اسکرام چیست؟ نقش تکنیک اسکرام (scrum) در مدیریت سازمان ها چگونه است؟
اسکرام (Scrum) یک چارچوب مدیریتی است که به اعضای تیم‌ها کمک می‌کند تا با همکاری و هم‌افزایی به بهترین نتایج دست یابند. این چارچوب نام خود را از یک تکنیک در بازی راگبی گرفته است که در آن تیم‌ها برای آماده‌سازی برای بازی‌های بزرگ از تکنیک‌های خاصی استفاده می‌کنند. مشابه به بازی راگبی، اسکرام تیم‌ها را تشویق می‌کند که از طریق تجربیات خود بیاموزند، در زمان کار روی مسائل مختلف خود-سازمان‌دهی داشته باشند و از موفقیت‌ها و شکست‌های خود برای بهبود مستمر بهره ببرند.
اسکرام (Scrum) چیست؟
اسکرام (Scrum) نام خود را از یک اصطلاح در بازی راگبی گرفته است. در بازی راگبی، زمانی که بازی به دلیل خطا یا بیرون رفتن توپ متوقف می‌شود، با استفاده از تکنیک اسکرام بازی از سر گرفته می‌شود. این مفهوم در توسعه نرم‌افزار و مدیریت پروژه نیز به کار رفته و به عنوان یک چارچوب مدیریت پروژه شناخته می‌شود.
اسکرام یک چارچوب مدیریت پروژه است که به تیم‌های توسعه نرم‌افزار کمک می‌کند تا با برگزاری جلسات منظم، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و تعریف نقش‌های مشخص برای هر یک از اعضای تیم، به بهترین شکل ممکن همکاری کنند و ساماندهی تیمی بهتری داشته باشند. این چارچوب به تیم‌ها امکان می‌دهد تا پروژه‌های بزرگ را به چندین پروژه کوچک‌تر تقسیم کنند و هر فاز از پروژه را در زمانبندی مشخصی اجرا کنند. اسکرام به عنوان یکی از محبوب‌ترین و پراستفاده‌ترین ساختارهای مدیریت پروژه، در بسیاری از سازمان‌ها، موسسات و کسب‌وکارها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این چارچوب، نه تنها یک متدولوژی، بلکه یک راهکار دقیق برای انجام کار تیمی است که به بهبود عملکرد و بازدهی افراد نیز کمک می‌کند.
چرا از اسکرام استفاده کنیم؟
1- تحویل با ارزش‌ترین بخش کار در اولین اولویت (Early Delivery of High Value Product) :
در چارچوب اسکرام، اولویت‌بندی کارها بر اساس ارزش آن‌ها صورت می‌گیرد. این به معنای آن است که تیم‌ها ابتدا بر روی وظایفی که بیشترین ارزش را برای مشتری دارند، تمرکز می‌کنند. اسکرام به گونه‌ای طراحی شده که در هر بازه زمانی (اسپرینت)، بخشی از محصول به مشتری تحویل داده شود. این تحویل مداوم و اولویت‌بندی کارهای با ارزش، باعث می‌شود تا مشتریان سریع‌تر به ارزش مورد نظر خود دست یابند.
2- سازگاری با شرایط (Adaptability) :
اسکرام به گونه‌ای طراحی شده که تغییرات در پروژه‌ها را با آغوش باز بپذیرد. فرآیندهای اسکرام برای مواجهه با تغییرات ساخته شده‌اند تا تیم‌ها بتوانند با انعطاف‌پذیری بالا، به بهبود محصول و ارائه بهترین نتیجه به مشتریان بپردازند. این ویژگی کمک می‌کند تا تیم‌ها بتوانند به سرعت به تغییرات و نیازهای جدید واکنش نشان دهند و محصولی با کیفیت بالاتر ارائه کنند.
3- بازخورد و بهبود مستمر (Continuous Improvement) :
بهبود مستمر یکی از اصول کلیدی اسکرام است. این مفهوم بر اساس چرخه دمینگ (Plan-Do-Check-Act) پایه‌گذاری شده است. در اسکرام، تیم‌ها پس از هر اسپرینت، نتایج کار خود را بررسی می‌کنند، بازخوردهای دریافتی را تحلیل می‌کنند و فرآیندهای خود را بهبود می‌بخشند. این بازخوردهای مداوم از مشتریان و تحلیل عملکرد، به تیم‌ها کمک می‌کند تا همواره در جهت بهبود عملکرد و کیفیت محصول حرکت کنند.
4- کسب رضایت ذینفعان (Stakeholder Satisfaction):
یکی از اهداف اصلی در هر پروژه، جلب رضایت ذینفعان است. اسکرام با رویکرد مشارکتی خود، به تیم‌ها کمک می‌کند تا ذینفعان را در فرآیند توسعه محصول درگیر کنند. این تعامل مداوم باعث می‌شود تا نیازها و انتظارات ذینفعان به درستی درک شود و در نتیجه، رضایت آن‌ها به دست آید.
ساختار اسکرام چگونه است؟
اسکرام به‌عنوان یک چارچوب مدیریتی برای اجرای پروژه‌های بزرگ شناخته می‌شود. برخی متخصصان اسکرام را به‌عنوان یک چارچوب و برخی دیگر آن را به‌عنوان یک متودولوژی می‌شناسند. خالق اسکرام، این سیستم را به‌عنوان یک چارچوب معرفی می‌کند که برای بهبود کیفیت و سرعت اجرای پروژه، پیشنهادات مناسبی ارائه می‌دهد، اما جزئیات چندانی از نحوه انجام کارها را مشخص نمی‌کند.
اسکرام یک چارچوب تکرارشونده است که برای اجرای پروژه‌های پیچیده و مسائل دشوار استفاده می‌شود. در این چارچوب، پروژه‌های بزرگ و سنگین به بخش‌های کوچک‌تر با ماهیت ثابت و تکرارشونده تقسیم می‌شوند تا از سختی کار کاسته شود. هر یک از این بخش‌های کوچک‌تر که طول ثابت و ماهیتی تکرارشونده دارند، اسپرینت (Sprint) نامیده می‌شوند.
اسپرینت‌ها معمولاً در بازه‌های زمانی یک تا دو هفته‌ای اجرا می‌شوند. پس از هر اسپرینت، جلسه‌ای با حضور اعضای تیم اسکرام تشکیل می‌شود تا گام‌های بعدی پروژه مشخص شوند و اسپرینت‌های جدید تعریف شوند. این جلسات باعث می‌شود که پروژه به‌طور مستمر بهبود یابد و با کیفیت و سرعت بیشتری پیش برود.
مراحل اجرای اسکرام (Scrum)
اسکرام به‌عنوان یک چارچوب مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه‌های پیچیده و توسعه نرم‌افزارها طراحی شده است. این چارچوب به تیم‌ها کمک می‌کند تا با روشی سازمان‌یافته و تکرارشونده، پروژه‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و به صورت مداوم بازبینی و بهبود بخشند. در ادامه، مراحل اجرای اسکرام به طور مفصل توضیح داده شده است:
1- تهیه اسناد مالک پروژه (Product Backlog) :
در اولین مرحله، مالک پروژه یا محصول باید کلیت پروژه یا مراحل آماده‌سازی محصول را در قالب اسناد ارائه کند. این اسناد باید شامل موارد زیر باشند:
- اهداف پروژه و محصول
- مشخصات و ویژگی‌های محصول
- تعیین موارد موردنیاز حین اجرای پروژه
- بایدها و نبایدهای پروژه و محصول
- مدت زمان اجرای پروژه و تولید محصول
مالک پروژه می‌تواند از تیم طراحی و توسعه کمک بگیرد تا سند Product Backlog به‌صورت کامل‌تر و دقیق‌تری تهیه شود.
2- تعیین بخش‌ها و مراحل پروژه :
پروژه‌های بزرگ به چندین بخش تقسیم می‌شوند و بازه‌های زمانی مشخصی برای هر بخش تعیین می‌شود. این مرحله شامل تعیین زمان آغاز و پایان هر فاز از پروژه است تا زمانبندی مناسبی برای تکمیل و ارائه پروژه فراهم شود. جلساتی با حضور کارفرما، مشتری و تیم طراحی برگزار می‌شود تا درباره تقسیم‌بندی و زمانبندی فازهای پروژه تصمیم‌گیری کنند.
3- برنامه‌ریزی اسپرینت و آماده‌سازی اسناد آن (Sprint Backlog) :
پس از تهیه و ارائه اسناد Product Backlog و تعیین مراحل پروژه، جلساتی تشکیل می‌شود تا هدف و نحوه انجام اسپرینت‌ها در بازه‌های زمانی تعیین‌شده مشخص شود. اسپرینت‌ها فرآیندهای تکرارشونده‌ای هستند که با اجرای آن‌ها، تکمیل محصول میسر می‌شود. در این مرحله، اسناد اسپرینت (Sprint Backlog) تهیه می‌شود و نفرات تیم مجری اسپرینت تعیین می‌شوند. جلسات کاری با حضور اعضای هر تیم اسپرینت برگزار می‌شود تا اطلاعات پیرامون اسپرینت به اعضا اطلاع داده شود.
4- اجرای اسپرینت :
در این مرحله، اسپرینت‌ها اجرا می‌شوند. شخصی به عنوان اسکرام مستر مسئولیت ایجاد هماهنگی میان تیم‌های مختلف را برعهده دارد و پیشرفت اجرای اسپرینت‌ها را پیگیری می‌کند. جلسات دوره‌ای با حضور اعضای تیم اسپرینت برگزار می‌شود تا روند اجرای اسپرینت‌ها پیگیری شود. تمام مسئولیت‌ها و وظایف اسپرینت بر روی بورد اسپرینت نوشته می‌شود تا همه نکات مورد توجه قرار بگیرند.
5- تکمیل اسپرینت و تحویل آن به اسکرام مستر :
زمانی که یک اسپرینت به اتمام می‌رسد، تمامی اسناد و مدارک مرتبط با آن به اسکرام مستر تحویل داده می‌شود. اسکرام مستر سند اسپرینت (Sprint Backlog) و سند مالک پروژه (Product Backlog) را مطابقت داده و نحوه اجرا و صحت انجام آن را بررسی می‌کند. در پایان این مرحله، گزارش اسپرینت تهیه می‌شود که در آن، مشکلات، نقص‌های احتمالی و چالش‌های موجود در اجرای اسپرینت، ذکر می‌شود.
6- بازنگری اسپرینت :
در این مرحله، جلساتی میان اعضای تیم اسپرینت برگزار می‌شود تا نحوه رفع ایرادات و بهبود فرآیند اجرای اسپرینت مورد بحث و تصمیم‌گیری قرار گیرد. اگر اسپرینت شامل نقص‌ها و چالش‌های احتمالی باشد، لازم است که اصلاح یا تکمیل شود. پس از تکمیل اسپرینت، جلسه‌ای با حضور اسکرام مستر و اعضای تیم اسکرام برگزار می‌شود تا اسپرینت انجام شده مورد بررسی قرار گیرد. در صورت نیاز، اسپرینت جدیدی آغاز می‌شود و برنامه‌ریزی و زمانبندی مربوط به آن انجام می‌شود. این فرآیند تا تکمیل پروژه و تولید محصول نهایی ادامه می‌یابد.
مراحل اجرای اسکرام به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و به صورت مداوم بازبینی و بهبود بخشند. این روش باعث کاهش ریسک‌پذیری و افزایش بهره‌وری تیم‌ها می‌شود و امکان تحویل محصولات با کیفیت بالاتر را فراهم می‌آورد. اسکرام با ساختار منعطف و تاکید بر همکاری تیمی، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری را در پروژه‌های توسعه نرم‌افزار و دیگر حوزه‌ها به همراه دارد.
نتیجه گیری
فریمورک اسکرام (Scrum) به خودی خود دارای مفاهیم نسبتاً ساده‌ای است. قواعد، ساختارها، رویدادها و نقش‌های مختلف این چارچوب به راحتی قابل درک هستند. با این حال، رویکرد نیمه‌تجویزی اسکرام در عمل به کاهش ابهام در فرآیند توسعه کمک می‌کند و در عین حال فضایی مناسب برای اعمال رویکردهای خاص سازمان‌ها فراهم می‌آورد.
با سازمان‌دهی وظایف پیچیده در قالب استوری‌های کاربر، اسکرام به‌ویژه برای پروژه‌های پیچیده و دشوار مناسب است. تأکید این چارچوب بر ارائه تصویری واضح از نقش‌ها و رویدادهای برنامه‌ریزی‌شده باعث می‌شود که شفافیت و احساس مالکیت جمعی در طول چرخه توسعه حفظ شود. کوتاه نگه داشتن چرخه‌های انتشار نیز باعث حفظ انگیزه تیم و افزایش رضایت کاربران می‌شود، چرا که آن‌ها در مدت زمان کوتاه‌تری پیشرفت‌های ملموس را مشاهده می‌کنند.
البته باید توجه داشت که یادگیری اسکرام به زمان نیاز دارد، به ویژه اگر تیم توسعه به استفاده از مدل‌های سنتی‌تر مانند مدل آبشاری عادت کرده باشد. مفاهیم مرتبط با تکرارهای سریع، جلسات روزانه اسکرام، بررسی‌های اسپرینت و نقش اسکرام مستر می‌تواند برای تیم‌های تازه‌کار چالش‌برانگیز باشد.
