در هر کسب و کاری ایجاد سیستم سازی بسیار مهم است. شاید بتوان گفت که حیات آن به سیستم سازی هدفمند وابسته است. هر کسی در هر مرحله از زندگی به صورت آگاهانه یا نا آگاهانه در حال سیستم سازی بوده است . به عنوان مثال زمانی که می خواهید به یک پیک نیک بروید تعیین می کنید که چه کسی چه کاری را انجام داده و یا چه مواردی را برای پیک نیک تهیه کند. با این وجود سیستم سازی کسب و کار موضوع جدیدی به نظر می رسد و کمتر شنیده شده است.این احتمال نیز وجود دارد که سیستم سازی کسب و کار را قسمتی از فعالیت مهندسان صنایع دانسته و کاری تخصصی در نظر گرفته باشید. این درست است که مهندسان صنایع سال های زیادی است که دارای تفکر سیستمی بوده اند اما عنوان سیستم سازی کسب و کار، به طور عمومی به تازگی به کار گرفته می شود.
در این مطلب می‌خوانید
سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی در کسب و کار از آن جایی ایجاد شد که مطابق با عقیده صاحب نظران ، می توان با انجام کار کمتری ، میزان سود بیشتری را به دست آورده و با آرامش بیشتر زندگی کرد. در گذشته تمامی کسب و کار ها در دو شکل فعالیت داشتند. کسب و کارهایی که بزرگ که سیستم سازی در آن ها ایجاد می شد و یا کسب و کارهای کوچک که جایگاهی در این مقوله نداشتند. امروزه با وجود کسب و کارهای بسیاری که نوظهور بوده و یا استارتاپ های ایجاد شده ، نیاز به رویکرد سیستمی الزامی و ضروری شده است. در این بنگاه ها اهمیت وجود سیستم سازی کسب و کار به خوبی احساس شده و طراحی های لازم صورت گرفته است.
مزایای ایجاد سیستم سازی کسب‌وکار
از جمله مزایایی که سیستم سازی می تواند در کسب و کارهای مختلف داشته باشد می توان به موارد ذیل اشاره نمود.
۱-با انجام کار کمتری می توان به سود بیشتر و ثروت زیادتری دست یافت .
۲-با کمک این سیستم می توان مسئولیت ها را به کارمندان واگذار نمود.
۳-این سیستم قابلیت ایجاد برون سپاری و سپردن مسئولیت ها به افرادی بیرون از مجموعه را دارد.
۴- استفاده از وقت در محیط کاری برای فعالیت های مهم تر ممکن می شود زیرا فکر آزاد است.
۵-نیاز کمتر به حضور فیزیکی بوده و کارها به شکل خودکار پیش می رود.
۶- تصمیمات لحظه ای و پراکنده حذف شده و کسب و کار شکلی منسجم به خود می گیرد که می تواند در رشد برند تاثیری مثبت داشته باشد.
۷- حل مسائل مربوط به کسب و کار به صورت سیستماتیک بوده و خطای کمتری ایجاد می شود و نهایتا ضرر و زیان در کسب و کار کمترخواهد بود.
۸- با ایجاد سیستم سازی در کسب و کار می توان آن را توسعه و گسترش داد.
۹-ایجاد تعادل در کار و زندگی می تواند رضایت مندی خانواده و فرد را بالاتر برده و آرامش بیشتری را ایجاد نماید.
۱۰-مسائل شغلی بین پرسنل به حداقل رسیده بنابر این دارای افزایش بهره وری خواهید بود.
۱۱- امکان ارزیابی کسب و کار به وجود آمده و می توان عیب یابی نموده و راه حل های مناسب آن را یافت.
روش ایجاد سیستم سازی در کسب و کار
می توان گفت مجموعه ای از جزئیاتی که دارای ارتباط با یکدیگر هستند و اهداف معینی را در پیش دارند ، سیستم را تشکیل می دهند. در تمامی کسب و کارها این موضوع وجود دارد اما نیاز است که سیستم سازی کسب و کار به صورتی کارآمد در تمامی بنگاه ها ایجاد شود. این برنامه ممکن است دائما در حال تغییر باشد. ایجاد تغییرات در برنامه ها باعث رشد و ارتقاء کسب و کار خواهد بود . کامل تر شدن اصول اولیه در سیستم سازی می تواند باعث قوی تر شدن برند و کسب و کار باشد. برای آنکه بتوانید سیستم سازی کسب و کار خود را به درستی مدیریت نمایید ، لازم است نکات ذیل را رعایت کنید.
الف : مشخص بودن هدف سیستم :
پیش تر از این نیز اشاره شد که داشتن هدف در یک سیستم ضرورت دارد. این اهداف می بایست مکتوب بوده و احساسی از شوق و اشتیاق را در کسب و کار ایجاد کند. بایستی تعیین شود که در چه مدت زمانی تصمیم دارید به اهدافتان برسید و از چه منابعی برای آن استفاده می کنید. در میان اهداف خود آن ها را اولویت بندی نمایید تا در سیستم سازی موثر عمل کنید.
در این خصوص باید در تمامی فرآیندهای فعالیت خود عمل کنید. قبل از آن که کار را شروع کنید چشم اندازی را برای خود ایجاد نمایید. هنگامی که اهداف خود را مکتوب می کنید از همه خلاقیت خود استفاده کرده و هدف خود را ترسیم کنید. با این کار می توانید خود را مدیریت کنید.
ب : ایجاد تفکر سیستمی :
به خاطر داشته باشید که ایجاد تغییرات در سیستم و رفتاری که در اجزای سیستم ایجاد می شود می بایست در نهایت به نفع سیستم و در راستای اهداف آن باشد. در این فرآیند تمامی اجزا می بایست به شکلی هماهنگ عمل نموده و در راستای اهداف کسب و کار پیش روند. این فعالیت ها بایستی در یک مسیر واحد جمع شده تا بتواند به نتیجه ی معینی برسد. در صورتی که تنها یک جزء تقویت شود ، نتیجه مطلوبی اتفاق نخواهد افتاد. زیرا می تواند در عملکرد کل اختلال ایجاد کرده و به نفع سیستم نباشد و شاید باعث از دست رفت کارکرد اولیه باشد. بهینه سازی قسمت های جزئی هرگز برای کل سیستم مثبت عمل نخواهد کرد.
برای اشنایی بیشتر با این موضوع میتوانید مقاله وبسایت کاربوم را مطالعه کنید
ج : استفاده از دستورالعمل های گام به گام
اکنون که با تفکر سیستمی آشنا شده اید ، وقت آن است که در کسب و کار خود فرآیند مطلوبی را بیابید. این روند را به صورت استاندارد در آورده و ضوابط و دستورالعمل های مناسب را تهیه کنید. در طی این فرآیند می بایست فعالیت های مشخصی با استفاده از منابع تعیین شده انجام شود تا به یک نتیجه واحد و مشخص برسد.با تعیین فرآیند در سیستم سازی کسب و کار ، می توانید عملکرد های کلیدی را تعریف کرده و اجرایی نمایید. شاید لازم باشد که بدانید در این مرحله از اولویت بندیها ، فرآیندهایی که دارای اهمیت بیشتری بوده و تکراری هستند بایستی در اولویت باشند. به عنوان مثال در کسب و کار آنلاین ، تولید محتوا یا سئوی آن ها ، فروش یا تبلیغ از جمله فعالیت های مهمی هستند که در این نوع از کسب و کار به صورت تکراری و پیوسته در حال انجام است که از اهمیت زیادی برای بقا و رشد کسب و کار برخوردار است.
اغلب ما انسانها در زندگی کارهای تکراری زیادی را بر حسب عادت انجام می دهیم . کارهایی که می توانیم آن ها را با سرعت انجام داده و معمولا کیفیت انجام آن ها یکنواخت است. این کارها به صورت عادت و غریزی در سیستم بدن ، زندگی و روان ما ایجاد شده و با استفاده از قدرتی که دارد می توانیم با کمترین منابع در سریع ترین زمان ممکن آن ها را انجام دهیم . مغز و بدن ما پیوسته در حال ساختن دستورالعمل هایی است که می تواند کارها را به شکلی ساده تر اجرای ی کند. با این کار عملکرد مغز چندین برابر خواهد بود.
محققان رشته عصب شناسی نیز اعتقاد دارند که عادات قدیمی افراد حتی در زمان هایی که به مغز آسیب وارد می شود، می تواند آن ها را در انجام فعالیت های روزمره یاری کند. به عبارتی مغز ، قسمتی از وظایف خود را به نخاع بخشیده است. با دانستن مفهوم تفکر سیستمی می توان به درستی در طبیعت ، نمونه های موفق را یافت. این همان کاری است که می توان در کسب و کار از آن ایده گرفته و به صورت آگاهانه و خلاقانه آن را انجام داد. در کسب و کار ، وجود دستورالعمل مانند مغز در بدن انسان است که می توان آن را تقویت کرده و توسعه داد.
به خاطر داشته باشید که نیاز است برای فرآیندهایی که تکراری و مهم هستند دستورالعمل تهیه کنید تا هنگامی که در محل کسب وکار حضور ندارید، این فعالیت ها توسط پرسنل به خوبی خودتان انجام شود. به عنوان مثال تولید محتوا یکی از فرآیندهای مهم در کسب و کارهای آنلاین به شمار می آید. این کار باید به درستی و با کیفیت بالا انجام شده و به جهت آن که کاری تیمی است نیاز به همکاری و هماهنگی داشته و با وجود سلایق و توانمندی های متفاوت، همگی می بایست روی یک محتوا فعالیت داشته باشند. برای اجرای کامل این فرآیند نیاز به دستورالعملی مناسب است.
د : ایجاد تیمی منسجم و منظم
در هر کسب و کاری تیم و گروه از اهمیت زیادی برخوردار است. در سیستم سازی کسب و کار ، افراد می بایست مطابق با دستورالعمل ها فرآیند سیستم را پیش برده و از سویی دیگر به عنوان عضوی از تیم با فعالیت کل گروه هماهنگ عمل نماید تا به نتیجه مطلوب و هدف سیستم برسند. ایجاد تیم و مهارت های کارهای گروهی قسمتی از سیستم سازی به شمار می آیند. انتخاب تیم باید در جهتی باشد که اعضا بتوانند اجرای موفق دستورالعمل ها را داشته باشند.
باید برای اعضای تیم شرح وظایف مشخصی طراحی شود. گروه باید بتواند دستورالعمل های را به خوبی اجرا کرده و در جهت رسیدن به اهداف سیستم با گروه خود هماهنگ عمل نماید. این فرآیند باعث می شود که تیم در هر مرحله حرفه ای تر شده و به یک متخصص تبدیل شوند.
داشتن تخصص می تواند به کارآیی بالاتر افراد کمک کرده و در بهره وری سیستم نیز موثر باشد. می توان گروه را در منافعی که از بالاتر رفتن بهره وری حاصل می شود سهیم نمود. این کار باید برای گروه و تیم انجام شود و از تشویق های فردی پرهیز کنید. برای بهینه سازی سیستم ، روی منافع فردی حرکت نکنید.
برای آن که بتوانید کسب و کار موفقی داشته باشید نیاز است که در خصوص مدیریت منابع انسانی و مفاهیم آن آگاهی داشته باشید. مواردی مانند روش های استخدام و ایجاد انگیزه در تیم ، تشویق و تنبیه ها ، شرح وظایف گروه تماما مواردی است که نیاز است به عنوان صاحب کسب وکار به آن ها شناخت داشته باشید.
این یک روند معمول است که پیش از آغاز همکاری ، از کیفیت کار و توانمندی افراد مطمئن باشید. برای این کار لازم است که توانمندی آن ها مورد ارزیابی قرار گیرد . در مصاحبه و گفتگو نمی توان این موضوع را سنجش نمود لازم است که به صورت عملی آزمون گرفته شود. برای این آزمون از قبل برنامه مشخصی را تعیین کنید. همچنین می توان برای همکاری دوره موقت آزمایشی منظور شود تا در این مدت بتوانید شایستگی ها را ارزیابی نمایید.
درسیستم سازی کسب و کار و نوع تفکر سیستمی ، یکی از نکاتی که مدنظر است این است که افراد تمامی توانمندی ها را در خود یکجا ندارند. بنابر این می توانید انتخاب خود را بر روی افرادی بگذارید که مهم ترین توانمندی ها را داشته و باقی اصول را حین کار به آن ها آموزش دهید. این یک سرمایه گذاری بر روی منابع انسانی در یک کسب و کار است.
ه : به کارگیری مناسب از ابزارها
لازم به ذکر است که استفاده از ابزار باعث شده است که در طبیعت بقای موجودات تضمین شود. موجوداتی که از هوش بیش تری برخوردار بوده اند با استفاده از ابزارهای مناسب تر توانسته اند نسل خود را باقی نگاه دارند. البته حیوانات تعریفی از تفکر سیستمی ندارند اما می توانند به صورت سیستمی عمل کنند. استفاده از ابزاری کارآمد نشان از هوش و آینده نگری گونه ها بوده است. در کسب وکار نیز همین سیستم برقرار است. به کارگیری ابزارهایی کاربردی در کسب و کار می تواند باعث بقا و رشد سیستم شده و بازدهی آن را چندین برابر نماید.
ابزارها
در سیستم سازی کسب و کار می توان از ابزارهایی استفاده نمود که می تواند در مدیریت کارها به ما کمک کرده و کار را ساده تر نماید. از جمله مواردی که می توان پیشنهاد نمود :
