منشور ارتباطی چیست و چه اصولی بر آن حکم فرماست؟

منشور ارتباط

چقدر در طول روز برای برقراری ارتباط صرف می کنید؟ از چه کانال هایی برای برقراری ارتباط استفاده می کنید؟ شبکه های اجتماعی، تلفن، پیامک، ایمیل، گزارش، مکالمات حضوری یا جلسات؟ بسیاری از ما در مورد ترسیم تصویری از خود، نگرش آرامی داریم. ایجاد منشور ارتباطی روشی موثر برای مدیریت این نوع مبادلات است و به افراد اجازه می دهد تا به طور کارآمد و مؤثر ارتباط برقرار کنند. این منشور بهترین راه‌های ارتباط، نحوه استفاده بهینه از آن‌ها و آنچه مردم می‌خواهند از طریق ارتباط به دست بیاورند را تشریح می‌کند. به عنوان مثال، با بهبود ارتباطات، می توانید مدت زمان ملاقات با افراد را کاهش دهید و تعداد ایمیل های ارسالی خود را کاهش دهید و اطمینان حاصل کنید که از رسانه های اجتماعی به طور حرفه ای استفاده می کنید. به این ترتیب می توانید زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم تر داشته باشید. در این مقاله از خودساخته شما می توانید در مورد منشور ارتباطی بیشتر بدانید و برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.

منشور ارتباطات چیست؟

منشور ارتباطات یک سند رسمی است که روش هایی را که اعضای تیم شما ترجیح می دهند با آنها ارتباط برقرار کنند، بیان می کند. این منشور پیام‌های غیرضروری را کاهش می‌دهد، در وقت افراد صرفه‌جویی می‌کند و بهره‌وری تیم و فردی را افزایش می‌دهد. منشور ارتباطی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • چه زمانی افراد باید به ایمیل ها پاسخ دهند و چه زمانی نیازی به پاسخ دادن ندارند.
  • چه زمانی افراد باید «پاسخ به همه» را در ایمیل انتخاب کنند و چه زمانی باید از آن اجتناب کنند.
  • چگونه می توان جلسات منظم تیم را برگزار کرد، چه کسانی باید در جلسات شرکت کنند، آیا افراد می توانند از راه دور در جلسات شرکت کنند، چه چیزی باید در صورتجلسه نوشته شود و اطلاعاتی از این دست.
  • سازمان شما چگونه با مردم و مشتریان ارتباط برقرار می کند.
  • نحوه تعامل اعضای تیم در رسانه های اجتماعی.
  • چه زمانی می توان تماس تصویری برقرار کرد؟
  • مردم چگونه می توانند چهره به چهره ارتباط برقرار کنند.

ایجاد یک منشور ارتباطی برای تیم‌های مجازی بسیار مفید است و به شما امکان می‌دهد راه‌هایی را که افراد برای برقراری ارتباط از راه دور ترجیح می‌دهند، نحوه پاسخگویی به آنها و اینکه چه کسی مسئول ارائه به‌روزرسانی‌ها است، شناسایی کنید.

نکته: داشتن یک منشور تیمی یا منشور پروژه علاوه بر منشور ارتباطی مفید خواهد بود، به خصوص زمانی که در حال ساختن یک تیم یا شروع یک پروژه هستید.

منشور ارتباطات چیست؟ و منشور ارتباطی

چرا باید از منشور ارتباطی استفاده کنیم؟

هدف از منشور ارتباطات بهبود اصول ارتباط حرفه‌ای، صرفه‌جویی در وقت اعضای تیم، کاهش تعداد پیام‌های ارسالی و دریافتی، و شفاف‌سازی روش استفاده افراد برای برقراری ارتباط است. شفاف سازی لحن، سبک و تعداد پیام ها، به ویژه در هنگام برقراری ارتباط با عموم مردم یا مشتریان، تضمین می کند که یک رابطه منسجم و قابل اعتماد دارید.

منشور همچنین می تواند برای تیم های چند منظوره یا تیم هایی که اعضای آن در مکان های جغرافیایی مختلف قرار دارند یا برای مترجمان آزاد مفید باشد. این منشور قوانین کلی را تعیین می کند، تعیین می کند که چه زمانی باید به روز رسانی شود، و چه زمانی و چگونه اعضای تیم می توانند با یکدیگر تماس بگیرند. این منشور به ویژه برای تیم هایی که در مکان هایی با ساعات کاری متفاوت کار می کنند مفید است.

این منشور همچنین برای جلوگیری از تفاوت های فرهنگی در ارتباطات مفید است. برای مثال، در برخی از فرهنگ‌ها، افراد ممکن است تمایلی به گزارش مشکلات به مقام بالاتر یا شکایت نداشته باشند. این سند شرایطی را که افراد باید مشکلات را گزارش کنند را مشخص می کند. همچنین این منشور می تواند ابزار مفیدی برای بهبود ارتباطات در سازمانی باشد که وضعیت ارتباطی فعلی آن نامطلوب است.

چرا باید از منشور ارتباطی استفاده کنیم؟ و منشور ارتباطی

محدودیت های منشور ارتباطات

اگرچه منشور ارتباطات مزایای زیادی دارد، اما در اجرای آن معایبی نیز دارد. اولین مشکل این است که با تعیین زمان و نحوه ارتباط افراد با یکدیگر، این خطر وجود دارد که روابط اجتماعی خفه شود و گفتگوها مکانیکی شود. این باعث می شود اعضای تیم مجازی احساس کنند از گروه کنار گذاشته شده اند و نمی توانند روابط کاری خوبی برقرار کنند.

منشور ارتباطی همچنین می تواند خلاقیت یا حل مسئله را به ویژه در رابطه با تیم ها در مناطق مختلف جغرافیایی تضعیف کند و بهره وری را کاهش دهد. ممکن است باعث شود روش‌های فردی که افراد ترجیح می‌دهند با آنها ارتباط برقرار کنند نادیده گرفته شوند و در نتیجه کار گروهی مؤثر را تضعیف کنند.

در نهایت، تهیه منشور ارتباطی زمان و تلاش زیادی را می طلبد. وقتی یک تیم جدید ایجاد می کنید، باید کارهای زیادی برای تهیه منشور انجام دهید.

محدودیت های منشور ارتباطات و منشور ارتباطی

نحوه تهیه منشور ارتباطی

برای تهیه منشور ارتباطی ۶ مرحله زیر را دنبال کنید:

  1. هدف را مشخص کنید

ابتدا باید مشخص کنید که چرا به منشور ارتباطی نیاز دارید. به عنوان مثال، آیا به یک مرور کلی نیاز دارید که نحوه برقراری ارتباط در سازمان یا تیم خود را مشخص کند، یا آیا به دستورالعمل های مشتری و روابط عمومی نیاز دارید؟ آیا قصد دارید روی تبادلات رسانه های اجتماعی تمرکز کنید؟ آیا این منشور همه انواع ارتباطات را پوشش می دهد یا فقط برای پروژه های خاص است؟

  1. چگونه آن را تهیه می کنید؟

سپس به این فکر کنید که چگونه منشور خود را تهیه می کنید. چه کسی طرح اولیه را پیشنهاد می کند؟ آیا این فرد باید با سایر اعضای سازمان مانند منابع انسانی یا بازاریابی برای تهیه منشور همکاری کند؟ آیا باید از معیارهای رضایت کارکنان برای جمع آوری ایده ها و بازخوردهای کارکنان استفاده کنید؟ پس از طراحی منشور، چه کسی آن را در اختیار افراد قرار می دهد؟

  1. چه چیزی را پوشش می دهد؟

سند شما ممکن است هدف خاصی داشته باشد. هدف منشور می تواند کاهش استفاده از ایمیل یا اطمینان از استفاده حرفه ای از رسانه های اجتماعی باشد. شاید هدف بالاتر، برای مثال، اطمینان از مناسب و مؤثر بودن همه ارتباطات داخلی باشد. بنابراین، باید به وضوح مشخص کنید که این سند چه مواردی را پوشش می دهد و کدام کانال های ارتباطی را پوشش می دهد.

  1. دستورالعمل ها را مشخص کنید

سپس به ساختار منشور ارتباطات فکر کنید. بهتر است فهرستی از مهم ترین نکات را برای هر یک از کانال هایی که اعضای تیم خود استفاده می کنند تهیه کنید. به عنوان مثال، “جلسات باید ۳۰ دقیقه طول بکشد”، “ارتباطات توییتر باید حرفه ای و مودبانه باشد” یا “به همه گزینه های ایمیل پاسخ ندهید.” یا می توانید اصول را به طور کلی بیان کنید. برای مثال، «به موقع پاسخ دهید» یا «پیام ها را کپی نکنید».

  1. از بازخورد استفاده کنید

درخواست بازخورد از اعضای تیم در طول فرآیند طراحی و پس از اجرای منشور از اهمیت ویژه ای برخوردار است. کارمندان چگونه ترجیح می دهند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟ از کدام کانال ها بیشتر استفاده می کنند و چرا؟ آنها از چه چیزی در ارتباط خوششان نمی آید و چگونه می توان از آنها اجتناب کرد؟

  1. اجرای منشور

در نهایت، به این فکر کنید که چگونه می‌خواهید منشور را اجرا کنید و چگونه به کارکنان اطلاع می‌دهید که از این پس در هنگام برقراری ارتباط باید از آن پیروی کنند؟ آیا آن را برای همه ایمیل می کنید یا به طور رسمی در جلسه معرفی می کنید؟ آیا اساسنامه یک سند مکتوب خواهد بود که مردم می توانند آن را چاپ کنند یا دستورالعملی خواهد بود که در شبکه داخلی شرکت قرار می گیرد؟ آیا باید با اطلاعیه و توسط کمپین وجود منشور را اعلام کنید؟ و چه زمانی و چگونه آن را به روز می کنید؟

ممکن است تصمیم بگیرید که عملکرد کارکنان را پس از تهیه و اجرای منشور ارزیابی کنید. پس به این فکر کنید که چگونه می توانید بر اجرای آن نظارت داشته باشید.

نحوه تهیه منشور ارتباطی و منشور ارتباطی

۷  اصل مهم که در هنگام برقراری ارتباط که باید در نظر بگیرید

به نحوه ارتباط خود با دیگران در طول روز فکر کنید. شما در تمام طول روز با دیگران در ارتباط هستید. شما ایمیل می نویسید، جلساتی برگزار می کنید، در کنفرانس ها شرکت می کنید، گاهی گزارش می نویسید، ارائه می دهید، با همکاران بحث می کنید و غیره. بنابراین، چگونه می توانید بهره وری خود را افزایش دهید؟ ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که تا حد امکان واضح و مؤثر ارتباط برقرار می کنید. به همین دلیل است که اصل ۷ عامل در ارتباطات بسیار مهم است. این اصول فهرستی از نکات را به شما می‌دهند که به شما کمک می‌کند مطمئن شوید جلسات، ایمیل‌ها، کنفرانس‌ها، گزارش‌ها و ارائه‌ها به‌خوبی طراحی شده‌اند و به اندازه‌ای شفاف هستند که مخاطبان شما برای انتقال پیام مشکلی نداشته باشند.

بر اساس این اصول، ارتباط همیشه باید:

  1. شفاف  Clear
  2. دقیق  Concise
  3. محسوس  Concrete
  4. صحیح  Correct
  5. منسجم  Coherent
  6. کامل  Complete
  7. مؤدبانه Courteous باشد.

در این مقاله به این ۷ نکته مهم در ارتباط می پردازیم و هر کدام را با مثال های خوب و بد نشان می دهیم.

 

7  اصل مهم که در هنگام برقراری ارتباط که باید در نظر بگیرید و منشور ارتباطی

 

  1. شفاف

هنگامی که با کسی می نویسید یا صحبت می کنید، باید پیام و هدف خود را روشن کنید. هدف شما از ارتباط با این شخص چیست؟ اگر در این مورد مطمئن نباشید، مخاطب شما نیز مطمئن نخواهد بود.

برای واضح بودن، سعی کنید تعداد ایده ها را در هر جمله به حداقل برسانید. مطمئن شوید که شخصی که مقاله شما را می خواند منظور شما را متوجه شده است. نباید طوری بنویسید که مخاطب مجبور شود منظور شما را از آنچه می نویسید حدس بزند.

  1. دقیق

وقتی در یک ارتباط دقیق هستید، به حاشیه نمی روید و مختصر می گویید. وقتی می توانید خود را در سه جمله بیان کنید، نیازی به نوشتن ۶ جمله ندارید.آیا صفت یا کلمه خاصی وجود دارد که بتوان آنها را حذف کرد؟ ما همیشه می توانیم عباراتی مانند “مثلا”، “میدان”، “به نحوی”، “واقعا”، “اصولا” را حذف کنیم.

آیا جملات غیر ضروری وجود دارد؟

چند بار داستان را به روش های مختلف تکرار کرده اید؟

  1. ملموس و محسوس

وقتی پیام شما ملموس باشد، گیرنده تصویر واضحی از آنچه می‌خواهید بگویید دریافت می‌کند. در این مورد، جزئیات (اما نه بیش از حد) و حقایق متمرکز وجود دارد و پیام شما یکپارچه خواهد شد.

  1. صحیح

وقتی ارتباط شما درست باشد به این معناست که با مخاطب همخوانی دارد. ارتباط صحیح همچنین به معنای ارتباط بدون خطا است.

  • آیا اصطلاحات تخصصی که به کار می برید در حد دانش و آموزش مخاطبانتان است؟
  • آیا تمام نام ها را درست نوشته اید؟
  • آیا گرامر در نوشته شما رعایت می شود؟ به خاطر داشته باشید که برای بررسی خطاهای دستوری و املایی زیاد به رایانه اعتماد نکنید.
  1. منسجم

وقتی ارتباط شما منسجم باشد، منطقی هم هست. تمامی مطالب به هم مرتبط هستند و همگی به موضوع اصلی مربوط می‌شوند.

  1. کامل

در ایمیل کامل، مخاطب همه‌ی اطلاعاتی را که لازم است در اختیار دارد و می‌تواند در صورت لزوم اقدامات لازم را به عمل آورد. توجه به نکات زیر می‌تواند کمک‌کننده باشد.

  • آیا پیام شما شامل «دعوت به انجام کاری» می‌شود؟ اگر این‌طور است، آیا مخاطب به درستی متوجه می‌شود که از او می‌خواهید چه کاری انجام بدهد؟
  • آیا تمامی اطلاعات مربوط را در ایمیل گنجانده‌اید؟ اسامی، تاریخ‌، مکان و غیره؟
  1. مؤدبانه

ارتباطِ مؤدبانه، دوستانه و صادقانه است. لحن تهاجمی و توهینِ نهفته‌ای در آن دیده نمی‌شود. شما باید دیدگاه مخاطبان خود را مد نظر بگیرید و به نیازهایشان احترام بگذارید.

سخن پایانی

برای برقراری ارتباط موثر با دیگران باید خود را به طور کامل بشناسید و بتوانید احساسات و عواطف خود را بدرستی موقعیت های مختلف مهار کنید. برقراری ارتباط براساس منشور ارتباطی موثر سبب می شود دیگران به شما احترام بگذارند و اعتماد داشته باشند. ارتباط موثر زندگی را ثمربخش می کند، اما به شرطی که مهارت های این ارتباط را بیاموزیم. اگر در برقراری ارتباط چندان موثرعمل نکنید، زندگی تان را در یک یا چند بعد ناقص خواهید دید.

اگه لذت بردی برای دوستات از طریق این دکمه ها بفرست.

همیشه پیگیر آموزش باش

دیدگاه

در بحث‌‌ پیرامون این مقاله شرکت کنید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دریافت لینک دانلود