نام کتاب : کاری را انجام بده که بیشترین اهمیت را دارد!
نویسندگان: راب شالنبرگر (Rob Shallenberger)، استیو شالنبرگر (Steve Shallenberger)
سال انتشار : 2021
خلاصه کتاب
کتاب ” کاری را انجام بده که بیشترین اهمیت را دارد!”، راهنمایی برای مدیریت مؤثرتر زمان است. این کتاب به شما کمک می‌کند تا عملکردتان را تقویت کنید و بروی مهم‌ترین کارها متمرکز شوید. همچنین تکنیک‌های مختلفی ازجمله توسعه چشم‌انداز شخصی، تعیین اهداف سالانه و پیروی از فهرست هفتگی اولویت‌ها در این کتاب معرفی می‌شوند.
پس اگر شما هم:
- از مجریان و مدیرانی هستید که می‌خواهند به رهبران بهتری بدل شوند،
- در زمره کارمندان و متخصصان بوده و قصد دارید تا بهره‌وری خود را تقویت کنید،
- و یا برای مدیریت زمان به دنبال یک فرآیند گام‌به‌گام هستید،
به شما پیشنهاد میکنیم که به این خلاصه کتاب گوش بسپارید.
درباره نویسنده
“استیو شالنبرگر” (Steve Shallenberger)، مؤسس و رئیس موسسه آموزشی “بدل شدن به بهترین رهبر جهانی” است. او همچنین در تأسیس “مرکز رهبری استفان کووی (Stephen Covey)” نقش داشته است.
“راب شالنبرگر (Rob Shallenberger)”، مدیرعامل موسسه آموزشی “بدل شدن به بهترین رهبری جهانی” است. راب، پیش از تبدیل‌شدن به مربی رهبری، خلبان هواپیماهای F-16 در نیروی هوایی بود و در بخش سرویس مخفی خدمت می‌کرد.
میکروی شماره یک
شیوه اولویت‌بندی کارها را بیاموزید و از هرروز زندگی‌تان، به بهترین شکل استفاده کنید!
آیا شب‌ها تا دیروقت کار می‌کنید تا بتوانید کارهایتان را در زمان مقرر انجام بدهید؟ آیا از فهرست کارهای روزانه خود عقب‌مانده‌اید؟ و یا احساس می‌کنید که کارهای زیادی پیش روی شماست، اما زمان کافی برایشان وجود ندارد؟
بسیار خُب؛ اگر در چنین وضعیتی بسر می‌برید، نگران نباشید، چون تنها نیستید. درواقع، اغلب افراد در مدیریت کارها و زمان خود با مشکل مواجه هستند. جای تعجب است که بسیاری از آن‌ها، با نادیده گرفتن مهم‌ترین اقدامات و وظایف، کارشان را به پایان می‌رسانند.
اما خوشبختانه راهی وجود دارد تا به شما کمک کند تا در کار وزندگی، از هرروز خود به بهترین شکل استفاده کنید. درواقع این‌یک معجون رازآلود به نام “اولویت‌بندی” است. در این خلاصه کتاب، با فرایند ساده‌ای آشنا می‌شوید که به شما در شناسایی اولویت‌ها و متمرکز شدن بر انجام آن‌ها کمک می‌کند.
در این میکرولِرن به چنین پرسش‌هایی پاسخ داده می‌شود:
- چگونه برای انجام اصلی‌ترین اولویت‌های زندگی‌تان، یک رویکرد کم استرس داشته باشید؟
- چرا برای هر نقشتان در زندگی، به توسعه یک چشم‌انداز شخصی نیاز دارید؟
- چطور با استفاده از ابزار برنامه‌ریزی هفتگی، به اهداف سالانه خودتان دست پیدا کنید؟
میکروی شماره دو
با اولویت‌بندی مهم‌ترین کارها، زمانتان را مؤثرتر مدیریت کنید!
اجازه بدهید مسیرمان را با داستانی از یکی از نویسندگان کتاب که قبلاً عضو نیروی هوایی ایالات‌متحده آمریکا بود آغاز کنیم. دریکی از روزهای به‌ظاهر عادی، او سرگرم مأموریت همیشگی خود بود. همه‌چیز خوب به نظر می‌رسید تا اینکه خلبان، هواپیما را در جهت 180 درجه چرخاند. در این حالت، هشداری از یکی از سیستم‌های کابین خلبان، نظرش را جلب کرد و هنگامی‌که داشت روی کلیدها و سوئیچ‌های مختلف سیستم هواپیما کار می‌کرد، ناگهان یک جت، مسیر پروازش را قطع کرد.
هر دو هواپیما با سرعت 1000 مایل بر ساعت در حال حرکت بودند. واقعاً نزدیک بود باهم برخورد کنند و کمتر از 100 پا از هم فاصله داشتند.
بعدازآن اتفاق، هر دو خلبان در جلسه بررسی این اتفاق، دلایل یکسانی آورده و گفتند که متوجه هواپیمای دیگری نشدند: هر دو خلبان، غرق فعالیت‌های درون کابین شده بودند. این‌یک نمونه بارز از “غرق شدن در کار” است. یعنی زمانی که خلبان به‌شدت درگیر انجام کاری می‌شود، برای مواجهه با رویدادهایی که در محیط رخ می‌دهد، با مشکل مواجه خواهد شد. این رخداد که می‌تواند منجر به اشتباهات سهوی خطرناکی شود؛ به‌عنوان یک چالش رایج در حریم هوایی و همچنین در محل کار محسوب می‌شود.
پیام کلیدی این است که شما با اولویت‌بندی مهم‌ترین کارها، می‌توانید زمان خود را مؤثرتر مدیریت کنید!
البته احتمالاً شما خلبان هواپیمای جنگی نیستید، اما ممکن است شرایطی در زندگی روزمره‌تان رخ دهد که توجه شمارا بیش‌ازحد به خود جلب کند. یادتان باشد که غرق شدن در کار، زمانی رخ می‌دهد که کارهای بسیاری با فرصت اندک، پیش روی خوددارید. اولین چالش مشترک میان 68 درصد مدیرانی که نویسندگان این کتاب با آن‌ها مصاحبه کردند، موضوع تمرکز بروی انجام مهم‌ترین موارد پیش رو در یک پروژه بوده است. 80 درصد این افراد، فرآیند مشخصی برای اولویت‌بندی زمان خود نداشتند.
درنتیجه، نویسندگان کتاب معتقدند که باید یک فرآیند ساده برای مدیریت مؤثرتر زمان ایجاد کرد. درست مثل کاری که باید در نیروی هوایی انجام می‌شد. یعنی باید به خلبان‌ها آموزش داده می‌شد تا بروی حیاتی‌ترین سیگنال‌ها، که ابزارهای اصلی کابین نام دارند، تمرکز کنند. این علائم ممکن است سرعت هوا یا ارتفاع را نشان دهد. اما در یک هواپیمای جت، اگر می‌خواهید زنده بمانید، حتماً باید آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. در محل کارتان نیز با یادگیری روش اولویت‌بندی کارها، می‌توانید مانع غرق شدن در یک کار و بی‌توجهی به سایر موارد مهم شوید.
روش اولویت‌بندی پیشنهادی در این کتاب، شامل توسعه سه عادت فردی است: نوشتن چشم‌انداز شخصی، تعیین اهداف سالانه برای زندگی شخصی و کاری و درنهایت، برنامه‌ریزی برای هفته پیش رو.
اما، همان‌طور که خلبان‌های جت برای ارزیابی پرواز خود به جلسه توجیهی نیاز دارد، شما نیز برای شروع اولویت‌بندی مهم‌ترین وظایف خود، به یک فعالیت مهم نیاز دارید. در بخش بعد، این اقدام اساسی را توضیح می‌دهید.
میکروی شماره سه
کارتان را از ارزیابی خود و بررسی رویکرد فعلی‌تان نسبت به اولویت‌ها شروع کنید!
اِمی (Amy)، مدیر اجرایی امریکن اکسپرس (American Express)، هرسال ترفیع می‌گرفت، به‌طوری‌که درنهایت، به مدیر ارشد سازمان تبدیل شد. اما در طول ماه‌های ابتدایی تصدی شغل جدیدش، احساس خستگی و کلافگی می‌کرد. البته قطعاً او بابت این دستاوردهای شغلی احساس غرور داشت، اما اوضاع رابطه‌اش با همسر و دخترش اصلاً خوب نبود.
وقتی اِمی (Amy) دریکی از سخنرانی‌های نویسندگان این کتاب شرکت کرد و در مورد “انجام کاری که بیشترین اهمیت را دارد” یادداشت می‌نوشت، متوجه شد که داشتن انگیزه به‌تنهایی برای بهبود اوضاع زندگی و کار او کفایت نمی‌کند. اِمی (Amy) در پایان کنفرانس، به یک حقیقت ساده پی برد: داشتن محرک و انگیزه برای تقویت عملکرد و بهره‌وری فوق‌العاده است، اما لازم است تا یک گام به عقب بردارد و در مورد اولویت‌های زندگی و کارش تجدیدنظر کند.
نکته کلیدی: شما باید کارتان را از ارزیابی خودت و بررسی رویکرد فعلی‌تان نسبت به اولویت‌ها، شروع کنید!
قبل از اینکه بتوانید رویکرد خود را نسبت به اولویت‌هایتان تغییر دهید، باید نگاهی به موقعیت و جایگاه فعلی‌تان بیندازید. این کار را چگونه انجام می‌دهید؟ یک‌راه ساده، تقسیم فعالیت‌های روزانه به کمک ماتریس “انجام کاری که بیشترین اهمیت را دارد” است.
این ماتریس کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را در چهار دسته، طبقه‌بندی کنید. یک دسته از کارها، همان فعالیت‌هایی هستند که اولویت و استرس بالایی دارند. دسته دیگر مربوط به فعالیت‌ها با اولویت و استرس پایین است. دسته بعدی نیز به اقداماتی اشاره دارند که کمترین اولویت را دارد، یعنی کارهایی که غیرضروری یا بدون اهمیت هستند. و درنهایت، دسته‌بندی آخر نیز مربوط به فعالیت‌های غیر مهم و غیرضروری هستند.
به‌عنوان‌مثال، اگر قبل از رفتن به یک سفر شغلی مهم، فقط چند روزی فرصت دارید، اقداماتی مانند رزرو هتل، تهیه بلیت پرواز و برنامه‌ریزی برای اقامت جزء دسته اول محسوب می‌شوند، یعنی کارهایی که اولویت و استرس بالایی دارند. شاید افرادی که تمام فعالیت‌هایشان جزء دسته اول است، در طول روز احساس هیجان کنند، اما معمولاً با مشکل زمان‌بندی مواجه می‌شوند که این چالش، منجر به فرسودگی آن‌ها خواهد شد.
حالا تصور کنید که از چند هفته جلوتر، پروازتان را رزرو کرده‌اید. اکنون این کار جزء فعالیت دسته دوم قرار می‌گیرد:
یعنی کارهایی با استرس پایین و اولویت بالا. اگر زودتر برنامه‌ریزی کنید، کمتر تحت شرایط استرس‌زا قرار می‌گیرید که این امر منجر به افزایش بهره‌وری‌تان خواهد شد. درنهایت، دودسته دیگر فعالیت‌ها، می‌تواند شامل جلسات غیرضروری و به تعویق انداختن موارد جزئی باشد.
اینک وقت آن رسیده که از خودتان بپرسید: برای هر دسته‌بندی از این کارها، چقدر باید زمان صرف کنم؟
به گفته نویسندگان، یک‌چهارم فعالیت‌های روزمره‌تان باید جزء دسته اولویت بالا و استرس بالا باشد. هفتاد درصد زمانتان هم به کارهای دسته دوم یعنی اموری با استرس پایین و اولویت بالا تعلق می‌گیرد.
در مورد موارد غیر مهم چطور؟ خب، به‌طور ایدئال، تنها باید 5 الی 15 درصد از زمانتان را به این فعالیت‌ها اختصاص دهید. اما در واقعیت، ما این دسته‌بندی را در اولویت خودمان می‌گذاریم.
میکروی شماره چهار
برای هر یک از حوزه‌های زندگی‌تان یک چشم‌انداز خلق کنید تا اولویت‌های آن بخش را بهتر بشناسید!
فرض کنید که می‌خواهید خانه رؤیایی‌تان را بسازید. قبل از تأمین بودجه یا حتی طراحی آن، باید قدرت تخیل خود را به کار بگیرید. شما به تصویری از خانه ایدئال، اندازه و حتی تعداد اتاق‌خواب‌های آن نیاز دارید.
به همین ترتیب، درباره تحقق بهترینِ خودتان، باید ابتدا خودِ جدیدتان را تصور کنید. سپس باید در مورد نحوه رسیدن به این طرح نو از خودتان، تصمیم‌گیری کنید. این مفهوم جهت‌گیری که “خلق چشم‌انداز شخصی” نام دارد، یک تصویر واضح ازآنجایی‌که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید برای شما ایجاد می‌کند.
پیام کلیدی در این بخش این است که برای هر یک از حوزه‌های زندگی‌تان یک چشم‌انداز خلق کنید تا اولویت‌های آن بخش را بهتر بشناسید!
فرآیند ایجاد چشم‌انداز شخصی به شما در شناسایی “انجام کاری که بیشترین اهمیت را دارد” کمک می‌کند. حالا به نحوه شروع این مسیر می‌پردازیم. زمانی را برای یادداشت کردن موارد و مسائل مهم زندگی تات اختصاص دهید. می‌توانید از قلم و کاغذ، گوشی هوشمند یا کامپیوتر برای نوشتن این لیست استفاده کنید.
ابتدا باید به این سؤالات فکر کنید: دوست دارید در 20 سال آینده، به چه چیزهایی در زندگی خود برسید؟ دوست دارید چه مواردی را در زندگی شخصی یا جامعه‌تان بهبود ببخشید؟ چه ویژگی‌هایی را در دیگران تحسین می‌کنید؟
حالا که این لیست را در اختیاردارید، در مورد نقش‌های متفاوت خود در زندگی فکر کنید. همه ما در طول روز، نقاب‌های متفاوتی را بر صورتمان می‌زنیم. ما می‌توانیم والدین، همسر، مدیر و یا کارمند باشیم. می‌توانیم روی خودمان متمرکز باشیم، بدنمان را سالم نگه‌داریم و سرزنده به زندگی بپردازیم.
پنج الی هفت مورد از این نقش‌ها را بنویسید. حالا زیر هرکدام، چشم‌انداز مخصوص و موردنظرتان را بنویسید. از افعال و ضمایر مربوط به زمان حال استفاده کنید تا هر یک از این واقعیت‌های ذهنی را توصیف نمایید. می‌توانید این‌طور بنویسید: من یک مدیر برجسته هستم که به تیم تحت مدیریتم، انگیزه کار می‌دهم و الهام‌بخششان هستم؛ من می‌خواهم سبک زندگی سالمی داشته باشم؛ من می‌خواهم در روابط با دوستانم، الهام‌بخش آن‌ها شوم و به پیشرفتشان کمک کنم.
اگر احساسات و هیجانات گوناگونی در شما برانگیخته شد، پس به چشم‌انداز اختصاصی‌تان نزدیک شده‌اید. ممکن است موقع نوشتن این چشم‌اندازها، هیجان‌زده شده باشید. زیرا این چشم‌انداز به شما در جهت رشد و بهبود خود واقعی‌تان کمک می‌کند.
اکنون‌که چشم‌انداز و جهت اصلی هر بخش از زندگی‌تان را دریافتید، وقت آن رسیده که خودتان را به سمت آن چیزی که بیشترین اهمیت را در زندگی‌تان دارد، هدایت کنید.
میکروی شماره پنج
برای تقویت بهره‌وری خود، اهداف سالانهی قابل‌سنجش و قابل‌دستیابی خود را بنویسید!
به این قصه خوب گوش کنید! پدر یک خانواده مانند هر شب تا دیروقت سرکار بود و بازهم فرصت شام خوردن با خانواده خود را از دست داد. وقتی پدر به خانه رسید، پسر کوچکش به سمتش دوید و گفت: “پدر، تو در یک ساعت چقدر پول در میاری؟” پدر پاسخ داد: ” 40 دلار”. پسر گفت: “میتونی 20 دلار رو به من بدی؟”
پدر که از شنیدن این حرف کلافه به نظر می‌رسید، نگاهی به پسرک انداخت و به اتاقش رفت. اما وقتی صدای گریه پسرش را شنید، با عذاب وجدان به سمت او رفت و 20 دلار به او داد.
پسر با دیدن پول، لبخند زد. قلک زیر تختخوابش را برداشت و پول را به داخل آن انداخت. سپس قلکش را باز کرد و پول‌هایش را شمارد و به پدر گفت: “حالا که 40 دلار دارم، می تونم یک ساعت از وقت تو را بخرم؟”
این داستان تأثیرگذار می‌تواند به شما یادآوری کند که چه چیزی بیشترین اهمیت را در زندگی‌تان دارد. بهترین راه برای تشخیص این موارد مهم، تعیین اهداف سالانه در زندگی شخصی و شغلی‌تان است.
پیام کلیدی این است که برای تقویت بهره‌وری خود، اهداف سالانهی قابل‌سنجش و قابل‌دستیابی خود را بنویسید!
آیا به خاطر می‌آورید که چطور برای تک‌تک نقش‌های زندگی، چشم‌اندازی طراحی کردید؟ حالا زمان برنامه‌ریزی برای تبدیل این چشم‌اندازها به واقعیت است. هدف‌گذاری، ابزاری است که در این مسیر به کارتان می‌آید. نویسندگان این کتاب، هدف‌گذاری بین زمان حال و پایان سال را توصیه می‌کنند.
برای شروع، دوباره نقش‌هایتان را در موقع تعیین چشم‌انداز یادداشت کنید. فقط این بار، اهداف سالانه‌ای برای هر هدف تعیین کنید. بهترین راه این است که ببینید آیا اهدافتان، آن‌قدر کارآمد هستند که بتوانید از کلمه اختصاریِ SMART برای هدف خود استفاده کنید؟ این واژه اختصاصی از پنج کلمه اصلی تشکیل‌شده است و توصیه می‌کند که هر هدف ما باید دارای پنج ویژگی معین باشد. یعنی اختصاصی، قابل‌سنجش، قابل‌دستیابی، مرتبط و متعهد به زمان باشد.
به‌عنوان‌مثال، فکر کنید رسیدن به تناسب‌اندام، یکی از اهداف شخصی شماست. برای تبدیل آن به یک هدف SMART، باید این‌طور بنویسید: “رسیدن به وزن 70 کیلوگرم تا تاریخ 31 شهریور”.
وقتی چشم‌انداز و هدف خود را نوشتید، باید آن‌ها را در معرض دیدتان قرار دهید؛ مثلاً روی میز یا حتی آیینه حمام. به‌این‌ترتیب، به‌صورت آگاهانه یا ناخودآگاه، همواره این اهداف در معرض دید شما خواهند بود.
تقریباً به پایان مسیرمان رسیدیم. در بخش بعدی خواهیم گفت که چطور می‌توانید به کمک روش نویسندگان این کتاب، اهداف سالانه خود را به یک “برنامه‌ریزی هفتگی” تبدیل کنید.
میکروی شماره شش
با استفاده از ابزار “برنامه‌ریزی هفتگی پیش از شروع هر هفته”، زمانتان را بهتر مدیریت کنید!
قبل از هر پرواز، خلبان هواپیما فرآیند برنامه‌ریزی پیش از پرواز را بررسی می‌کند. این کار، گاهی تا ده ساعت به طول می‌انجامد. خلبان در این مدت، مقصد و شرایط آب و هوایی را بررسی می‌کند، در مورد مسیر پیش روی خود برنامه‌ریزی نموده و از سالم بودن هواپیما مطمئن می‌شود.
حالا تصور کنید که خلبان حتی یک‌دفعه، این فرآیند را نادیده بگیرد. بدون شک، بی‌نظمی و آشفتگی در برنامه پرواز رخ می‌دهد.
همان‌طور که برنامه‌ریزی پیش از پرواز برای خلبان اهمیت دارد، برنامه‌ریزی پیش از شروع هفته هم برای هر یک از ما مهم است. این برنامه به ما کمک می‌کند تا بتوانیم زندگی خودمان را تحت کنترل بگیریم و مهار کنیم.
نکته کلیدی این بخش این است که با استفاده از ابزار “برنامه‌ریزی هفتگی پیش از شروع هر هفته”، زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
اگر عادت “برنامه‌ریزی هفتگی قبل از آغاز هفته” را در خودتان نهادینه کنید، چشم‌انداز شخصی‌تان را به واقعیت تبدیل خواهید نمود. شاید فهرست کردن کارهای روزانه یا نوشتن آن‌ها در برگه‌های یادداشت چسبان، به شما یادآوری کند که کدام کار را اول از همه انجام دهید. اما برنامه‌ریزی قبل از شروع هفته، همه این موارد را به یک سطح بالاتر ارتقاء می‌دهد. انجام این کار پیش از آغاز هر هفته، شمارا مجبور می‌کند تا درباره اولویت‌هایتان فکر کنید و برای انجام مهم‌ترین کارها، برنامه‌ریزی داشته باشید.
فرقی نمی‌کند که از لپ‌تاپ یا گوشی هوشمندتان استفاده کنید؛ حتی مهم نیست که برنامه‌تان چه شکلی داشته باشد. فقط فرآیند برنامه‌ریزی است که اهمیت دارد.
به تقویم خودتان نگاه کنید و پیش از آغاز هر هفته، به مدت 20 الی 45 دقیقه، روی این کار متمرکز شوید. اکثر افراد، این برنامه‌ریزی را در روزهای پایانی هفته‌ای که گذشت، مثلاً جمعه عصر انجام می‌دهند.
یادتان باشد که حتماً این کار را تا قبل از شروع هفته انجام بدهید. به‌این‌ترتیب، فرصت کافی برای دیدن تصویری بزرگ‌تر و کلی از هفته پیش روی خود، خواهید داشت.
فرض کنید که امروز، روز پایانی هفته است. چطور باید برای هفت روز پیش رو، برنامه‌ریزی کنید؟ ابتدا، چند دقیقه را به بررسی چشم‌انداز و اهداف شخصی‌تان بپردازید. سپس آن‌ها را یادداشت کنید و از خودتان بپرسید که کدام کار در هفته پیش رو بیشتر از همه، شمارا به سمت اهدافتان هدایت می‌کند؟
گاهی اوقات هیچ‌یک از کارهایی که در یک هفته انجام می‌دهید، شمارا به سمت تحقق هدفتان پیش نمی‌برد. به‌عنوان‌مثال، فرض کنید که قرار است یک رویداد شبکه‌سازی در اول ماه آذر را سازمان‌دهی کنید. اگر اکنون در ماه خرداد هستید، شاید برای رسیدن به این هدف نتوانید کاری انجام بدهید. اما اگر برای مهرماه برنامه‌ریزی می‌کنید، می‌توانید فهرستی از مهمان‌ها را تهیه نموده و ایمیل دعوت‌نامه را برای آن‌ها ارسال کنید.
برنامه‌ریزی برای انجام کار در زمان و تاریخ خاص، اهمیت بسیاری دارد. بدین ترتیب می‌توانید ایده‌های مبهم خودتان را به کارهای عملی تبدیل کنید.
میکروی شماره هفت
برای هر فعالیت، زمان خاصی را در فهرست برنامه‌ریزی پیش از شروع هفته خود در نظر بگیرید!
جان، مدیر اجرایی شرکت پپسی (PepsiCo) بود. او از زمانی که دریکی از کارگاه‌های نویسندگان کتاب شرکت نموده و مفهوم انجام “کاری که بیشترین اهمیت را دارد” درک کرده بود، به مدت چند دهه به‌عنوان مدیر اجرایی شرکت پپسی فعالیت می‌کرد. در طول تمرین ایجاد چشم‌انداز و موقع تعیین نقش خود به‌عنوان پدر، یک هدف مشخص برای خود تعیین کرده بود: تماس با پسرم.
یکی از شرکت‌کنندگان از او پرسید که چرا این هدف را انتخاب کرده است و جان (John) در پاسخ گفت که به خاطر یک جروبحث، از هفت سال پیش تابه‌حال با پسرش صحبت نکرده است. راب و استیو شالنبرگر از جان خواستند تا زمانی را به این هدف اختصاص دهد. پس این هدف مبهم به یک هدف مشخص تبدیل شد: تماس با پسرم در ساعت 7 عصر روز چهارشنبه!
شش ماه بعد، در کارگاه بعدی، جان (John) اعلام کرد که به هدف خود رسیده است. بعد از اولین تماس تلفنی، پدر و پسر هر هفته باهم گفتگو می‌کردند و رابطه آن‌ها دوباره گرم و صمیمانه شده بود.
تجربه جان دو نکته مهم را به ما یادآوری می‌کند. تعیین اولویت‌ها اولین گام حیاتی است، اما برنامه‌ریزی درست در مورد اهداف است که تفاوت‌ها را رقم می‌زند.
پیام کلیدی این است که برای هر فعالیت، زمان خاصی را در فهرست برنامه‌ریزی پیش از شروع هفته خود در نظر بگیرید!
در بخش‌های قبل توضیح دادیم که باید اهداف قابل‌سنجش و متعهد به زمان برای خودتان تعیین کنید. اما برنامه‌ریزی هفتگی باید اختصاصی و مشخص باشد. شما برای انجام هر فعالیت، نیاز به زمان و تاریخ معین دارید.
به‌عنوان‌مثال، اگر یکی از اهدافتان، مشاوره دادن به تعداد جوانان بیشتری تا آخر ماه باشد، باید در دفتر روزانه خود به‌این‌ترتیب برنامه‌ریزی کنید: مثلاً یکشنبه، ساعت 2 بعدازظهر، مشاوره با سارا (Sue).
نویسندگان این کتاب، با اطمینان می‌گویند که زمان‌بندی درست و دقیق می‌تواند منجر به افزایش 50 الی 80 درصدی بهره‌وری شما در طول یک سال شود.
البته برنامه‌ریزی قبل از آغاز هفته برای بسیاری از تیم‌ها هم کارآمد است. فقط باید یک‌چیز را به خاطر داشته باشید: داشتن برنامه‌ریزی مشخص برای هر بخش از سازمان، به این معنا نیست که افراد می‌توانند ساز خودشان را بزنند و به هر جهتی که می‌خواهد گام بردارند. بلکه این برنامه‌ها باید همگام و همسو با اهداف کل تیم و شرکت باشد.
اگر شما رهبر یک تیم کاری هستید، هر عضو تیم را ملزم کنید تا به شیوه‌ای که گفتیم برای کار خود برنامه‌ریزی کند. یعنی برای توسعه چشم‌انداز شخصی خود، کاری انجام دهد و اهداف سالانه‌ای تعیین کند. سپس انجام قبل از شروع هر هفته، برنامه‌ریزی دقیقی برای انجام این فعالیت‌ها داشته باشد.
وقتی همه اعضای تیم به این روش ملزم شوند، می‌توانید در اولین روز هر هفته از آن‌ها بخواهید تا برنامه‌های خود را بر اساس برنامه تیم، بازنگری کنند. به‌این‌ترتیب، همه اعضای تیم شما در راستای رسیدن به چشم‌انداز مشخصی گام برمی‌دارند.
انجام هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی قبل از هفته، نیاز به تعهد و ثبات قدم دارد. اگر این کار را به‌درستی انجام دهید، خیلی زود متوجه می‌شوید که بعد از تعیین چشم‌انداز و برنامه‌ریزی اولویت‌های خود، چقدر بهره‌وری‌تان ارتقاءیافته است.
سخن پایانی
پیام کلیدی کتاب این است که با یادگیریِ شیوه اولویت‌بندی کارهایی که بیشترین اهمیت رادارند، می‌توانید عملکرد و بهره‌وری‌تان را تقویت کنید. برای آشنایی با اولویت‌هایتان برای هر نقشی که در زندگی دارید، چشم‌انداز شخصی و اهداف سالانه تعیین کنید. درنهایت، با برنامه‌ریزی فعالیت‌های هفتگی که به شما دررسیدن به اهدافتان کمک می‌کنند، شانس موفقیتتان را افزایش دهید.
یک توصیه کاربردی
هرروز صبح، اولویت‌هایتان را مرور کنید!
برنامه‌ریزی قبل از هفته ابزار فوق‌العاده‌ای قدرتمندی است، اما برای بهبود بهره‌وری، کار دیگری نیز باید انجام دهید و آن‌هم داشتن یک روتین صبحگاهی است. قبل از بیرون آمدن از رختخواب، چند دقیقه به بررسی کارهایی که برای امروز تعیین کرده‌اید بپردازید و دو یا سه اولویت امروز خودتان را شناسایی کنید. شروع روز باکار درست و مهم، به شما انگیزه بیشتری داده و کمک می‌کند تا در طول روز، متمرکزتر عمل کنید.
