همه افراد 24 ساعت در روز فرصت دارند، اما برخی در این مدت کارهای بیشتری را انجام می دهند. در واقع آنها بر مهارت «مدیریت زمان» مسلط شده اند. افرادی که بر مهارت «مدیریت زمان» مسلط هستند، زمان را متفاوت از دیگران مدیریت می کنند. این مهارت سخت ترین مهارتی است که باید در ابتدای کار خود یاد بگیرید. مدیریت زمان ممکن است خیلی پیچیده نباشد، اما انجام آن به طرز شگفت آوری دشوار است. در اینجا 21 نکته برای مدیریت زمان وجود دارد که باید در دوران جوانی خود از آنها استفاده کنید.در ویدیو زیر میتواند در درک بهتر این مطلب به شما کمک کند. برای دین ویدیو های آموزشی بیشتر به پیج اینستاگرام خودساخته مراجعه کنید.
مدیریت زمان در زندگی شغلی به معناست؟
مدیریت زمان در زندگی شغلی به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و روش‌هایی اطلاق می‌شود که برای بهره‌وری بیشتر از زمان موجود و بهبود کارایی و عملکرد در محیط کار استفاده می‌شود. مهمترین هدف مدیریت زمان در فروش و زندگی شغلی، برنامه‌ریزی و استفاده بهینه از زمان موجود است تا فرد بتواند وظایف و اولویت‌های خود را به خوبی مدیریت کند.
در زیر به برخی اصول و تکنیک‌های مهم مدیریت زمان در زندگی شغلی اشاره خواهم کرد:
- تعیین اهداف: تعیین اهداف و وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه به شما کمک می‌کند تا بتوانید زمان خود را برای فعالیت‌های مهم و الزامی اختصاص دهید. اهداف باید قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و متناسب با زمان موجود باشند.
- اولویت‌بندی: تعیین اولویت‌ها در انجام وظایف بسیار مهم است. شناسایی و تمرکز بر وظایفی که بیشترین اثر را در دستیابی به اهداف دارند، به شما کمک می‌کند تا زمان خود را بهینه استفاده کنید و از پرتاب‌ها و تعویق‌ها جلوگیری کنید.
- برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی موثر، به شما اجازه می‌دهد وظایف خود را به صورت مرتب و منظم زمانبندی کنید. تعیین زمان مشخصی برای هر وظیفه، تخصیص زمان برای استراحت و استراحت و تعیین زمان مشخصی برای فعالیت‌های ارتباطی نیز از جمله مواردی هستند که باید در نظر گرفته شوند.
- مدیریت ایمیل و ملاقات‌ها: مدیریت صحیح ایمیل‌ها و ملاقات‌ها از جمله مهارت‌های مهم در مدیریت زمان است. تعیین زمان محدودی برای چک کردن و پاسخگویی به ایمیل‌ها و تعیین زمان محدودی برای ملاقات‌ها، به شما کمک می‌کند تا از ضایعات زمانی جلوگیری کنید و بر تمرکز بر وظایف اصلی تمرکز کنید.
- مدیریت تعویق‌ها: تعویق‌ها و تکالیف معوقه می‌توانند بر کارایی و کاربرد زمان شغلی تأثیر منفی داشته باشند. برنامه‌ریزی مداوم و استفاده از روش‌های مقابله با تعویق‌ها مانند تقسیم وظایف به بخش‌های کوچکتر، استفاده از تکنیک Pomodoro (کار به صورت مداوم به‌مدت محدود زمان با وقفه‌های کوتاه) و اولویت‌بندی وظایف مهم میتواند به شما کمک کند تا تعویق‌ها را کاهش دهید.
- مدیریت استراحت و استرس: استراحت منظم و مدیریت استرس نیز عوامل مهم در مدیریت زمان در زندگی شغلی هستند. تعیین زمان مناسب برای استراحت و استراحت، ممارسه فعالیت‌های تفریحی و تنفس عمیق، تمرین و ورزش، و تکنیک‌های مدیریت استرس مانند مدیتیشن و روش‌های تنفسی، می‌توانند به شما کمک کنند تا انرژی و تمرکز لازم را برای انجام وظایف به دست آورید.
- استفاده از ابزارها و تکنولوژی: استفاده از ابزارها و تکنولوژی‌های مدیریت زمان میتواند به شما در بهبود بهره‌وری کمک کند. ابزارهای مانند برنامه‌های مدیریت زمان، لیست وظایف روزانه، یادآورها و نرم‌افزارهای مشابه می‌توانند به شما کمک کنند تا وظایف را بهبود بخشید و زمان خود را بهینه استفاده کنید.
- تعادل بین زمان کار و زمان شخصی: حفظ تعادل بین زمان کار و زمان شخصی نیز از عوامل مهم در مدیریت زمان است. تعیین زمان مشخص برای خانواده، دوستان و فعالیت‌های شخصی، و احترام به زمان شخصی برای استراحت و تفریح، به شما کمک می‌کند تا بهبود عملکرد در کار و کیفیت زندگی شخصی خود داشته باشید.
با اعمال اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان در زندگی شغلی خود، می‌توانید بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و کارایی خود داشته باشید و در عین حال تعادلی سالم بین کار و زندگی شخصی خود برقرار کنید.
مدیریت زمان در محیط کار
مدیریت زمان در محیط کار به مجموعه‌ای از روش‌ها و فنون اطلاق می‌شود که به کارمندان کمک می‌کند زمان خود را در محیط کار به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند. هدف اصلی مدیریت زمان در محیط کار، بهبود بهره‌وری و کارایی فرد در انجام وظایف و دستیابی به اهداف مشخص است.
در زیر به برخی اصول و روش‌های مهم مدیریت زمان در محیط کار اشاره خواهم کرد:
- برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی موثر، ابتدایی‌ترین و مهمترین قدم در مدیریت زمان در محیط کار است. تعیین اهداف و وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه و برنامه‌ریزی زمانی که برای هر فعالیت در نظر می‌گیرید، به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را به ترتیب اولویت‌ها و زمان مشخصی انجام دهید.
- اولویت‌بندی: تعیین اولویت‌ها و تمرکز بر وظایف مهمتر، از جمله مهارت‌های اساسی در مدیریت زمان است. شناسایی و تمرکز بر وظایفی که بیشترین اثر را در دستیابی به اهداف دارند، به شما کمک می‌کند تا زمان خود را بهینه استفاده کنید و از پرتاب‌ها و تعویق‌ها جلوگیری کنید.
- تقسیم وظایف: تقسیم وظایف به بخش‌های کوچکتر و قابل مدیریت، به شما کمک می‌کند تا وظایف را بهبود بخشید و به طور مؤثرتری بر روی آنها کار کنید. با تقسیم وظایف به بخش‌های کوچکتر، می‌توانید تمرکز خود را بر روی هر قسمت تمرکز کنید و از احساس ساعت سرگردانی و بار اضافی کاری جلوگیری کنید.
- مدیریت اولویت‌های فرعی: در محیط کار، ممکن است در کنار وظایف اصلی، وظایف فرعی و کوچک‌تری نیز وجود داشته باشد. مدیریت این نوع وظایف نیز بسیار مهم است. از روش‌هایی مانند تعیین زمان محدود برای آنها، تأخیر کردن آنها تا زمان‌های مناسب‌تر و یا انجام آنها در اوقاتی که انرژی و تمرکز بیشتری دارید، می‌توانید استفاده کنمدیریت زمان در محیط کار به مجموعه‌ای از روش‌ها و فنون اطلاق میشاید کمک کند که از روش‌های مدیریت زمان مانند ماتریس اولویت‌بندی (Eisenhower Matrix) استفاده کنید. این ماتریس وظایف را بر اساس دو معیار اهمیت و فوریت مرتب می‌کند و به شما کمک می‌کند تا وظایف را در چهار دسته مختلف قرار دهید: وظایف مهم و فوری (قسمت A)، وظایف مهم اما غیرفوری (قسمت B)، وظایف غیرمهم و فوری (قسمت C) و وظایف غیرمهم و غیرفوری (قسمت D). با استفاده از این ماتریس، می‌توانید اولویت‌های خود را بهتر تعیین کنید و زمان خود را بر اساس آن تقسیم کنید.
علاوه بر این، مدیریت زمان موفق نیازمند ایجاد عادت‌های مثبت است. می‌توانید از روزنامه‌نگاری روزانه استفاده کنید تا وظایف را ثبت کنید و برنامه‌ریزی کنید. همچنین، ممکن است بخواهید از تکنیک‌هایی مانند تکنیک Pomodoro استفاده کنید که در آن زمان را به دوره‌های مشخص تقسیم می‌کنید و بین هر دوره کوتاه استراحت می‌کنید. این روش به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را بالا ببرید و از خستگی جلوگیری کنید.همچنین، مدیریت زمان به مدیریت اولویت‌ها و مجموعه مهارت‌های مدیریتی دیگر نیز وابسته است. مهارت‌هایی مانند ارتباط مؤثر، تصمیم‌گیری سریع، قدرت انتخاب و انجام وظایف، و مدیریت استرس می‌توانند به شما در مدیریت زمان کمک کنند.
در نهایت، مدیریت زمان یک فرآیند طولانی است و نیازمند تمرین و پیشرفت مداوم است. با تمرین و استفاده از روش‌های مناسب، می‌توانید مهارت‌های خود را در مدیریت زمان بهبود بخشید و به عملکرد بهتری در محیط کار دست یابید.
دوری از اهمال کاری؛ چرا و چگونه؟
اهمال کاری به معنای عدم انجام وظایف موقعیتی و تأخیر در انجام آنها است. افرادی که به اهمال کاری مبتلا هستند، ممکن است وظایف را به تأخیر بیاندازند، به تعویق بیندازند یا به طور کلی نتوانند وظایف را به موقع انجام دهند. اهمال کاری میتواند منجر به کاهش بهره‌وری، افزایش استرس و ایجاد مشکلات در محیط کار شود.
برخی راهکارها برای دوری از اهمال کاری عبارتند از:
- برنامه‌ریزی موثر: برنامه‌ریزی دقیق و محکم میتواند از اهمال کاری جلوگیری کند. اهداف و وظایف را با دقت تعیین کنید و زمانبندی مشخصی برای انجام آنها در نظر بگیرید. تعیین اولویت‌ها و تعهد به برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی میتواند به شما کمک کند وظایف را به موقع و به ترتیب اهمیت انجام دهید.
- تقسیم وظایف: وظایف بزرگ و پیچیده ممکن است اهمال شوند. بنابراین، آنها را به بخش‌های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به ترتیب اولویت، بخش‌های کوچکتر را پیگیری کنید و جلوی احساس ساعت سرگردانی و بار اضافی کاری را بگیرید.
- استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان: از تکنیک‌هایی مانند تکنیک Pomodoro استفاده کنید که زمان را به دوره‌های کوتاه تقسیم کرده و بین هر دوره استراحت کوتاهی قرار می‌دهد. این روش به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را بالا ببرید و از خستگی واشتیاق کاسته شده جلوگیری کنید.
- ایجاد انگیزه: انگیزه قوی میتواند شما را از اهمال کاری دور نگه دارد. تلاش کنید برای شناخت و تأمل در مزایای انجام وظایف و پیامدهای منفی اهمال کاری. ممکن است نیاز داشته باشید تا خود را به چالش‌ها و اهداف بزرگتر متعهد کنید تا انگیزه بیشتری برای انجام وظایف داشته باشید.
- تعامل با دیگران: در برخی موارد، همکاری و تعامل با دیگران میتواند شما را از اهمال کاری جلوگیری کند. با دیگران در مورد وظایف مشترک صحبت کنید و از آنها کمک بخواهید. همچنین، می‌توانید با دیگران تعهدات خود را به انجام وظایف به اشتراک بگذارید تا احساس مسئولیت بیشتری داشته باشید.
- شناسایی و مدیریت موانع: شناسایی موانع احتمالی که به اهمال کاری منجر می‌شوند و مدیریت آنها میتواند به شما کمک کند. با شناسایی عواملی مانند ناتوانی در تصمیم‌گیری، ناتوانی در مدیریت استرس یا ناتوانی در ترتیب‌بندی وظایف، می‌توانید راهکارهای مناسبی برای آنها پیدا کنید. ممکن است نیاز داشته باشید تا مهارت‌های مدیریت زمان، مهارت‌های تصمیم‌گیری و مهارت‌های مقابله با استرس را تقویت کنید.
- پاداش‌های خود: برای خود پاداش‌هایی تنظیم کنید که به شما انگیزه و انرژی بیشتری برای انجام وظایف بدهد. ممکن است برای خود تعهداتی بنویسید و پس از انجام آنها خود را با چیزهایی که دوست دارید مدیون کنید، مثلاً خریدن کتابی که می‌خواهید بخوانید یا تماشای فیلمی که برای مدتی می‌خواسته‌اید.
با رعایت این راهکارها، می‌توانید از اهمال کاری دوری کنید و به بهره‌وری و کارآیی بیشتر در وظایف خود دست یابید.
نویسنده و طراح کانادایی اتین گارباگلی در طول زندگی خود آموخته است که چگونه زمان و حرفه خود را به طور مؤثرتری مدیریت کند و چگونه پول خود را دو برابر کنیم. او هر چیزی را که برای او و دیگر کارآفرینان مفید بود تجزیه و تحلیل کرد و در سال 2013 سخنرانی او در مورد “26 نکته مدیریت زمان که ای کاش در بیست سالگی می دانستم” توسط SlideShare به عنوان “بهترین و محبوب ترین سخنرانی” سال انتخاب شد. شناخته شده. در اوایل سال 2015، گارباگلی سخنرانی محبوب سال 2013 خود را با سخنرانی دیگری با عنوان «25 نکته مدیریت زمان برای شروع طوفان سال نو» ادامه داد.
اکنون نکات مهم از گفته‌های این دو سخنرانی را جمع آوری کرده ایم. سعی کنید تمام نکات را در دوران جوانی خود نهادینه کنید اما این عادات می تواند برای یک مدیر 50 ساله نیز مناسب باشد.
-
همیشه برای انجام کارها و مدیریت زمان آنها وقت دارید
وقت شما هرگز کم نمی‌شود بنابراین اگر کاری را به موقع انجام ندادید به این دلیل بوده که لازم یا لذت بخش نبوده است.
-
زمان سریعتر از آنچه انتظار دارید می گذرد
بهتر است بین وظایف خود یک زمان «بافر» در نظر بگیرید. برای برنامه ریزی زیاد دقت نکنید. گارباگلی می گوید: “هر چه یک کار یا هدف را دقیق تر تعیین کنید، احتمال شکست آن بیشتر می شود.”
-
زمانی که سالم هستید، کارهای بیشتری انجام دهید
بعضی روزها بازدهی بیشتری دارید و به قول معروف دور هستید، در این مواقع باید تا 12 ساعت تمرکز داشته باشید و از آن نهایت استفاده را ببرید.
-
به دنبال مشاغلی باشید که برای زندگی شخصی و حرفه ای شما مفید باشد و در آن مدیریت زمان را بدست بگیرید
کریس گیلبو، نویسنده و کارآفرین آمریکایی، می گوید: “اهداف شخصی و حرفه ای خود را برای دستیابی به بهره وری بیشتر هماهنگ کنید.” به عنوان مثال، اگر نمی خواهید به ژاپن سفر کنید و در آن کار کنید، به جای شرکت در کلاس های زبان ژاپنی، چند ماه را صرف یک دوره آموزشی کنید که تجربه کاری شما را بهبود می بخشد.
-
فشار بر خود را با فرسودگی شغلی اشتباه نگیرید
کار سخت به خواب کمی و تلاش بی وقفه نیاز دارد. حتی اگر انگیزه زیادی دارید، باز هم باید زمانی را برای استراحت اختصاص دهید. در غیر این صورت خستگی بازدهی شما را کاهش می دهد.
-
چندین کار را همزمان انجام ندهید
انجام کارها به طور همزمان تمرکز را از بین می برد. تحقیقات نشان می دهد که مغز انسان وقتی تمرکز خود را از یک موضوع به موضوع دیگر تغییر می دهد، انرژی بیشتری مصرف می کند. بنابراین اگر در طول روز چندین کار را همزمان انجام دهید، مغز شما بسیار خسته می شود و کارایی خود را از دست می دهید.
-
به خود استراحت دهید تا حواس شما پرت نشود
روش پومودورو می گوید، کار خود را به فواصل 25 دقیقه ای تقسیم کنید و بین این دو بازه 3 تا 5 دقیقه ای استراحت کنید. برای جلوگیری از مراجعه به سایت هایی مانند فیس بوک یا توییتر می توانید از نرم افزارهایی مانند “SelfControl” استفاده کنید.
-
ابتدا یک کار کوچک انجام دهید
انجام یک کار کوچک بهترین راه برای شروع است و بهترین شغل آزاد در شهرهای کوچک. آماده شدن برای سخنرانی در ساعت 8 صبح می تواند استرس زا باشد. پس بهتر است با انجام کارهای کوچک مانند پاسخ دادن به ایمیل های کاری مهم و سپس سخنرانی ذهن خود را در مسیر درست قرار دهید.
-
در انجام کار خود کمال گرا نباشید
ژنرال جورج پتن گفت:
“یک طرح خوب که در حال حاضر کار می کند، بسیار بهتر از یک طرح عالی است که هفته آینده اجرا می شود.”
-
ساعات کار طولانی به معنای بهره وری بیشتر نیست
ممکن است فکر کنید نشستن طولانی پشت میز باعث می شود کار شما خود به خود تمام شود. تمام تلاش خود را بکنید تا کارها را به موقع انجام دهید، به جای اینکه مجبور باشید تا دیروقت کار کنید.
-
کارهایی که نیاز به تمرکز بیشتری دارند را از کارهای دیگر جدا کنید
اگر مدام دست از کار بکشید و به چیزهایی که باید تمرکز کنید فکر کنید، سرعتتان کم می شود.
-
کارهای پیش پا افتاده انجام ندهید
اگر زمان زیادی را صرف پاسخ دادن به ایمیل های خود کنید، کارهای مهم را از دست خواهید داد. بهتر است زمان خاصی از روز را برای انجام کارهای پیش پا افتاده در نظر بگیرید.
-
اگر وقت گیر نیست، به محض دریافت پیام ها و ایمیل ها به شما پاسخ دهید
دیوید آلن، نویسنده و مشاور آمریکایی، قانون «دو دقیقه ای» به نام «حقه را انجام بده!» معرفی می کند. معروف است این قانون بیشتر در مورد ارتباطات نوشتاری صدق می کند. بنابراین اگر می‌توانید در حال حاضر به ایمیل یا پیامی پاسخ دهید، فوراً پاسخ دهید و سپس آن را کنار بگذارید.
-
کارهای بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا انجام آنها آسانتر شود
نیکلاس لو سیبان، مربی فوتبال آمریکایی از استراتژی مشابهی استفاده می کند و آن را « فرآیند » می نامد. او به بازیکنان توصیه می کند که روی پیروزی در مسابقه تمرکز نکنند، بلکه به آنها بگویند که فقط روی کاری که در حال حاضر روی آن هستند تمرکز کنند.
-
اگر بیش از 20 دقیقه طول کشید تا شروع کنید، به دنبال کار دیگری باشید
اگر نمی توانید یکی را شروع کنید، به دنبال دیگری باشید تا بهره وری خود را افزایش دهید.
-
اهمیت دو چیز هرگز به یک اندازه نیست
برای برنامه ریزی روزتان، بهتر است فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید داشته باشید، اما مهم است که اولویت بندی کنید. کارهای با اولویت را زودتر انجام دهید و کارهای بی اهمیت را برای زمانی که ذهن شما توانایی خود را از دست داده است رها کنید.
-
کارهای ضروری هر روز را مشخص کنید
برای اولویت بندی کار خود باید ببینید کدام کار مهمتر است تا وقت و انرژی خود را صرف آن کنید.
-
برخی کارها را به دیگران محول کنید
برای بهره وری بیشتر در محیط کاری، لازم نیست فکر کنید که باید همه کارها را خودتان انجام دهید. بنابراین برخی از وظایف را به افراد دیگر محول کنید. جان کالوین ماکسول، نویسنده آمریکایی کتاب «مردم موفق چگونه فکر می‌کنند» می‌گوید:
«اگر کسی میتواند تا 80 درصد مانند شما کاری انجام دهد، آن را به او بسپارید». . “
-
روی گذشته تمرکز نکنید
لازم نیست به موفقیت ها و شکست های گذشته فکر کنید، بلکه روی مسیر پیش رو تمرکز کنید.
-
یادداشت بردارید
هیچ ایده خوبی را که در طول روز به ذهنتان خطور کند تا آخر شب به خاطر نمی آورید. توصیه می کنیم ایده های خود را در یک دفترچه یادداشت یا روی تخته سیاه یادداشت کنید یا از برنامه هایی مانند Evernote استفاده کنید.
-
همیشه یک هدف در ذهن داشته باشید
گارباگلی می گوید: “در پایان راه فکر کنید. روی اهداف خود تمرکز کنید، نه وظایف خود. بهتر است همیشه اهداف خود را در ذهن داشته باشید.”
سخن پایانی
در پایان، مدیریت زمان یک مهارت بسیار ارزشمند و ضروری است که در زندگی شغلی تأثیر قابل توجهی دارد. با بهره‌گیری از نکات مهم مدیریت زمان، می‌توانید بهره‌وری بیشتری را در کارهای خود تجربه کنید و به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.
به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت هوشمندانه زمان، تمام اعمال شما را تحت کنترل قرار می‌دهد و از ایجاد استرس و اهمال کاری جلوگیری می‌کند. اولویت‌بندی و تعیین اهداف مشخص، به شما کمک می‌کند که وقت خود را صحیح تقسیم کنید و به موقع وظایف را انجام دهید و در نهایت باعث موفقیت در کسب و کارتان شوید.
در نهایت، مدیریت زمان در زندگی شغلی نیازمند تمرین و پیوستگی است. با تمرین مداوم و بهبود مهارت‌های شخصی خود در زمینه مدیریت زمان، می‌توانید به یک فرد سازمان‌یافته، موثر و موفق تبدیل شوید.پس، بگذارید مدیریت زمان به عنوان یک ابزار ارزشمند در دستانمان باشد تا به دستیابی به اهدافمان و ایجاد تعادل بین زندگی شغلی و شخصیمان کمک کند. با بهره‌گیری از اصول مدیریت زمان، زندگی شغلی موفق و پرباری را تجربه خواهید کرد مانند زندگینامه افراد ایرانی فقیری که ثروتمند شدند.با انجام این کار ساده که در صوت زیر ذکر کرده ایم تو کسب و کارتون پیشرفت کنید !
سوالات متداول
۱. چرا مدیریت زمان در زندگی شغلی مهم است؟
مدیریت زمان در زندگی شغلی مهم است زیرا باعث افزایش بهره‌وری، کاهش استرس، تعیین اولویت‌ها و دستیابی به اهداف مشخص می‌شود.
۲. چه نکاتی برای برنامه‌ریزی بهتر زمان در زندگی شغلی وجود دارد؟
تعیین اهداف مشخص، تقسیم زمان، اولویت‌بندی و استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان مانند Pomodoro و غیره را در نظر بگیرید.
۳. چگونه با استرس زمانی در زندگی شغلی برخورد کنیم؟
استرس زمانی میتواند با تعیین اولویت‌ها، طراحی برنامه‌های کاری مناسب، تعامل موثر با همکاران و استفاده از تکنیک‌های مدیریت استرس مانند تمرین و روش‌های آرامشی کاهش یابد.
4. چگونه می‌توان تعادل بین زندگی شغلی و شخصی را حفظ کرد؟
تعیین مرزها، تنظیم مراحل استراحت و تفریح، انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی و اهداف مشخص در هر دو زمینه، و تعامل خوب با خانواده و عزیزان را برای حفظ تعادل میان زندگی شغلی و شخصی پیشنهاد می‌کنم.
