارید که مهم ترین توانمندی ها را داشته و باقی اصول را حین کار به آن ها آموزش دهید. این یک سرمایه گذاری بر روی منابع انسانی در یک کسب و کار است.

ه : به کارگیری مناسب از ابزارها

لازم به ذکر است که  استفاده از ابزار باعث شده است که در طبیعت بقای موجودات تضمین شود. موجوداتی که از هوش بیش تری برخوردار بوده اند با استفاده از ابزارهای مناسب تر توانسته اند نسل خود را باقی نگاه دارند. البته حیوانات تعریفی از تفکر سیستمی ندارند اما می توانند به صورت سیستمی عمل کنند. استفاده از ابزاری کارآمد نشان از هوش و آینده نگری گونه ها بوده است. در کسب وکار نیز همین سیستم برقرار است. به کارگیری ابزارهایی کاربردی در کسب و کار می تواند باعث بقا و رشد سیستم شده و بازدهی آن را چندین برابر نماید.

ابزارها

در سیستم سازی کسب و کار می توان از ابزارهایی استفاده نمود که می تواند در مدیریت کارها به ما کمک کرده و کار را ساده تر نماید. از جمله مواردی که می توان پیشنهاد نمود :

1- استفاده از WordPress

وردپرس در حقیقت ابزاری است برای مدیریت محتوای در سایت. در شروع یک کسب و کار شاید نیازی به صرف هزینه های سنگین برنامه نویسی نباشد. این کار ضمن صرف هزینه ، نیاز به زمان زیادی نیز دارد. استفاده از وردپرس این امکان را ایجاد می کند که با بهره گیری از افزونه های آن ، سایت خود را به سادگی و در کمترین زمان طراحی کنید. با ورد پرس می توان مدیریت محتوای سایت را به سهولت انجام داد و همواره آن را به روز رسانی کرد.

2- Hootsuite

این یک ابزار کارآمد است تا بتوانید به صورت همزمان تمامی شبکه های اجتماعی خود را مدیریت نمایید. تبلیغ در سیستم سازی کسب و کار نقش مهمی دارد و استفاده از شبکه های اجتماعی مانند اینستاگرام ، لینکداین، یوتیوب و تلگرام و… می تواند در معرفی بهتر برند موثر باشد. اما مدیریت تمامی پیج ها در آن واحد کار چندان آسانی نیست. با استفاده از Hootsuite می توانید در زمانی بسیار کم برای صفحات خود در شبکه های اجتماعی برنامه ریزی کدره و انتشار محتواها را مدیریت و تنظیم نمایید. این موضوع می تواند در وقت شما صرفه جویی نماید.

3- Trello

برای آنکه بتوان کار تیمی که در نقاط متفاوتی فعالیت می کنند، را مدیریت نمود نیاز به یک ابزار مدیریت کار تیمی می باشد. با این ابزار می توان گزارشات تیم را به موقع از فعالیت هایشان داشته و شما آن ها را در لحظه مشاهده کرده و مدیریت برنامه و پروژه را بر اساس گزارشات دریافتی داشته باشید.

4- نمودارهای فرآیند کسب و کار (Business Process Diagrams)

نمودارهای فرآیند کسب و کار به عنوان ابزاری مؤثر در توصیف و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شوند. این نمودارها نشان می‌دهند که فعالیت‌ها چگونه به هم مرتبط هستند، کدام فعالیت‌ها به ترتیب انجام می‌شوند و چگونه اطلاعات در سازمان جریان می‌یابند.

5- سیستم گردش کار (Workflow System)

سیستم گردش کار یا Workflow System به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت اتوماتیک و مدیریت شده اجرا کنید. این ابزارها قابلیت هماهنگی بین افراد و واحدهای مختلف سازمان را بهبود می‌بخشند و به شما امکان می‌دهند تا فعالیت‌ها و وظایف را بازبینی و پیگیری کنید.

 این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندها و وظایف در سازمان را به صورت اتوماتیک مدیریت کنید. با استفاده از سیستم گردش کار، می‌توانید فرآیندها را بهبود بخشیده و بهینه سازی کنید و همچنین به تنظیم و کنترل بهتر وظایف و فعالیت‌ها کمک می‌کند.

6- نرم‌افزارهای مدیریت روابط با مشتری (Customer Relationship Management – CRM)

سیستم‌های مدیریت روابط با مشتری برای مدیریت ارتباط با مشتریان و مدیریت فرآیندهای فروش و خدمات مشتریان استفاده می‌شوند. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات مشتریان را مدیریت کنید، فرآیندهای فروش را بهبود بخشید و ارتباطات با مشتریان را بهبود دهید.

7- سیستم‌های گزارش‌دهی و تحلیل داده (Reporting and Analytics Systems)

 این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا داده‌های سازمانی را جمع‌آوری، تحلیل و گزارش دهید. با استفاده از سیستم‌های گزارش‌دهی و تحلیل داده، می‌توانید به دقت بیشتری در مورد عملکرد سازمان، الگوها و روندها بدست آورید و تصمیمات بهتری بگیرید.

کلام آخر

در این مقاله تلاش شد تا در رابطه با مزایا و شیوه های متفاوت برای بهترین شکل سیستم سازی کسب و کار کوچک و برزگ توضیح داده شود شما میتوانید این روش ها را برای کسب و کار های با سرمایه کم تا کسب وکار های چندین ساله و با بودجه های بزرگ نیز پیاده کرده و اثر انها را مشاهده کنید

رعایت سیستم سازی برای کسب و کار شما بسیار مهم بوده و دقت نکردن به این موضوع مهم همیشه یکی از اشتباهات مهلک در کارآفرینی و مدیریت کسب و کاری های کوچک و بزرگ بوده و در آخر به شما پیشنهاد میکنیم این ویدیو در مورد سیستم سازی مناسب توی بازار املاک تماشا کنید.